Le traitement des documents comptables a de quoi donner du fil à retordre aux entreprises en général, mais aussi à leur expert-comptable. Il existe heureusement une solution pour gagner du temps tout en rendant ce processus plus fiable et plus efficace : l’automatisation de la comptabilité.
Expert-comptable : Pourquoi automatiser le traitement des pièces comptables ?
L’automatisation de la comptabilité consiste à remplacer les processus et opérations manuels par des processus automatiques, pour un certain nombre d’opérations comme la saisie des écritures comptables (achats, ventes, relevés bancaires, etc.), le contrôle de la cohérence des données, mais aussi la création de devis, la facturation, la gestion de la paie.
Bien que représentant un grand changement, cette approche s’avère particulièrement utile pour le traitement des documents comptables, qui peut constituer une tâche très chronophage si elle est effectuée manuellement. L’automatisation du traitement des pièces comptables pour le cabinet d'expertise comptable se solde notamment par un gain de temps précieux. Ce temps peut alors être alloué à des missions et des opérations à forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, le traitement manuel des pièces comptables est souvent une importante source d’erreurs : création de doublons, montants erronés, informations inexactes… Or, la plupart de ces erreurs sont d’origine humaine : l’automatisation permet donc d’éviter ces écueils dans la grande majorité des cas.
Enfin, l’automatisation permet de centraliser les pièces comptables, comme par exemple, les factures fournisseurs, à un seul et même endroit. L’expert-comptable peut donc accéder très facilement à l'ensemble de informations dont il a besoin, avec des données parfaitement à jour. De plus, un expert-comptable en ligne, utilisant des outils de suivi performants, pourra offrir un accompagnement plus réactif et adapté, tout en garantissant une visibilité continue sur la situation financière de l’entreprise.
Certains logiciels d'automatisation proposent notamment un classement des pièces comptables (tels que les pièces justificatives comptables, les factures de ventes, les factures d’achats, les documents fiscaux, les documents sociaux, les justificatifs de la banque) sous forme de classeurs dynamiques totalement personnalisables selon les besoins du cabinet et de ses clients. De plus, ces outils peuvent être utilisés pour réaliser un audit des processus comptables, permettant ainsi d'identifier les points d'amélioration et d'optimiser la gestion des flux comptables.
L'automatisation du traitement des documents comptables : comment ça marche ?
Un processus de traitement des pièces comptables automatisé se décompose en plusieurs étapes clés.
Tout d'abord, il s'agit de simplifier et d'industrialiser la collecte de tous les documents clients, avec une approche zéro papier. Le cabinet d'expertise comptable dispose ainsi d'un système de capture de documents automatisé, sur tous les canaux : email, drag and drop, mobile, sFTP aux formats PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT...
La seconde étape consiste à accélérer et à sécuriser le traitement des documents, tout en accroissant la productivité du cabinet. Avec l'aide de l'intelligence artificielle, de la reconnaissance optique des caractères (OCR) et d'autres technologies, l'expert-comptable peut automatiser la saisie et le rapprochement des commandes et des factures. Les bons à payer peuvent également être automatisés, ce qui simplifie considérablement la préparation des paiements et la génération des virements SEPA.
Enfin, le cabinet comptable peut partager l'ensemble de ses documents sans effort, que ce soit en interne ou auprès de ses clients. Un logiciel d'automatisation comptable permet, en outre, l'export de documents vers la plupart des outils comptables et ERP.
Automatisation du traitement des pièces comptables : quels avantages pour votre cabinet comptable ?
Automatiser le processus de traitement des documents comptables peut apporter de nombreux bénéfices à votre cabinet.
Vous accroissez votre productivité
En automatisant la plupart des tâches à faible valeur ajoutée et en garantissant la continuité de vos services, vous développez la compétitivité et le crédit de votre cabinet et vous luttez contre les offres low-cost. Dans le même temps, vous augmentez la profitabilité de la tenue de comptes.
L'accès immédiat à toutes les pièces de vos clients constitue également un gain de temps précieux, qui ne fait qu'accroître votre productivité. Le temps ainsi libéré peut être alloué à de nouvelles missions plus rentables, comme le conseil. Avec la saisie automatique des factures, le cabinet obtient ainsi un gain financier grâce à un capital humain mieux investi.
Vous valorisez l’image de votre cabinet
Grâce à l'automatisation du traitement des pièces comptables, votre cabinet devient plus attractif. De quoi attirer et fidéliser vos clients, mais aussi vos collaborateurs, qui, dans l'exercice de leur fonction, se sentiront plus stimulés et valorisés à travers des missions à forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, vous cultivez votre différenciation en améliorant le service rendu à vos clients (avec notamment la possibilité de faire du reporting en temps réel), mais aussi en les rassurant sur les aspects réglementaires. Vous vous différenciez également en plaçant l'innovation au cœur de vos offres.
Développez des activités à forte valeur ajoutée
En choisissant l'automatisation, vous profitez des opportunités offertes par les évolutions réglementaires comme la loi PACTE, tout en anticipant l'arrivée de la Facturation électronique 2024-2026. Vous exploitez aussi tout le potentiel des données qui ont de la valeur pour vos clients.
Ainsi, en développant des compétences sur le marché porteur de la dématérialisation en entreprise, vous contribuez à la création de nouvelles missions de conseil, synonymes de chiffre d'affaires additionnel.
Automatisation du traitement des documents comptables : quels avantages pour vos clients ?
L'automatisation n'est pas seulement bénéfique pour votre cabinet d'expertise comptable : vos clients en profitent également !
En effet, ils bénéficient de vos précieux conseils concernant la dématérialisation et l’automatisation de leurs processus achats et fournisseurs. Cela leur permet d'accroître la performance globale de leur entreprise, en la rendant plus efficiente et en réduisant les coûts.
De plus, vos clients maîtrisent et fluidifient leurs processus achats et factures, tout en profitant d’un stockage global de tous leurs documents et de fonctions avancées de recherche. Enfin, ils se mettent en conformité avec les exigences de traçabilité et de Piste d’Audit Fiable.
En automatisant le traitement des documents comptables, l’expert-comptable peut libérer un temps précieux qui sera alloué à des missions à forte valeur ajoutée, tout en réduisant fortement le risque d’erreur lié à ce processus. Un véritable gain en efficacité et en productivité, mais aussi un puissant levier de différenciation et d'attractivité.
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