Pour un cabinet comptable, le traitement des factures est un parcours semé d’embûches. Pertes de documents, erreurs de saisie, éléments manquants, doublons… Les risques sont nombreux, surtout si le processus repose sur des tâches manuelles et des documents papier. Pour surmonter ces obstacles, l’automatisation de l’imputation comptable et des autres tâches liées à la gestion des factures s’impose aujourd’hui comme une solution incontournable.
Les nouveaux défis de la profession comptable
De nombreux professionnels du chiffre sont confrontés à une même problématique : ils consacrent beaucoup de temps à des tâches peu rentables, aux dépens d’autres missions à forte valeur ajoutée qui connaissent une demande croissante.
Dans le même temps, les exigences de la clientèle se font de plus en plus fortes. Les entreprises attendent de leur expert-comptable une tenue de compte irréprochable, mais aussi un meilleur accompagnement au quotidien.
Pour relever ce défi, l’expert-comptable doit parvenir à se libérer du temps, mais aussi revoir ses processus pour répondre au mieux à la demande, tout en valorisant son image de marque et en augmentant sa marge.
Cela implique une politique de changement ambitieuse, visant à modifier en profondeur l’organisation du cabinet, notamment au niveau du traitement des factures de ses clients. Parmi les leviers à sa disposition, l’automatisation de l’imputation comptable est sans aucun doute l’un des plus efficaces.
L'automatisation de la comptabilité : une aide précieuse à chaque étape du traitement des factures fournisseurs
De la collecte à l'archivage, en passant par la saisie et l’imputation, le traitement des factures est un ensemble de tâches chronophages et fastidieuses pour les cabinets comptables.
Du moins, si elles sont effectuées manuellement… L’automatisation de l’imputation comptable et des autres missions relatives aux factures fournisseurs peut simplifier considérablement ce processus, étape par étape.
La collecte et le classement des factures
Chaque mois, un cabinet d'expertise comptable doit traiter plusieurs centaines (si ce n'est plusieurs milliers) de factures pour le compte de ses clients.
Une gestion rigoureuse et parfaitement organisée est donc incontournable pour ne pas être débordé par ce flot de documents comptables. D'autant plus que les factures sont générées dans des formats divers et variés : PDF, UBL, Factur-X, EDIFACT, CII…
Pour ordonner cette masse de documents hétérogènes, chaque facture doit être identifiée à l'aide d'un numéro de référence unique, indépendamment de son format ou de sa présentation. Quant aux factures papier, elles doivent être dématérialisées pour être classées aux côtés des documents numériques, tout en veillant à ranger et conserver soigneusement les originaux.
Justement, l’automatisation de la comptabilité permet d'alléger cette phase de collecte, avec un système de capture des documents depuis n'importe quel canal : e-mail, mobile, sFTP, drag and drop...
En outre, cette approche zéro papier simplifie le classement des factures, qui sont identifiées et indexées automatiquement, puis agrafées dans des classeurs électroniques.
La validation des factures
Une fois la facture collectée et classée, il convient de contrôler sa validité. Il s'agit notamment de vérifier que les mentions obligatoires sont bien présentes et qu'elles sont exactes :
- Numéro de facture
- Coordonnées du fournisseur et du client
- Description des biens et services
- Quantités
- Taux et montant de la TVA
- Montants HT et TTC
- Date d'émission
- Date limite de paiement
- Conditions de paiement
- Pénalités de retard
Par ailleurs, la facture doit être rapprochée avec le bon de commande pour vérifier que les deux documents se correspondent en tous points.
Ce processus de contrôle doit être réalisé au plus vite afin d’identifier d'éventuelles erreurs ou des éléments manquants. Ainsi, l'entreprise peut réagir immédiatement et remédier au problème avant le dépassement du délai de paiement.
Automatiser la comptabilité permet d'accélérer le circuit d’approbation, grâce notamment à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction). Cette technologie permet de contrôler l'exactitude des différentes informations et d'émettre une alerte en cas de doute. Elle facilite également le rapprochement des factures et des commandes.
La saisie et l’imputation comptable
La saisie des écritures comptables est une étape cruciale, car elle conditionne le succès de l’ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs. Mais c'est aussi une importante source d'erreurs : faute de saisie, mauvaise répartition des montants, erreur d'imputation… Des failles qui sont souvent difficiles à déceler avant qu'il ne soit trop tard.
Pour limiter les interventions manuelles, il est possible d'automatiser le passage des écritures dans le logiciel comptable, ce qui évite les oublis, les erreurs de ressaisie, les retards, les doublons de paiement… Mais aussi les litiges et les pertes de temps qui en découlent. En outre, l'automatisation simplifie le processus d'imputation comptable.
