Comment dématerialiser ses factures ?

Pour enrayer l’inefficacité des processus manuels et faire face aux volumes croissants de factures à traiter, la dématérialisation des factures est devenue essentielle. Les obligations liées à la facturation électronique mises en place par l'Etat, pour l'ensemble des transactions avec le secteur public depuis 2020 et à partir du 1er juillet 2024 jusqu'au 1er janvier 2026 pour toutes les opérations interentreprises domestiques accélèrent le passage vers une gestion dématérialisée des processus comptables. Mais comment automatiser et dématérialiser les documents de la manière la plus efficace possible afin d'en retirer tous les avantages ? Comment se lancer ? Que faire après la mise en route du système ?

Processus achats et factures : comprendre le besoin fonctionnel

Le préalable d’un projet, dans n’importe quel domaine, consiste à bien comprendre le besoin fonctionnel pour définir l’objectif à atteindre. Pour ce faire, nous listons 3 actions simples à mener :

• Comprendre les enjeux des différents acteurs du processus (DAF, comptables, acheteurs, valideurs, direction générale de l’entreprise…), afin de comprendre les problèmes rencontrés que la solution choisie devra résoudre. En faisant participer les utilisateurs à la conception de leur logiciel, leur adhésion au projet s’en trouvera renforcée.
• Lister tous les "pain points" : établir, avec ces différents acteurs, la liste des tâches qui font perdre du temps ou qui sont sources d’erreurs, les redondances inutiles (saisies multiples d’information), les lacunes de l’entreprise (ex : absence de conformité à la réglementation, aux textes de loi), les factures perdues et les conséquences associées, les double paiements, les erreurs de TVA, les retards de traitement, le décalage des clôtures faute de données fiables disponibles, le manque d’analytique pour évaluer les coûts par site ou par produit, etc. À chaque fois que cela est possible, tenter de quantifier le coût du problème identifié.
• Décrire la situation actuelle : quels sont les types et les formats de documents à traiter et leur volumétrie, quels circuits empruntent les factures, quels sont les intervenants à quelle étape du processus, quels sont les reportings utilisés

Bien identifier les règles de contrôle et leurs exceptions éventuelles (sans pour autant perdre de vue l’objectif de simplification), c’est gagner du temps dans la mise en place du projet en minimisant les risques de défaut d’alignement de la solution retenue avec les attentes de l’entreprise.

Les questions à poser au fournisseur d'une plateforme de dématérialisation

Voici une liste de questions clés que vous devez poser à un fournisseur de solutions de dématérialisation pour vous assurer que son offre répond de façon précise à vos besoins.

• Avec quels outils de production / ERP votre solution est-elle compatible ? L’intégration se fait-elle de manière native et transparente ? Combien de clients utilisent votre solution ?
• Votre solution est-elle hébergée dans le Cloud ?
• Comment votre solution tire-t-elle parti de l’intelligence artificielle (IA), du Machine Learning ? Il est important de savoir si la solution envisagée s’appuie sur les nouvelles technologies.
• Quels dispositifs de sécurité sont mis en place pour éviter les fraudes ?
• Offrez-vous une solution complète clé en main, ou dois-je installer des fonctionnalités supplémentaires pour couvrir nos besoins ? Comment fonctionne votre tarification ?
• Quel est le délai moyen de déploiement de votre solution ? Avez-vous des exemples précis ?
• Que pensent vos clients de votre solution ? Avez-vous des références dans notre domaine qui pourraient partager avec nous leur expérience ?

Les 4 critères indispensables à prendre en compte avant de choisir votre solution de dématérialisation

Pour vous aider à faire un premier "tri", voici les 3 critères indispensables à prendre en compte avant de vous engager auprès d'un fournisseur de solutions de dématérialisation et vous libérer ainsi de ces processus manuels fastidieux.

1) Optez pour une solution Cloud

Les solutions en mode Cloud vous permettent d'accéder, de valider et de connaître en temps réel, le statut de vos documents, et notamment de vos factures fournisseurs, à chaque étape du processus comptable, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les documents stockés dans le Cloud ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées qui disposent d'identifiants de connexion, que ce soit pour les consulter ou pour les approuver.

Les utilisateurs peuvent également visualiser l'historique d'un document, connaître les personnes y ayant eu accès, celles qui l'ont approuvé et suivre ainsi son statut dans le workflow. Fini les documents papier échangés à chaque étape du processus ! Fini les documents perdus !

Et, tout ceci, sans avoir à vous soucier de la maintenance des serveurs ou autres services de support informatique comme l’exige une solution « on premise » ni crainte d’être pris en otage par un fournisseur qui détient vos données sur son serveur interne.

2) Exigez un abonnement sans risque et refusez les contrats à long terme contraignants 

Il n'y a aucune raison de conclure un contrat à long terme avec un fournisseur de solutions de dématérialisation lorsqu'il existe des formules, comme celles proposées par Yooz, qui vous permettent à l'usage et de faire évoluer votre offre au fur et à mesure de vos besoins.

Lors de sa démarche de prospection auprès de fournisseurs de solutions de dématérialisation, l'un de nos clients nous a confié ceci : "Un grand nombre de fournisseurs que nous avons évalués, nous proposaient une solution dont le prix était en totale inéquation avec nos besoins réels et notre problématique. Nous étions contraints de devoir payer plus que ce dont nous avions réellement besoin par rapport à la taille de notre entreprise. Yooz s'est alors imposé comme la solution idéale de dématérialisation de factures. Performante et évolutive, nous savions qu’elle s’adapterait parfaitement aux évolutions de notre entreprise".

