Alors que la dématérialisation bat son plein, la facture électronique deviendra obligatoire à compter du 1er juillet 2024. Au cœur des flux de facturation, le cabinet d'expertise-comptable aura un rôle majeur à jouer pour anticiper la réforme et accompagner ses clients dans cette transition. Mais, pour relever ce défi, il devra entrer dans une nouvelle ère : celle de l’expert-comptable connecté qui exploite tout le potentiel de l’automatisation et de la digitalisation.
Facturation électronique : un bouleversement pour les experts-comptables et leurs clients
C'est officiel : la facture électronique deviendra prochainement la norme pour les transactions effectuées sur le territoire national avec d’autres entreprises (B2B), à l'exception de certaines opérations exonérées de TVA.
Ainsi, à compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique.
L’obligation d’émission et de transmission des factures électroniques s’appliquera, quant à elle, de manière progressive :
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Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
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À compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
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Dès le 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Face à ce changement majeur, les chefs d'entreprise auront besoin d'un accompagnement fort pour mener à bien leur transition numérique, mais aussi pour améliorer leur processus de facturation et leur gestion de trésorerie à l'occasion du passage à la facture électronique.
Passage à la facture électronique : le rôle central de l'expert-comptable
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, le cabinet d'expertise comptable s’impose comme un interlocuteur privilégié, qui aura pour mission de répondre aux interrogations des entreprises et de leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins, afin de les aider à se mettre en conformité avec ces nouvelles exigences réglementaires.
Cet accompagnement se traduit par différentes actions, qui peuvent être mises en œuvre dès maintenant.
La réalisation d'un audit de l'existant
Aux côtés des chefs d'entreprise au quotidien, l'expert-comptable possède les compétences et les informations nécessaires pour identifier leurs forces et leurs faiblesses. Il est donc un partenaire tout trouvé pour effectuer un audit en vue du déploiement de la facturation électronique chez ses clients.
Pour ce faire, il est nécessaire de cartographier l'existant et de faire le point sur le degré de digitalisation de l'entreprise. Concrètement, le cabinet doit passer en revue les outils utilisés, les ressources mises en œuvre, l'organisation actuelle, mais aussi les contraintes qui pèsent sur la structure. Il doit également mesurer le niveau de connaissance du client vis-à-vis de l'obligation de facture électronique.
Une fois ce diagnostic établi, il est possible d’identifier les actions à mettre en œuvre pour déployer simplement et efficacement la facture électronique.
La sensibilisation à la facture électronique
Pour réussir le virage de la facturation électronique, l'anticipation et la sensibilisation sont les maîtres-mots. L'expert-comptable doit donc s'emparer du sujet et communiquer dès maintenant auprès de sa clientèle.
La mise en œuvre peut être plus ou moins complexe en fonction des résultats de l'audit réalisé précédemment. Chaque client doit donc être traité au cas par cas. Certains auront besoin d'aide pour comprendre la législation et son impact sur leur organisation, d'autres demanderont un véritable effort de formation. De plus, un audit des processus comptables peut révéler des zones d'amélioration, permettant d'adapter l'accompagnement en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Dans tous les cas, le cabinet d'expertise comptable a pour mission de faire prendre conscience à ses clients des enjeux de la réforme, mais aussi des bénéfices de la facturation électronique.
Parmi eux : la diminution des coûts, la simplification des échanges avec le cabinet ou encore l'optimisation du pilotage de la trésorerie. Le message qui doit transparaître est le suivant : passer à la facture électronique n'est pas qu'une question de mise en conformité, c'est une opportunité de gagner en productivité et d'améliorer le suivi des flux de facturation.
L'aide au choix d'une plateforme adaptée
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront faire le choix d’une plateforme de réception avant le 1er juillet 2024, qu’elle soit publique (portail public de facturation - PPF) ou privée (plateforme de dématérialisation partenaire - PDP). Or, l'expert-comptable a tout intérêt à aiguiller ses clients dans cette décision complexe.
