La gestion des factures a franchi une nouvelle étape : en Suisse ! Depuis le 30 juin 2020, il est désormais possible de payer ses factures via un QR code, qui regroupe toutes les informations nécessaires pour réaliser leur règlement. Cette évolution majeure dans le monde des paiements et de la dématérialisation des factures, qui concerne pas moins de 600 000 entreprises suisses, a été initiée par SIX Interbank Clearing, entreprise qui gère la bourse suisse, et la communauté bancaire, afin de remplacer les bulletins de versement (l’équivalent de nos TIP), associés aux factures, existants depuis plus d’un siècle et utilisés plus de 100 millions de fois chaque année.
QR Code le chaînon manquant de la dématérialisation des factures
Chaque facture, contient deux parties : un récépissé, qui sert à l’archivage, et un espace de paiement, sur lequel figure le Swiss QR Code. Rappelons qu’un QR Code (en anglais Quick Response Code) est une mosaïque de petits carrés noirs et blancs contenant des informations codées en mode binaire (informations concernant un lien vers un site Web, par exemple).
Concrètement, l'émetteur de factures créé une QR-facture avec une section paiement et un récépissé, puis envoie celle-ci au destinataire, en format papier ou électroniquement, sous forme de document PDF. Le Swiss QR code peut être utilisé pour payer les factures à l'aide d'applications mobiles bancaires ou de e-banking : le scan et la lecture du QR Code sur un smartphone ou avec un PC, en utilisant la caméra, déclenche automatiquement le paiement. Il est également possible, pour ceux qui ne sont pas équipés, de régler les factures au guichet des bureaux de Poste, ou encore chez son buraliste, de manière à ne pas pénaliser les personnes ne disposant pas de compétences techniques.
Les banques suisses ont adapté leurs solutions pour intégrer ce nouveau mode de paiement et le proposer à leurs clients, de même que les entreprises, qui doivent mettre à jour leurs logiciels comptables afin d’intégrer cette fonction QR Code. C’est évidemment une source de simplification, mais aussi de sécurisation. En effet, le QR code procure un gain de temps, car le paiement s’effectue en un clic et il n’est plus nécessaire de saisir un numéro de compte et les références de la facture. Cette mesure réduit drastiquement les sources d’erreurs et facilite le rapprochement entre les factures et les paiements.
Afin d'assurer une sécurité optimale, il faut toutefois que le destinataire de la facture vérifie la concordance des données présentes en clair sur le document (IBAN, bénéficiaire, montant…) et celles intégrées dans le QR Code, ainsi cela évitera que des fraudeurs n’envoient des factures avec un QR Code permettant un paiement sur un compte bancaire à leur profit.
Payer une facture avec un QR Code : gains de productivité
En outre, le QR Code permet d’intégrer davantage d’informations que les factures classiques : par exemple, dans le cas de paiements avec un numéro de référence, le nom, le numéro de compte et l'adresse du donneur d‘ordre seront également intégralement transmis à la banque du créancier. De quoi faciliter le travail des services comptables, qui bénéficient de gains de performance et de productivité. Cette initiative majeure de la communauté bancaire suisse répond à un triple besoin. D’abord, une volonté d’harmoniser les différentes normes existantes, de manière à automatiser complètement les processus de virements, sans intervention manuelle.
Ensuite, le besoin de réduire la diversité des supports utilisés dans les processus, qui présentaient des risques d’erreurs et ralentissaient les opérations de paiement. En effet, le système classique de gestion des factures se caractérise par une discontinuité : le logiciel d’une entreprise produit une facture papier, dont les informations doivent être ensuite ressaisies par le destinataire de la facture dans une applications mobiles bancaires ou de e-banking. Le QR Code garantit ainsi la continuité numérique de l’opération, avec une réelle dématérialisation de bout en bout.
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