Malgré l'essor de l’échange de données informatisé (EDI) et de la signature électronique, les factures au format papier restent largement utilisées par les entreprises. Or, ces dernières sont soumises à une obligation particulière pour garantir leur conformité vis-à-vis des règles fiscales : c'est ce que l'on appelle la piste d'audit fiable du processus de facturation.
Qu'est-ce que la piste d'audit fiable ?
La piste d'audit fiable est une démarche consistant à mettre en place des contrôles documentaires permanents et documentés liés à la gestion des factures. Ainsi, elle permet de démontrer à l'administration fiscale le sérieux du processus de facturation de l'entreprise, mais aussi la validité des factures émises et reçues.
Au-delà de la modélisation du processus, la mise en place de la piste d'audit fiable implique une description claire et exhaustive des flux d'informations et des flux financiers, de la documentation (pièces comptables et documents justificatifs) et des modalités de contrôle.
Selon l'administration fiscale, la piste d'audit du processus de facturation doit respecter trois grands principes.
L’intégrité de la facture
L'intégrité des factures est déterminée par les critères suivants :
- Les mentions légales obligatoires doivent toutes être présentes et ne pas être modifiées a posteriori.
- Un rapprochement commande/devis/facture/livraison doit être effectué systématiquement, de façon manuelle ou automatique.
- Des preuves doivent être conservées pour démontrer que le rapprochement a bien eu lieu.
- Aucune facture ne doit être traitée ou enregistrée en double.
- Les factures et autres pièces comptables doivent être stockées, archivées et conservées (au format papier ou numérique), mais aussi facilement restituables si besoin.
L’authenticité de l’origine de la facture
Ce principe consiste à authentifier les clients et les fournisseurs à l'origine des factures. Pour ce faire, trois étapes sont nécessaires :
- Les informations du partenaire doivent être vérifiées : numéro SIRET, numéro de TVA, KBIS et tout autre élément utile permettant d'identifier le fournisseur ou le client.
- Les coordonnées de contact des partenaires doivent être parfaitement à jour : numéros de téléphone, adresses postales, e-mails…
- Les bons de livraison (ou les preuves de livraison) liés aux factures doivent être systématiquement vérifiés.
La lisibilité de la facture
L’administration fiscale exige que chaque facture soit parfaitement lisible et interprétable par tous, que ce soit au format électronique ou au format papier. Les autres documents constitutifs d'une transaction sont également concernés, bien que les textes de loi n'y fassent pas directement référence.
La piste d'audit fiable, une obligation légale
Toute entreprise qui émet ou reçoit des factures est soumise à l'obligation de piste d'audit fiable, à l'exception des sociétés dont les échanges sont exclusivement réalisés par le biais de la signature électronique ou de la facturation EDI. En d'autres termes, tous les formats de factures présentant un risque potentiel sont concernés, comme le PDF ou le papier.
Cependant, l'obligation diffère en fonction de la taille de l'entreprise, comme en atteste le BOI du 07/02/2018 :
- Pour les TPE, une documentation orale suffit.
- Pour les PME, une documentation écrite synthétique est nécessaire.
- Enfin, pour les grandes entreprises, une documentation écrite détaillée s'impose.
Quelle que soit sa situation, l’entreprise doit avoir une connaissance précise de son processus de facturation et être en mesure de répondre à l’administration fiscale en cas de contrôle.
Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de la piste d'audit fiable ?
En 2020, plus de 365 000 contrôles fiscaux ont eu lieu en France et l'administration accorde de plus en plus d'importance à la vérification de la piste d'audit fiable dans les entreprises.
Et pour cause, le non-respect de cette obligation légale fait peser de lourdes sanctions sur les sociétés. Tout d'abord, un procès-verbal de carence peut être inscrit au dossier fiscal de l'entreprise si la documentation n'est pas remise en bonne et due forme.
Au niveau des factures fournisseurs, tout manquement peut entraîner le rejet de la déduction de la TVA et son refus pour les trois années à venir. En outre, les sommes déjà déduites sont susceptibles d'être remboursées.
Concernant les factures émises :
- Le caractère original de la facture peut être remis en cause, tout comme les taxes initialement déduites. Le document n'est alors plus considéré comme une pièce justificative.
- L'entreprise risque d'écoper d'une pénalité égale à 50 % du montant de l'opération. Toutefois, il est possible de minorer cette pénalité de 5 % en justifiant l'opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure du Trésor Public.
- Une amende de 15 € pour chaque inexactitude ou omission constatée, plafonnée à 25 % du montant de la facture.
Quels sont les avantages de la piste d'audit fiable ?
La piste d'audit fiable a été mise en place par l'État pour différentes raisons. La première d'entre elles est le statut très particulier des factures, qui ont à la fois une valeur comptable, commerciale, fiscale et juridique. D'où l'importance de sécuriser les flux de facturation et de garantir la traçabilité de ces documents.
Ainsi, la piste d’audit fiable permet de :
- Lutter contre les fraudes liées à la déductibilité de la TVA, mais aussi les fraudes à l’impôt des sociétés.
- Garantir la conformité de l’assiette de calcul du revenu imposable de l’entreprise.
- Vérifier le cycle de vie d’une transaction de bout en bout.
- Confirmer que les transactions ont été réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur, en sécurisant les déductions de TVA et de charges.
- Vérifier que les transactions ont été effectuées conformément à la réalité économique, comptable, financière et commerciale.
Ce dispositif offre donc à l'administration fiscale une meilleure visibilité sur le processus de facturation des entreprises, mais il offre aussi des avantages indéniables pour les sociétés elles-mêmes.
Une contrainte à transformer en opportunité
Bien qu'il s'agisse d'une obligation légale, la piste d’audit fiable peine à entrer dans les habitudes des entreprises :
- D'une part, un flou subsiste au niveau du formalisme attendu par l'administration fiscale, ce qui peut engendrer un certain nombre d’incompréhensions.
- D'autre part, les décideurs financier ont tendance à penser que la mise en place de la piste d'audit du processus de facturation est un projet chronophage et complexe. En effet, l'ensemble des flux doit être restitué avec précision, documentation à l'appui, dans le respect des exigences réglementaires. Un véritable défi, facilité par l'adoption d'une solution de dématerialisation des factures, par le bias de laquelle l'ensemble du processus Purchase to Pay sera retraçable.
Néanmoins, la mise en place de la piste d'audit fiable représente une véritable opportunité pour l'entreprise, qui peut en profiter pour mettre à plat son processus de facturation (au niveau des clients et des fournisseurs) et pour repérer d'éventuels dysfonctionnements, évitant ainsi toute sanction pour facture non conforme.
En vérifiant la fiabilité et la conformité de ce processus, la société peut ainsi identifier des leviers d'amélioration pour mieux maîtriser sa gestion des factures et, par extension, sa fiscalité. Cela passe, notamment, par la sécurisation des flux d'informations et du contrôle interne, mais aussi par l'optimisation de l'allocation des ressources. Enfin, la piste d'audit fiable est un moyen efficace pour réduire les délais de règlement, améliorant ainsi la relation avec les clients et les fournisseurs.
Souvent perçue comme une contrainte réglementaire de plus, la piste d'audit fiable présente pourtant des avantages bien réels, autant pour l'administration fiscale que pour l'entreprise. Plutôt que de subir cette obligation, les sociétés ont donc tout intérêt à saisir l'opportunité qu'elle représente afin de repenser leur processus de facturation, avec de nombreux bénéfices à la clé.