Les entreprises qui opteront pour le PPF devront continuer d'envoyer leurs factures en parallèle à leur cabinet d'expertise comptable. En effet, la plateforme ne prévoit pas d'accès dédié pour les experts-comptables, qui permettrait la récupération rapide des factures.
Pour éviter des tâches supplémentaires et rester au cœur des flux de facturation de ses clients, le cabinet a donc intérêt à orienter les entreprises vers une plateforme de dématérialisation partenaire, avec un fonctionnement adapté à ses besoins, garantissant un accès aisé aux données.
Enfin, l'expert-comptable devra s'assurer que la plateforme sélectionnée par ses clients est compatible avec leurs outils respectifs, tout en répondant aux exigences réglementaires.
L'automatisation de la tenue de compte, un prérequis incontournable
La fin annoncée de la saisie des factures devrait libérer les cabinets de certaines tâches réputées chronophages et fastidieuses. Mais, paradoxalement, les professionnels du chiffre redoutent la disparition de la tenue de compte, qui représente plus de la moitié de leur chiffre d’affaires.
Malgré tout, l'automatisation de la tenue de compte est aujourd'hui incontournable pour anticiper la réforme et, plus largement, pour entrer dans l'ère de l'expert-comptable connecté qui tire pleinement profit du digital.
Consacrer plus de temps à l'accompagnement
Pour relever le défi du passage à la facture électronique, l’expert-comptable a besoin de se libérer du temps, mais aussi de revoir ses processus pour répondre au mieux aux attentes de ses clients. Cela implique une politique ambitieuse, visant à transformer l’organisation du cabinet.
Or, l’automatisation de la tenue de compte est l'un des leviers les plus efficaces à sa disposition. En effet, elle permet au cabinet de se décharger des tâches les plus répétitives, comme la saisie des écritures, ou l'imputation comptable. L'expert-comptable peut alors se focaliser sur son cœur de métier : offrir un accompagnement personnalisé à ses clients pour les aider à résoudre leurs différentes problématiques, notamment le passage à la facture électronique. Grâce à la saisie comptable automatique, il libère du temps pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, tout en assurant une gestion plus précise et efficace des documents financiers.
De plus, le temps gagné permet aux collaborateurs d'apporter encore plus de valeur à leurs missions, et ce dans tous les domaines : paie, ressources humaines, analyse des flux de trésorerie, droit social, mise en place d'outils de gestion, analyse du chiffre d'affaires…
Montrer l'exemple aux entreprises
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l'expert-comptable est aussi amené à jouer un rôle d'ambassadeur. Or, adopter la dématérialisation et l'automatisation comptable est encore le meilleur moyen d'inciter les entreprises, et chaque chef d'entreprise, à suivre le mouvement.
En digitalisant ses pratiques, le cabinet peut mettre en valeur les nombreux avantages de la facture électronique :
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Le gain de temps lié à la diminution des tâches chronophages à faible valeur ajoutée.
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La diminution des frais liés au traitement des factures.
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La sécurité et la diminution du risque d'erreur et de perte de document.
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La traçabilité des transactions grâce à la piste d'audit fiable.
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La réduction des délais de recouvrement grâce à un suivi centralisé des créances clients.
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La maîtrise des flux financiers et de la trésorerie.
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L’archivage numérique, qui garantit l’intégrité, la confidentialité et la lisibilité des factures pendant leur durée légale de conservation.
Véritables ambassadeurs de la réforme de la facture électronique, les cabinets d'expertise-comptable doivent dès aujourd'hui dématérialiser et automatiser leur tenue de compte, afin d'aider leurs clients à prendre le même chemin. Mais, au-delà de la contrainte réglementaire, ils bénéficieront également de tous les avantages de l'automatisation : gain de productivité, suppression des tâches chronophages, amélioration de la relation client, proposition de nouveaux services…
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