En 2010, c’est la première fois que la Commission européenne émet le souhait de voir la Facture Electronique devenir le mode de facturation principal en Europe. En 2014, elle confirme cette intention et décide alors de la mise en place de la Directive européenne 2014/55/UE relative à la Facturation Electronique. Cette directive est promulguée, dans le cadre des marchés publics (B2G) le 16 avril 2014 et impose alors d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne, qui sera établie par le Comité européen de normalisation (CEN).
L’objectif principal de la mise en place de la Facturation Electronique en Europe est de profiter d’avantages en termes de coûts, de sécurité, de compétitivité pour les entreprises et de rapidité. Compte tenu de la multiplicité de ses avantages, certains pays européens tels que la France, ont décidé de faire de la Facturation Electronique leur nouvelle norme, et donc de la rendre obligatoire dans les années à venir dans le cadre des échanges B2B.
Toutefois, en Belgique et au Luxembourg, les entreprises n’ont aucune obligation de passer à la Facturation Electronique dans le cadre des échanges entre entreprises. Elles ont néanmoins bien des avantages à effectuer cette transition. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi les entreprises doivent choisir la Facture Electronique dès maintenant.
La facture papier : un outil qui pourrait devenir obsolète
Bien des entreprises ont encore recours à des factures sous format papier dans le cadre de leurs transactions avec leurs fournisseurs et leurs clients. S’agissant d’un format qui a été longtemps largement utilisé, il est parfois difficile pour les collaborateurs d’accepter de passer à un autre mode de facturation. Toutefois, cette pratique compte des inconvénients certains.
La lenteur des processus
Les délais de réception et de traitement sont longs. Le fournisseur doit envoyer la facture papier par service postal, puis tous les traitements et les saisies de données sont ensuite manuels. Les collaborateurs passent donc du temps à saisir les données, puis à acheminer la facture au valideur suivant, jusqu’à ce que le paiement soit effectué. Le processus est long et fastidieux, et les risques de perte des documents, de litiges et de dégradations des relations commerciales sont élevés.
Le coût
Selon la Direction générale des Finances publiques française, « Le coût d’une Facture Électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ». Cette différence importante s’explique notamment par d’énormes gains de productivité liés à l’automatisation du processus de traitement des factures.
Par ailleurs, les factures papier doivent être transportées (souvent par un service postal ou par coursier) et stocker, d’où un coût d’autant plus élevé (paiement du service de transport et d’un espace de stockage).
Une sécurité et une traçabilité moindre
Les fraudes sont plus faciles à réaliser sur des factures papier. En effet, il est plus facile pour les escrocs de manipuler une facture papier. Il est plus difficile de se rendre compte de la non-authenticité de la facture, sans une traçabilité électronique, qui va directement repérer les changements et les signaler. Aussi, la Piste d’Audit Fiable est plus difficile et fastidieuse à mettre en place.
Les risques d’erreurs
Les erreurs sont inhérentes au traitement des données par l’humain. Or, dans le cas de factures papier, les collaborateurs doivent traiter leurs factures de façon manuelle, et donc saisir eux-mêmes les données. Cela implique des erreurs, entre autres dans la saisie et dans la TVA. Ces erreurs donnent lieu à des retards et à des erreurs de paiement, impactant la qualité de la relation commerciale entre entreprises.
Des collaborateurs moins épanouis
En restant sur des factures au format papier, les collaborateurs sont amenés à consacrer la majeure partie de leur temps de travail à des tâches chronophages, à faible valeur ajoutée telles que la saisie de données. Les missions stimulantes et à forte valeur ajoutée sont mises de côté, faute de temps. Les collaborateurs sont alors moins épanouis dans leur travail. L’attraction et la rétention de talents deviennent plus difficiles pour l’entreprise.
Les avantages de la Facturation Electronique
Une mise en place qui bénéficie à l’Etat et aux entreprises
Les Etats luxembourgeois et belge, ainsi que les entreprises dans ces deux pays, pourront bénéficier, grâce à la Facture Electronique de quatre principaux avantages.
Premièrement, elle renforcera la lutte contre la fraude à la TVA, fléau en Europe. L’Italie, pays au sein duquel l’obligation de la Facturation Electronique a été mise en place et étendue au cadre des transactions B2B en 2019, est un bon exemple du renforcement de cette lutte. En effet, la mise en place de la Facturation Electronique a permis de réduire de 20% la fraude à la TVA sur son territoire. [1]
Ensuite, la Facturation Electronique permet de faciliter le processus de déclaration de TVA.
