Le contrôle des dépenses et l'optimisation des coûts font partie des priorités de toute entreprise. Toutefois, peu d'entre elles exploitent le plein potentiel de l'automatisation du processus P2P pour gagner en efficacité et en fiabilité tout au long de ce dernier.
Qu'est-ce que le contrôle des dépenses ?
Les dépenses font partie intégrante de la vie d'une entreprise. En effet, elles sont indispensables au bon fonctionnement de l'activité et à sa croissance sur le long terme.
Bien que leur montant, leur nature et leur régularité soient très fluctuants, elles peuvent être regroupées dans deux grandes catégories :
- Les dépenses fixes : salaires, loyers, abonnements, taxes, frais de maintenance, de transport, de restauration, frais bancaires...
- Les dépenses variables : achats de matières premières ou de produits finis destinés à la vente, frais de transport de marchandises, remboursement des notes de frais, paiement des prestataires ponctuels, salaires variables...
Le contrôle des dépenses désigne un ensemble de missions permettant la bonne gestion des achats de l'entreprise : réalisation de prévisions à plus ou moins long terme, établissement des budgets, vérification des entrées et sorties d'argent...
Cette tâche, qui revient généralement à la direction financière, ne se limite pas à une recherche de diminution des coûts. En effet, il s'agit plutôt d'optimiser les dépenses stratégiques essentielles à la croissance de la société.
À ce titre, la gestion des dépenses poursuit différents objectifs :
- Avoir une visibilité en temps réel sur les factures reçues et sur les montants à payer.
- Anticiper les mouvements de trésorerie.
- Surveiller en permanence la rentabilité de l'entreprise.
- Budgétiser les dépenses en amont.
- Approuver les dépenses avant qu'elles ne soient engagées.
Ainsi, la société évite toute mauvaise surprise et garde un contrôle total sur ses achats.
Pourquoi optimiser le contrôle des dépenses en entreprise ?
L’enjeu central de la gestion des dépenses est de définir un cadre assez strict pour garantir un certain niveau de contrôle, mais aussi suffisamment souple pour améliorer la fluidité des opérations de l'entreprise.
Concrètement, il s'agit de trouver le juste milieu entre :
- L'absence de règles et de processus, ce qui laisse beaucoup de liberté aux équipes, mais ne permet pas de contrôler rigoureusement les achats.
- Un système complexe et contraignant, imposant de nombreuses règles aux collaborateurs, ce qui les fait perdre en efficacité et en réactivité.
Ainsi, le contrôle des dépenses se doit d'être rapide et facile à implémenter. D'ailleurs, les bénéfices d'un tel système sont nombreux pour l'entreprise.
Vous améliorez votre planification financière
Pour préparer les budgets et le prévisionnel, le directeur financier et les contrôleurs de gestion doivent pouvoir s'appuyer sur des données fiables et parfaitement à jour. D'où l'intérêt de contrôler en permanence les entrées et sorties de cash.
Dans le cas contraire, les besoins des employés risquent d'être sous-estimés (ou surestimés), ce qui peut avoir des conséquences néfastes pour l'entreprise :
- Si les budgets sont insuffisants, ils seront probablement dépassés.
- S'ils sont trop élevés, le réajustement imposé sera difficile à vivre pour les équipes.
Vous augmentez votre rentabilité
Une gestion des dépenses rigoureuse et méthodique est bénéfique pour les finances de l’entreprise, à moyen comme à long terme. En effet, un contrôle des coûts mensuel (voire quotidien) permet de vérifier en temps réel que les budgets sont bien respectés, mais aussi d'éliminer les dépenses inutiles.
Ainsi, la société peut se constituer une trésorerie de sécurité ou investir les sommes économisées dans des postes de dépense à plus forte valeur ajoutée. À la clé : un impact positif sur la rentabilité.
Vous gagnez un temps précieux
Les équipes financières sont soumises à des processus laborieux et chronophages, notamment au cours de certaines périodes, comme la clôture comptable. En effet, c'est un moment clé durant lequel chaque entrée et sortie d'argent doit être vérifiée minutieusement.
Mais la tâche peut s'avérer encore plus difficile si des informations sont manquantes. Les exemples les plus fréquents sont les dépenses sans justificatifs, non attribuées à un budget ou encore celles qui n'ont pas été validées en amont.
Le contrôle des dépenses est donc crucial pour éviter les pertes de temps dues à la recherche d'informations, sans oublier le stress induit par une telle situation.
Vous réduisez le risque d'erreur
Paiement d'un montant incorrect, duplication de facture, note de frais erronée... Les dépenses professionnelles sont propices aux erreurs ! Heureusement, un contrôle efficace permet de réduire le risque et d'éviter aux équipes financières de passer en revue chaque sortie d'argent pour corriger d'éventuelles fautes.
Vous luttez contre la fraude
Un bon contrôle des dépenses permet à l'entreprise de détecter rapidement les mouvements suspects, en s'appuyant sur différents indices :
- Les fournisseurs ou achats non approuvés.
- Les augmentations inhabituelles.
- Les informations erronées ou incomplètes sur les transactions.
En effet, chaque transaction est enregistrée à l’instant précis où elle est effectuée. Les équipes financières disposent donc de données mises à jour en temps réel, ce qui permet de lutter efficacement contre la fraude.
Automatisation du processus P2P : de quoi parle-t-on ?
Le terme P2P est l'acronyme de "procure-to-pay" (aussi appelé "purchase-to-pay"). Cette expression désigne le processus d'achat d'une entreprise, qui englobe un certain nombre d'étapes clés :
- La définition des besoins.
- La recherche de produits ou services correspondant aux besoins.
- La demande d'achat.
- Le bon de commande.
- La réception des produits ou services.
- Le traitement de la facture.