L'imputation comptable
La saisie des écritures comptables consiste à traduire en comptabilité les opérations de l'entreprise, qui sont enregistrées dans le journal à l'aide d'un logiciel de comptabilité. L'imputation comptable, quant à elle, consiste à affecter chaque opération à un compte approprié, y compris les écritures comptables pour les factures fournisseurs, qui doivent être correctement imputées pour garantir une comptabilité précise et fiable.
Concrètement, une somme réglée à un fournisseur se traduit par trois montants qui doivent être portés en écriture dans le journal comptable : le montant hors taxes (HT), le montant toutes taxes comprises (TTC) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En règle générale :
- Le montant HT est imputé au débit d'un compte de charge ou d'immobilisation, selon qu'il s'agit d'un achat de matières premières, de fournitures, de prestations de service, de matériel industriel, de mobilier, etc.
- Le montant TTC est inscrit au crédit du compte fournisseur.
- Enfin, la TVA est portée au débit du compte de TVA déductible ou de TVA sur les immobilisations.
Une fois que le paiement a été effectué, il doit lui aussi être comptabilisé à la date de l'ordre de virement ou à la date de réception des fonds (en cas de règlement en espèces). Ici, c'est le compte fournisseur qui est débité, tandis que le compte financier approprié doit être crédité en fonction du mode de paiement utilisé : banque, caisse, etc.
Toutefois, il ne suffit pas de saisir les montants dans les comptes adaptés. L'enregistrement comptable implique aussi plusieurs informations, comme la date d'établissement de la facture, sa référence interne, ou encore un libellé permettant de simplifier les vérifications ultérieures.
Or, un logiciel de gestion des factures permet d’automatiser ces différentes tâches, mais aussi la création des bons à payer. De quoi faciliter la préparation des paiements et l'émission des virements.
La conservation et l’archivage des factures
La facture fournisseur a maintenant été réglée et comptabilisée, mais sa durée de vie est loin d'être achevée. En effet, ce type de document doit être conservé pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.
La conservation des factures est particulièrement utile :
- En cas de litige, pour prouver les conditions d'un échange commercial avec un fournisseur.
- En cas de contrôle de l'administration fiscale, afin de démontrer que l'entreprise a rempli toutes ses obligations.
Ainsi, le système d'archivage doit permettre de retrouver rapidement chaque document, mais aussi de garantir leur intégrité jusqu'à la fin de la période de conservation obligatoire. Grâce à ses fonctionnalités d'indexation full-text et de recherche par mot clé, une solution d'automatisation comptable facilite considérablement la consultation des factures.
Par ailleurs, ce type d'outil est capable de produire des copies fiables des factures papier, qui peuvent se substituer aux originaux avec une garantie d'intégrité, de lisibilité et d'authenticité. Par conséquent, l'archivage est plus simple, plus homogène, mais aussi moins coûteux.
Enfin, un logiciel de comptabilité automatique permet d'outiller et de documenter la piste d'audit fiable (PAF). En cas de contrôle, l’administration fiscale peut donc reconstituer facilement la chronologie d'une opération facturée et vérifier sa véracité.
Automatiser la comptabilité : une opportunité de développer de nouvelles activités
Pour un cabinet, l’automatisation de l’imputation comptable et des autres tâches liées à la gestion des factures est un gain de temps précieux.
Bénéficiant de processus simplifiés et d’un accès en temps réel à l'ensemble des documents de ses clients, l’expert-comptable peut se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée, synonymes de chiffre d'affaires supplémentaire, tout en assurant un audit des processus comptables pour garantir la conformité et l'efficacité des opérations financières
La loi du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises, dite loi PACTE, a d’ailleurs élargi le champ d’intervention des professionnels du chiffre. Ces derniers peuvent, par exemple, effectuer des travaux d’ordre financier, environnemental ou numérique, mais aussi des missions de recouvrement et de paiement. Sans oublier les prestations de gestion de la paie ou de gestion de patrimoine.
De manière générale, le conseil aux entreprises est amené à occuper une place de plus en plus importante dans l'activité des cabinets. Un rôle primordial pour accompagner les entreprises vers la généralisation de la facturation électronique 2024-2026 et, plus largement, vers la digitalisation de leurs process.
Au final, l’expert-comptable a toutes les cartes en main pour devenir un véritable référent en matière de dématérialisation en entreprise, et ainsi aider ses clients à exploiter tout le potentiel de leurs données.
L’automatisation de l’imputation comptable et des autres tâches liées au traitement des factures fournisseurs est aujourd’hui un enjeu majeur pour les cabinets. Au-delà du gain de temps, de la diminution du risque d’erreur et de la sécurisation des processus, automatiser est aussi un moyen de développer de nouvelles activités à forte valeur ajoutée.
