Comment dématérialiser les documents au sein de l'entreprise ?

Pour la plupart des entreprises, la dématérialisation des factures n’est plus une option. Certes, elle a pu être considérée comme telle par le passé, par des organisations habituées depuis longtemps à gérer du papier. Mais, aujourd’hui, quatre arguments majeurs incitent les organisations à franchir le pas de la dématérialisation de documents, à la place des processus existants, dont beaucoup symbolisent le poids de l’histoire. Le premier est l’argument stratégique : la dématérialisation est, de plus en plus, le pilier essentiel de la transformation digitale, mouvement dans lequel une majorité d’entreprises, et pas seulement les plus grandes, sont engagées.

Ensuite, un argument juridique : les échéances réglementaires sur la facturation imposent une dématérialisation de ces types de documents. C’est donc l’occasion de faire d’une pierre deux coups en ne se limitant pas aux seules factures, mais en intégrant tous les flux documentaires, dont beaucoup sont encore gérés sur papier !  

La dématérialisation pour tous les usages 

Le troisième argument est d’ordre organisationnel : dans un contexte de travail hybride, qui est durable, le partage des documents et la collaboration sont, plus que jamais, des moyens incontournables pour garantir la productivité et la performance des salariés. Enfin, l’argument technologique : les solutions de dématérialisation de documents, par leur diversité fonctionnelle (Gestion Electronique de Documents, Entreprise Content Management, scan, archivage numérique, signature électronique, bulletins de paie, factures clients et fournisseurs…), couvrent tous les besoins avec un excellent niveau de performance, de personnalisation et d’innovation…

Et des investissements limités grâce au mode cloud aujourd’hui plébiscité par toutes les entreprises, même les plus petites. Et elles s’appliquent à tous les métiers : la finance bien sûr, avec l’incontournable dématérialisation des factures en entreprise, mais également le marketing, le juridique, les ressources humaines, la logistique et tous les services support. 

Ne rien faire n’est plus une option ! 

Si aucun de ces arguments en faveur de la dématérialisation ne vous a convaincu, n’oubliez pas qu’il y a d’énormes risques à ne rien faire et à laisser la dématérialisation de documents de côté : surcoûts financiers et environnementaux (avec d’énormes volumes de papier), productivité stagnante, persistance de tâches chronophages, insécurité, lourdeurs des processus, perte de conformité réglementaire, dégradation de l’image de marque…Il n’y a donc vraiment plus d’arguments sérieux contre la dématérialisation !
  

Mais comment faire ? Heureusement, la dématérialisation n’est pas un chantier qui se réalise dans l’urgence. Elle ne prend pas par surprise, même si les échéances réglementaires sur la facturation électronique se rapprochent et poussent à agir. Un projet de dématérialisation peut donc de dérouler de manière sereine. L’approche se résume à trois grandes étapes.  

Vous souhaitez amorcer votre projet rapidement ? 

Savoir d’où vous partez 

La première consiste à savoir d’où l’on part, l’improvisation n’est jamais une approche pertinente. Il s’agit ainsi d’auditer l’existant, de la manière la plus exhaustive possible, et d’identifier les points de frictions, souvent là où le papier reste omniprésent.

Il faut consacrer le temps nécessaire à cette étape préalable, il sera largement rentabilisé par la suite ! Concrètement, seront mis en évidence, par exemple, les sources de pertes de temps, d’erreurs, de redondances inutiles dans les processus (saisies multiples d’informations, par exemple…) ou de pertes de documents (par exemple de factures, de contrats…). Sans oublier le ressenti négatif des utilisateurs, les coûts de gestion, directs et indirects, domaine où l’on a souvent des surprises et des idées reçues !  

Il faut prendre en compte toutes les dimensions : la dimension métier, pour intégrer de nouvelles fonctionnalités, la dimension sécuritaire des documents et processus associés, la dimension mobilité pour répondre aux enjeux de temps réel et des modes de travail hybride avec le numérique, la dimension analytique, pour la gestion de la performance des processus et la valorisation des données ; sans oublier la dimension "cloud", essentielle pour maîtriser les coûts et développer l’agilité et l’autonomie des métiers. 