Grâce à un abonnement mensuel, vous bénéficiez d'un maximum de flexibilité et de liberté dans la personnalisation de votre offre.  Vous payez en fonction du volume de documents que vous devez traiter au mois tout en conservant la possibilité de faire évoluer votre abonnement en fonction de vos besoins. Des solutions telles que Yooz vous permettent de gérer un nombre illimité d'utilisateurs sans coût additionnel. Ainsi dégagé d'un contrat à long terme contraignant, vous pouvez mettre fin à votre abonnement à tout moment.

Évitez de souscrire un contrat à long terme auprès d’un fournisseur. Vous seriez pris en otage durant toute la période de l'offre et même si vous décidiez de mettre fin à votre contrat, votre fournisseur pourrait en contrepartie conserver vos données et vous faire payer un supplément pour y avoir accès ! 

3) Sélectionnez une solution P2P et refusez l'externalisation de certaines opérations chez un tiers

Nous entendons beaucoup parler de la reconnaissance optique de caractères, un procédé de plus en plus utilisé dans l'automatisation des processus comptables qui permet la conversion d’une image en texte. Il s’agit en effet d’une fonctionnalité importante mais, la brique suivante, plus importante encore, est l'extraction intelligente de données qui reconnaît et traite le texte pour le transformer ensuite en données pertinentes.

Vous êtes nombreux à vous tourner vers des fournisseurs de solutions de dématérialisation et vous vous demandez peut-être s’ils disposent de la technologie OCR ? Bonne question. Mais en réalité, ce que vous souhaitez savoir est si la solution offre une technologie complète, qui combine à la fois OCR, extraction intelligente de données et Machine Learning.

Certains fournisseurs utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR), mais ont recours ensuite à des méthodes d’extraction manuelle, en externalisant cette tâche à une tierce partie, également appelée « vérification par une tierce partie ». L'extraction OCR, qui nécessite le contrôle humain, fait intervenir des opérateurs pour saisir les données lues par l'OCR dans des champs prédéfinis. Dans ce cas de figure, la saisie manuelle des données est externalisée et peut s'avérer particulièrement longue, généralement de 24 à 72 heures ouvrables.

Ce qui, vous en conviendrez, est contraire à l'objectif visant à passer d'un processus manuel à un processus automatisé pour gagner en efficacité et en productivité. De plus, vous seriez pieds et mains liés à l'entreprise sous-traitante extérieure en attendant que celle-ci procède à la saisie manuelle de vos données. Cela ne ferait qu'empirer la situation.

Les fournisseurs de solutions de dématérialisation qui externalisent cette partie du processus de traitement des factures sont souvent plus préoccupés par les coûts de la main-d'œuvre générés par la saisie manuelle des données que par votre entreprise elle-même ou l'exactitude de votre facture. Cela pourrait entraîner notamment un manque de précision dans vos documents, un inconvénient non négligeable lorsque l'automatisation assurée par les solutions les plus avancées permet, au contraire, de réduire le nombre d'erreurs dans la saisie des données.

4) Optez pour une solution qui vous permettra d'être 100 % conforme aux exigences réglementaires actuelles tout en vous préparant aux évolutions 

Enfin, il est important de comprendre également ce qui est attendu de la part de l'administration fiscale pour l'échange de factures nativement électroniques. La facture électronique est une notion clairement encadrée par les droits français et européen. En application du VI de l’article 289 du Code Général des Impôts, elle se définit tout d’abord comme une « facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit. »

Elle se définit ensuite par son contenu (des informations et des mentions obligatoires) et son contenant (un fichier numérique). En ce qui concerne le contenu, sont toujours exigés les mêmes éléments (date, identités du vendeur et de l’acheteur, prix HT et TTC, etc.) Quant au contenant, il peut prendre plusieurs formes : il pourra s'agir d'un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisés (EDI) reconnues par l’administration fiscale ; d'un fichier non structuré et non modifiable (généralement PDF) ; ou encore d'un fichier hybride incorporant des données structurées (directement exploitables par la machine) dans un document non structuré (plus lisible pour un humain). 

Enfin, la dématérialisation simplifiera les contrôles de l’administration et permettra de garantir durablement l'authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Pour cela, trois possibilités. Premièrement, mettre en place un protocole EDI sécurisé. Deuxièmement, signer électroniquement les fichiers non structurés ou mixtes. Troisièmement, en l’absence de signature électronique, mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) qui permette de démontrer la réalité de l’opération économique facturée.

La PAF est une obligation de résultat ; à charge pour l’entreprise de mettre en place les moyens adaptés à leur activité. Enfin, la durée légale d'archivage devra être respectée (6 ans pour le fisc bien qu’il soit obligatoire d’aller jusqu’à 10 ans pour couvrir les durées prévues au code de commerce ainsi que les éventuels contentieux).

A propos de Yooz
 

Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.

Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 4 000 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures. Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en oeuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 250 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables.

Yooz est une entreprise innovante de croissance, certifiée Great Place To Work® et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider » par Industry Era,  « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook...Yooz propose deux éditions Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations et Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Yooz est basée en Europe et aux USA.

Vous souhaitez savoir comment vous y prendre pour dématérialiser  vos factures et votre processus P2P avec succès ? Cliquez sur la demande de démo ci-dessous et nous vous mettrons en relation avec l'un de nos experts de la démat' !