En troisième lieu, elle favorise la compétitivité entre les entreprises en diminuant la charge administrative liée à la gestion de la facturation et de la TVA, et en luttant contre les retards de paiement.
Pour finir, elle permet de mieux connaître et maîtriser l’activité économique grâce à une photographie exhaustive et temps réel des échanges B2B. Les Etats peuvent donc accéder à un pilotage plus réactif et ciblé de l’économie.
D’autres nombreux avantages pour les entreprises
Au-delà des bénéfices que trouve l’Etat, qui avantage aussi les entreprises, il existe bien d’autres raisons pour les entreprises de passer à la Facturation Electronique sur l’ensemble de leurs processus de traitement des factures. La digitalisation des factures permet de réduire les coûts, d'accélérer les délais de traitement, et de minimiser les risques d'erreurs tout en offrant une meilleure traçabilité.
Un processus simple, rapide et fiable
La Facturation Electronique minimise les erreurs de saisie de données grâce à une interface conviviale, à la saisie et à la validation automatique (quand souhaitée par l’entreprise) des données. De plus, la transmission électronique des factures garantit une livraison plus rapide et plus fiable que les méthodes papier traditionnelles, grâce notamment à une Piste d’Audit Fiable. Tout son parcours, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement peut être tracé, d’où une fiabilité des données bien supérieure.
La Facturation Electronique permet aussi de stocker les factures de manière centralisée et sécurisée, ce qui facilite la recherche et la consultation ultérieures des données. Elle peut être intégrée à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les systèmes de gestion de la comptabilité et de la facturation, ce qui permet un traitement plus automatisé et plus rapide des factures.
Des collaborateurs épanouis
La facturation électronique simplifie les tâches administratives fastidieuses et à faible valeur ajoutée, telles que la saisie manuelle des données, ce qui libère du temps et autorise les collaborateurs à se concentrer sur des tâches plus stratégiques et créatives, telles que de l’analyse ou le conseil de la direction dans sa prise de décision.
La communication et collaboration au sein de l'entreprise sont par ailleurs facilitées. Les employés peuvent partager facilement des informations et des documents, ce qui accélère les processus de travail et améliore la qualité des décisions.
In fine, la Facturation Electronique améliore l'efficacité globale de l'entreprise, ce qui peut entraîner une meilleure morale et une plus grande satisfaction au travail. Les employés se sentent souvent valorisés en sachant qu'ils travaillent pour une entreprise innovante, qui investit dans des technologies modernes et efficaces pour améliorer ses processus de travail. Ce cercle vertueux favorise ensuite l’attraction de nouveaux talents.
Un risque d’erreur moindre
La facturation électronique accélère les processus de facturation et de paiement, d’où une diminution drastique des retards de paiement. Les données étant automatiquement saisies et vérifiées, elles sont plus fiables. De multiples erreurs sont évitées.
Une meilleure relation avec leurs partenaires
Le risque d’erreurs et de retards de paiement moindre pacifie les relations avec les partenaires. Ces derniers sont payés dans les temps impartis, et du bon montant, ce qui leur donne une image positive de l’entreprise.
Une diminution des coûts
La facturation électronique élimine les coûts liés à l'impression, l'affranchissement et la gestion des factures papier, une économie significative pour les entreprises.
Elle diminue aussi les coûts de traitement en proposant une meilleure allocation du capital humain, grâce à l’automatisation des processus.
Anticiper pour s’assurer de rester compétitif
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire pour les transactions B2B en Belgique et au Luxembourg pour l’instant, la Facturation Electronique est un phénomène qui s’étend en Europe, et que l’Union Européenne souhaiterait voir devenir la nouvelle norme sur l’ensemble de son territoire.
Ainsi, bien des entreprises choisissent de passer le cap pour bénéficier de ses avantages, et pour avoir un avantage compétitif. Une entreprise qui choisit de rester à la facture au format papier risque donc de voir ses partenaires progressivement tous passer au format électronique, et d’être délaissée par ses derniers, du fait d’échanges plus compliqués qu’avec des partenaires ayant passé le cap de la Facturation Electronique.
Passer à l’échange de factures électroniques dès maintenant en choisissant un portail collaboratif donne aux entreprises l’opportunité de mettre en place une collaboration plus transparente, de réduire les litiges et d’accélérer les règlements. Elles peuvent alors se concentrer sur la relation commerciale sans la polluer par des considérations techniques pressantes. Choisir la Facturation Electronique, c’est soigner et sécuriser ses relations commerciales, mais aussi préserver son chiffre d’affaires et sa résilience.