- Le paiement.
- La mise à jour du compte fournisseur.
Le processus procure-to-pay inclut de nombreuses tâches répétitives et complexes : transactions complexes avec différents fournisseurs, approbation des factures, suivi des flux de trésorerie... Il est donc essentiel de les maîtriser pour un contrôle des dépenses efficace.
Pour y parvenir, il est judicieux d'intégrer une solution d'automatisation du processus P2P, qui permet de transformer les tâches fastidieuses en flux de travail automatisés. De quoi rationaliser les processus métier, gagner en efficacité et faire des économies, tout en optimisant la gestion des dépenses.
Comment l'automatisation du processus P2P améliore-t-elle le contrôle des dépenses ?
Le processus d'achat et le contrôle des dépenses sont étroitement liés. En automatisant le purchase-to-pay, l'entreprise peut donc optimiser sa gestion des dépenses, avec de nombreux bénéfices à la clé.
Vous anticipez précisément vos besoins en approvisionnement
Une solution d’automatisation améliore l'extraction des données et facilite leur compréhension. Pour cela, elle s'appuie sur l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction), combinant IA et Machine Learning, une technologie plus puissante qu'un OCR standard.
Par conséquent, l'entreprise peut prévoir ses besoins en approvisionnement et savoir exactement ce qui doit être acheté. Cela lui permet également de bénéficier de certains avantages auprès de ses fournisseurs, comme des remises pour paiement anticipé.
Vous diminuez les dépenses imprévues
L'automatisation permet de diminuer les dépenses imprévues en apportant plus de visibilité sur les différents flux de la chaîne d'approvisionnement.
En effet, un contrôle continu des dépenses, des factures ou encore des fournisseurs permet au service des achats d'identifier immédiatement toute dépense irrégulière. Il peut aussi en déterminer facilement la cause, afin de rectifier le tir et d'ajuster le processus d'achat en conséquence.
Vous collectez plus facilement les justificatifs de paiement
La chasse aux justificatifs manquants est une tâche laborieuse pour le service comptabilité, surtout pendant la période de clôture. Sans reçu, une dépense ne peut pas être validée, ce qui fait perdre du temps et de l'argent à l'entreprise. L'automatisation du traitement des documents comptables permet de réduire ces contraintes en centralisant et en validant automatiquement les justificatifs, assurant ainsi une clôture plus efficace et précise.
En automatisant le processus P2P, les pièces justificatives nécessaires au contrôle des dépenses sont capturées en temps réel : de quoi simplifier la réconciliation tout en accélérant la clôture comptable.
Vous simplifiez l'approbation des dépenses
Pour une gestion performante, il est important que les équipes financières puissent approuver ou refuser les dépenses en amont. Or, si l'approbation est une procédure indispensable pour contrôler les budgets, elle est souvent très chronophage lorsqu'elle est effectuée manuellement.
Aujourd’hui, une minorité d’entreprises sont dotées d'un système d'approbation automatisé. Pourtant, un tel outil peut s'avérer très utile pour fluidifier les différentes tâches liées à la validation.
Par exemple, il est possible d'approuver automatiquement les dépenses jusqu'à un certain montant. Pour ce faire, il est nécessaire de définir une politique de dépenses précise, avec différentes catégories d'achats et des seuils de contrôle pour chacune d'entre elles. En dessous de ces seuils, les dépenses peuvent être effectuées de manière autonome, sans validation, ce qui représente un gain de temps appréciable.
En outre, différents niveaux d'approbation peuvent être définis en fonction du montant et du type de dépense. Dans certains cas, la validation d'un manager peut être considérée comme suffisante. Dans d'autres situations, la dépense doit être approuvée par la direction financière, voire par le dirigeant. Ainsi, il est possible de concevoir des circuits d'approbation très élaborés, sans perdre en efficacité.
Vous accélérez l’enregistrement des dépenses
S'il est essentiel de suivre en temps réel les achats de l'entreprise, il est également primordial de savoir ce qui a été réellement payé à l'instant T.
Avec une solution procure-to-pay, il est possible d'automatiser l’enregistrement des factures fournisseurs, ce qui simplifie considérablement le rapprochement entre les demandes d'achat et les dépenses effectives. L'intégration d'un logiciel de gestion des demandes d'achat permet également de centraliser et de suivre toutes les demandes d'achat, garantissant ainsi une meilleure visibilité et contrôle des dépenses. Ainsi, l'organisation peut faire le point à tout moment sur la situation réelle de ses dépenses.
Vous contrôlez votre trésorerie et votre budget en temps réel
L'automatisation du processus P2P permet de collecter une grande quantité de données sur lesquelles l'entreprise peut s'appuyer pour prendre de meilleures décisions. Elle peut, par exemple, générer des reportings financiers pour mieux contrôler ses budgets ou son fonds de roulement.
La mise en place d’un processus d'achat automatisé offre également une meilleure maîtrise des flux de trésorerie. En optimisant le contrôle des dépenses, la société obtient une vision en temps réel des dépenses engagées et réalisées, des paiements à effectuer, des escomptes disponibles ou encore des pénalités encourues en cas de retard de paiement.
Enfin, grâce à cette visibilité accrue sur ses dépenses, l'entreprise peut effectuer des comparatifs réguliers avec son budget prévisionnel. Elle peut donc savoir à tout moment si elle est en retard ou en avance par rapport à ses prévisions.
Grâce à l'automatisation du processus P2P, l'entreprise optimise son contrôle des dépenses en anticipant mieux ses besoins, en collectant plus facilement ses justificatifs ou encore en simplifiant son circuit d'approbation. Un logiciel procure-to-pay est donc un véritable atout pour gagner du temps et réduire le risque d'erreur au quotidien, tout en augmentant la rentabilité.
