Un cabinet d’expertise-comptable est une organisation à cinq pattes, chacune soutenant une activité : la tenue des comptabilités (qui représente environ la moitié de l’activité d’un cabinet), l’établissement des comptes annuels et des déclarations fiscales (un cinquième de l’activité), la paie (environ 15 %), le commissariat aux comptes (moins de 10 % de l’activité) et le conseil (5 à 7 % de l’activité), par exemple dans les domaines juridique, fiscal, social ou informatique. La dématérialisation des factures présente l’avantage de dégager du temps pour se concentrer sur ce qui sera leur cœur de métier dans un monde digitalisé : le conseil et l’accompagnement.
La dématérialisation, outil de productivité des experts-comptables ?
Hélas, pour les plus timorés, ou heureusement, pour les plus audacieux, la transformation digitale est passée par là. Avec une conséquence majeure : celui qui ne bouge pas, au mieux, voit affaiblir ses positions sur le marché, au pire, disparaît face à des concurrents plus agiles. Dans ce contexte de disruption potentielle, n’importe quel expert conseillerait, d’une part, d’optimiser ce qui peut l’être et, d’autre part, de monter en gamme pour gagner en revenus et en marges.
Ces deux principes précieux, les cabinets d’expertise comptable peuvent mettre en œuvre. Côté optimisation, la dématérialisation constitue l’arme fatale : Dès lors qu’elle s’applique à plus de 90 % de l’activité d’un cabinet (gestion de la comptabilité, paie, fiscalité, commissariat aux comptes), les hommes de chiffres que sont les experts-comptables auront rapidement fait le calcul : des réductions de coûts, même de quelques % ou dizaines de % sur un tel périmètre, sont séduisantes… et faciles à obtenir, par exemple avec un logiciel de dématérialisation en mode SaaS qui ne nécessite pas d’investissement.
Si l’on ajoute à cela les opportunités de l’intelligence artificielle ou de la RPA (Robotics Process Automation), qui permet d’automatiser des tâches répétitives relativement simples, par exemple la saisie d’informations, la copie de données ou les connections à des applications, l’effet se trouve démultiplié ! Pour Philippe Remaud, directeur général du cabinet d’expertise-comptable Cogedis, cité dans le récent ouvrage du consultant Stéphane Roder sur l’intelligence artificielle dans l’entreprise (Editions Eyrolles), "Extraire et lire automatiquement toutes les données de factures, puis les contrôler avant de les classer en temps réel dans un plan comptable fait baisser les coûts opérationnels de 40 %".
Si la dématérialisation automatise et sécurise les processus comptables et financiers, tâches très chronophages lorsqu’elles sont manuelles, elle présente également l’avantage de dégager du temps pour faire ce qui sera le cœur de métier des experts-comptables dans un monde numérique : le conseil et l’accompagnement. De plus, les avantages de la dématérialisation des factures incluent une réduction significative des erreurs et une amélioration de l'efficacité globale du traitement des documents. C’est d’ailleurs le point faible des cabinets d’expertise comptable : selon l’Ordre des Experts Comptables, "l’évolution (ou plus exactement la non-évolution) du poids du conseil facturé à part interroge".
Les cabinets n’ont en effet réalisé que 7% de leur chiffre d’affaires, en moyenne, grâce à ce type de prestations de conseil et d’accompagnement, soit la même proportion que ce que l’on observait en 2010 et en 2002. Cette difficulté peut s’atténuer en appliquant la formule gagnante de la dématérialisation : Plus de dématérialisation = plus de temps = plus de missions de conseil !
Vers de nouvelles missions de conseil grâce à la dématérialisation
La dernière campagne de publicité pour l’Ordre des Experts-Comptables, diffusée dans les médias fin 2018 et début 2019, a mis en exergue cette incontournable dimension conseil, sans pour autant renier l’ADN de la profession (donner de la valeur aux données), avec le slogan : "L’expert-comptable, un conseil qui compte".
