Du professionnel libéral à la PME, de l’artisan à la multinationale, toutes les entreprises achètent quotidiennement les outils, les matières, les stocks de marchandises et les services nécessaires à l’exercice de leur activité. Ces achats sont des frais qui forment la trame de l’activité économique, et représentent environ 60 % du chiffre d’affaires des entreprises et occupent par conséquent une place prépondérante dans leur comptabilité. Que la tenue de compte soit réalisée en interne ou par un expert comptable, passer les écritures du règlement de ses fournisseurs avec rigueur et méthode présente donc un double enjeu : d’une part, poser les fondations d’une comptabilité fiable et conforme ; d’autre part, accroître sensiblement la productivité du service comptable (ou du cabinet).
L'utilisation d'un logiciel d'automatisation de la comptabilité et de dématérialisation des factures permet de répondre à ces enjeux au mieux.
Classer et vérifier la facture fournisseur dès sa réception
Selon leur taille et la nature de leur activité, certaines entreprises peuvent avoir des dizaines, voire des centaines, de factures (ventes, achats) à traiter chaque mois, et bien davantage encore pour les cabinets d'expertise comptable qui se chargent de cette tâche pour leurs clients. Même quand ce n’est pas le cas, il est essentiel de ne pas se laisser déborder par le flot des factures fournisseurs et de les traiter au fil de l’eau. Mieux vaut donc s’astreindre à un traitement organisé et rigoureux.
Une des principales difficultés est que les factures arrivent en général sous divers formats, papier ou numérique, et dans les présentations les plus variées. La première des tâches consiste donc à mettre de l’ordre dans ce flux hétérogène en établissant un classement unique, indépendant des formats. Dès réception au sein du service comptable ou du cabinet, chaque facture recevra un numéro de référence interne avec une codification suffisamment intelligible pour en faciliter le classement. Les factures papier seront dématérialisées, les originaux rangés, et leurs copies digitales rejoindront les factures nativement numériques dans un processus de gestion unique.
La première étape de ce processus consiste à vérifier la validité de la facture. Il faut s’assurer qu’elle bien été émise par le fournisseur concerné, qu’elle correspond en tous points au bon de commande qui lui avait été adressé, et qu’elle comporte bien l’ensemble des informations et mentions obligatoires : un numéro de facture du fournisseur, les coordonnées de ce dernier et du client, la description des biens et services, leurs quantités, le(s) taux et montants de TVA, les montants hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), ainsi que les conditions de paiement et de pénalités en cas de retard.
Réaliser d’emblée ce contrôle permet de revenir sans attendre vers le fournisseur si certains de ces éléments étaient manquants ou erronés, et de régler ainsi le problème avant l’expiration du délai de paiement.
Une fois que tout est en ordre, la facture peut être mise en paiement à l’échéance. De plus, la récupération automatique des factures permet de simplifier le processus en garantissant que toutes les factures soient correctement intégrées dans le système sans intervention manuelle.
Saisir le règlement en comptabilité
D’un point de vue comptable, la somme réglée au fournisseur se traduit par trois montants : HT, TTC et TVA. Ce sont ces montants que l’on va porter en écriture dans le journal comptable.
Le montant HT sera imputé au débit d’un compte de charge (classe 6) en fonction du type d’achat (matières premières, fournitures, prestations de services…) ou d’un compte d’immobilisation (classe 2) s’il s’agit d’un bien durable (matériel industriel ou informatique, mobilier, véhicule…). Pour les indépendants et les professions libérales, certains achats peuvent être réalisés en partie à titre personnel (un téléphone mobile à la fois pro et perso, par exemple). Seule la quote-part professionnelle de ces charges mixtes doit être comptabilisée.
La TVA sera inscrite au débit du compte de TVA déductible (ou de TVA sur les immobilisations).
Enfin, le montant TTC sera porté au crédit du compte Fournisseurs (classe 4, compte de tiers).
Cependant, comme le savent bien les experts comptables, l’enregistrement comptable d’une facture ne se limite pas à la saisie des montants dans les comptes appropriés. Pour que le journal soit exploitable, une comptabilisation doit aussi comporter plusieurs informations : la date à laquelle la facture a été établie, sa référence interne et un libellé explicite qui facilitera les vérifications ultérieures.
Enfin, lorsque le paiement a été effectué, il doit être comptabilisé à son tour à la date de l’ordre de virement si le règlement a été réalisé de cette manière, ou à la date de réception des fonds dans le cas d’un règlement en espèces (autorisé pour les montants inférieurs à 1 000 euros uniquement). Cette fois, on débite le compte Fournisseurs et on crédite le compte financier (classe 5) approprié selon le mode de paiement (banque, caisse, autre organisme financier…).
Bien entendu, la tenue du journal comptable est aujourd’hui grandement facilitée par les logiciels de comptabilité, qui automatisent les affectations et les ventilations.
Conserver les factures
Une fois la facture fournisseur réglée et comptabilisée, son existence est loin – et même très loin ! – d’être terminée. La législation fiscale impose en effet qu’elle soit conservée six ans, mais il est recommandé d’aller jusqu’à dix ans pour couvrir toutes les éventualités, comme des contentieux commerciaux ou des enquêtes d’assurance. Sauf exception pour les copies fiables (voir plus bas), ce sont les originaux des factures qui doivent être conservés et le système d’archivage doit permettre, d’une part, de les retrouver aisément si besoin et, d’autre part, de garantir leur intégrité jusqu’au terme du délai de conservation.
Les bénéfices de la dématérialisation des factures
Dématérialiser une facture ne consiste pas seulement à la scanner pour ne plus avoir à manipuler qu’un fichier tout au long du processus de traitement. Grâce à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction), combinant IA et Machine Learning, une technologie plus puissante qu'un OCR standard, les logiciels de dématérialisation des factures fournisseur sont capables d’extraire et d’analyser leur contenu. Ceci va apporter aux entreprises comme aux cabinets d'expertise-comptable des bénéfices significatifs tout au long du cycle de vie de la facture et ainsi réduire drastiquement son coût de traitement :
- Vérifier la validité de la facture et lutter contre la fraude en contrôlant l’exactitude des diverses informations et en émettant une alerte en cas de doute ;
- Automatiser le passage des écritures dans le logiciel comptable, ce qui évite les oublis, les erreurs de ressaisie (et donc les litiges et les pertes de temps qui peuvent en résulter), les retards ou les doublons de paiement… ;
- Outiller et documenter la piste d’audit fiable (PAF), qui, en cas de contrôle, permettra à l’administration fiscale de vérifier la réalité de l’opération facturée en reconstituant la chronologie du processus ;
- Se substituer à l’original pour un archivage plus simple et moins coûteux, à condition que la solution soit capable de produire une « copie fiable » (au sens légal) et d’en garantir durablement l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité.
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