Privilégiez les gains immédiats 

Une fois ce travail indispensable de « débroussaillage » achevé, il convient de se focaliser sur les processus pour lesquels la dématérialisation peut faire gagner beaucoup en peu de temps. Ils dépendent de l’existant, des caractéristiques de l’organisation, des fonctionnalités des solutions déjà mises en œuvre.

Le plus souvent, les processus pour lesquels les utilisateurs expriment le plus de frustrations et qui ne sont pas trop complexes sont les plus éligibles à la numérisation, au passage à l’action ! Un exemple : les notes de frais. Selon l’Index de la gestion des dépenses professionnelles, publié par Jenji, une étude avant la crise du Covid, 83 % des factures étaient sous format papier et seulement 17 % en format numérique, la crise a accéléré le passage à l’électronique, celui-ci représente 22 % des notes de frais.  

Démontrer les avantages de la dématérialisation n’en sera que plus facile ! Savoir que le ROI de la dématérialisation est quasi-immédiat, c’est bien, mais le mesurer, c’est encore mieux et plus convaincant ! Par exemple, concernant la dématérialisation des factures, plusieurs indicateurs sont utiles : l’évolution du coût de traitement d’une facture, le taux de facture en exception, le pourcentage de fournisseurs qui soumettent leurs factures sous forme dématérialisées, le temps de traitement d’une facture, la proportion de perdues, l’évolution des délais de paiement et des impayés…  

Une solution de dématérialisation pour gagner en performance 

La troisième étape consiste à choisir la bonne solution. C’est évidemment une phase cruciale, car elle conditionne la réussite et la performance de la dématérialisation. N’oublions pas qu’une bonne solution de dématérialisation diminue généralement les coûts de gestion de plus de 80 % et divise par 5 à 20 le temps de traitement des documents.  

Pour simplifier, une solution de dématérialisation permet de réaliser les cinq tâches essentielles qui, si elles sont réalisées manuellement ou avec une automatisation partielle, s’avèrent particulièrement chronophages  pour les collaborateurs qui en ont la charge : numériser des documents, les organiser/classer, les stocker pour y avoir accès n’importe quand depuis n’importe où, les partager, en interne et en externe, et les archiver, surtout ceux qui ont une valeur probatoire.  

Vous souhaitez comprendre comment une solution de dématérialisation des documents contribue à répondre à vos enjeux de conformité ? 

Cette décomposition du processus de dématérialisation en cinq tâches s’applique à n’importe quels traitements de flux documentaires, de manière transparente pour les utilisateurs. Par exemple, une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) permet de numériser tous types de documents, quel que soit le format, de les indexer (par type de fichier, auteur, date de création…), de les stocker (avec des règles de conservation) de façon sécurisée et d’en faciliter l’accès, par exemple via des portails ou de la recherche en texte intégral… Avec, à la clé l’amélioration de la qualité documents, grâce à des algorithmes dédiés au traitement de l’image, l’optimisation de la classification des documents par type, l’extraction des informations en fonction des documents (source, contexte, etc.), leur validation et leur transmission vers les différents systèmes de l’entreprise et ses applications métiers. 

De même, une solution de dématérialisation de factures permet d’automatiser la capture omnicanal, avec de nombreux collecteurs, ainsi que la saisie et le rapprochement avec les bons de commande, de valider les opérations dans un workflow, de générer les bons à payer et les virements, avec, également, des interfaces vers les ERP.  

Mais les solutions de dématérialisation vont bien au-delà, en proposant par exemple des fonctionnalités de pilotage, avec des tableaux de bord, pour aider à la décision, de sécurité, avec des contrôles d’accès renforcés et des interfaces avec les autres logiciels, par exemple les ERP et les logiciels comptables pour la dématérialisation de factures. Il reste toutefois du chemin à parcourir : selon le Baromètre 2022 de la facturation électronique, publié par Best Practices, seulement 42 % des entreprises parviennent à dématérialiser plus de la moitié de l’ensemble de leurs factures. 

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