Un slogan que l’on pourrait prolonger : "L’expert-comptable, un conseil qui compte… sur la dématérialisation pour gagner en efficacité, productivité et modernisme". La Loi Pacte à l’origine de mesures positives pour les experts comptables, parmi lesquelles la reconnaissance des honoraires de succès, le mandat de paiement ou de recouvrement des créances ou encore l’élargissement des missions a aussi renforcé ce rôle de conseil auprès des entreprises. Dans un environnement de plus en plus digitalisé, le numérique expert comptable devient essentiel pour accompagner efficacement les entreprises dans leur transformation.
Experts-comptables comment réussir votre projet de démat factures ?
Face aux besoins de réactivité, de productivité et d'agilité des experts-comptables, il existe des technologies digitales, et plus particulièrement les solutions de dématérialisation. Par où démarrer ? Garantir l'adhésion des collaborateurs ? Mesurer les gains obtenus ? Cet article revient sur les points-clés essentiels pour mener à bien son projet de dématérialisation.
Définissez votre projet
C’est un projet stratégique pour le cabinet, qui doit conduire à une amélioration drastique de la productivité de l’activité de tenue de comptes. Il est donc primordial d'informer et de consulter les associés du cabinet, afin de comprendre les problèmes rencontrés que la solution choisie devra résoudre. En faisant participer les utilisateurs à la conception de la solution, leur adhésion au projet s’en trouvera renforcée.
Vous devez également réfléchir à l'approche la plus adaptée pour la mise en place de la solution : l'approche "big bang" qui permettra le déploiement sur l'ensemble des dossiers cibles ou l'approche "pilote" qui consiste à démarrer sur quelques dossiers cibles avant de généraliser à l’ensemble des dossiers et des collaborateurs.
Il est aussi primordial d'identifier votre "key user" : un utilisateur référent, responsable de la mise en oeuvre, du support interne et de la montée en charge du projet. Communicant, à l’aise avec les nouvelles technologies, il sera responsable de la mise en œuvre des tests, du support interne et des liens avec l’éditeur.
Evaluez la "population cible"
Définir les profils clients les plus "sensibles" à l'adoption d'un tel projet est l'un des critères préalables les plus importants. Ces choix peuvent s'orienter vers des profils "sensibles aux nouvelles technologies", spécialisés dans l'IT, franchises et réseaux, activités de service...
Informez et motivez vos collaborateurs
Il s’agit d’une décision stratégique, vous devez « vendre » la solution en interne en vous appuyant sur :
Les bénéfices pour le cabinet :
- développer des services à valeur ajoutée pour le client,
- politique d’Innovation,
- amélioration de la qualité de la collecte des documents, homogénéisation des écritures,
- amélioration de la flexibilité.
Les bénéfices pour les clients :
- services à valeur ajoutée,
- possibilité d’aller vers « la compta réelle » (reporting),
- meilleure réactivité, suppression des déplacements,
- conservation des originaux.
Les bénéfices pour les collaborateurs :
- plus de confort de travail,
- travail plus valorisant sur des tâches à plus forte valeur,
- développement d’une compétence supplémentaire,
- plus de mobilité.
Développez l’offre de services pour vos clients en révision
Ces solutions de dématérialisation constituent également des leviers de développement pour mettre en place une offre de conseil ou d’externalisation, créer un positionnement différenciateur basé sur l’innovation et apporter plus de valeur à vos clients.
En effet, dès l’atteinte d’un niveau de montée en charge suffisant sur votre activité de tenue de compte, vous pouvez monter en compétence sur Yooz Business Edition : cette édition s’adresse plus particulièrement à vos clients en révision, qui disposent d’un service comptable interne et qui souhaitent optimiser et rationaliser le processus de traitement de leurs achats.
Grégory Mignon, expert en dématérialisation et Xavier Noel-Briand, responsable orga conseil et pilotage SI du cabinet Talenz, vous livrent les 10 clés de succès d’un projet de démat' factures fédérateur et productif.
