Certaines étapes du processus comptable sont complexes et fastidieuses, et nécessitent ainsi beaucoup de précision et de rigueur. Heureusement, les entreprises peuvent aujourd'hui compter sur l’automatisation afin de limiter le risque d'erreur, tout en gagnant un temps précieux.
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le Procure to Pay (P2P), aussi appelé Purchase to Pay, englobe les différentes étapes du processus d'achat d'une entreprise, de l’identification du besoin jusqu’à la comptabilisation de la transaction dans le compte fournisseur correspondant.
1) La demande
La première étape de ce cycle comptable consiste à identifier les biens ou services dont l'entreprise a besoin, mais aussi à définir leur quantité, leur prix et les délais dans lesquels ils doivent être obtenus. Une fois le besoin formulé par le service des achats, il convient en général de choisir un fournisseur adéquat.
Ici, on distingue deux cas de figure :
- Si l'entreprise connaît déjà un fournisseur pertinent, elle peut directement le contacter pour effectuer une demande d'achat.
- S'il s'agit d'un besoin naissant, l'entreprise doit effectuer des recherches de fournisseurs potentiels afin d'identifier quel fournisseur correspond le plus à ses besoins par rapport aux concurrents présents sur le marché.
S'ensuit une phase de négociation débouchant sur l'établissement d'un devis par le fournisseur. Ce document indique notamment le prix, la quantité, les conditions de livraison ou de réalisation, ainsi que toute autre information utile à la prise de décision.
Une fois le fournisseur sélectionné, pour pouvoir effectuer la dépense, une demande d'achat en bonne et due forme peut être effectuée. Elle contient un descriptif de la commande, les instructions de livraison, les signatures des responsables, mais aussi le devis accepté et signé.
2) L’approvisionnement
Une fois la demande d'achat complétée et envoyée, la seconde étape du processus comptable P2P démarre par l'envoi d'un bon de commande. Ce document est important car il permet de contrôler l'achat de produits ou de services auprès d'un fournisseur, ce dernier s'engageant à respecter les conditions fixées par l'acheteur. Concrètement, le bon de commande atteste que le fournisseur s'engage à livrer la commande et que le client s'engage à la retirer.
Ensuite, un bon de réception est établi par l'acheteur pour confirmer que la marchandise ou la prestation reçue correspond bien à la commande. Ici, on effectue généralement un rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception : une comparaison minutieuse permet de prouver que la commande a été livrée et qu'elle est conforme aux attentes.
Dans certains cas, l’entreprise devra entamer une procédure pour faire une réclamation auprès de son fournisseur, par exemple :
- Certaines marchandises sont manquantes
- Certains produits sont endommagés ou inutilisables
- Les biens ou services livrés ne correspondent pas aux exigences prévues
- Le prix ne correspond pas à celui mentionné sur le bon de commande
3) Le paiement
Dernière étape du cycle comptable, le paiement passe par l’édition d'une facture par le fournisseur, qui est ensuite envoyée à l'entreprise cliente. Ici, la conformité de la facture est un point crucial : elle doit contenir toutes les mentions obligatoires et correspondre à la commande.
L'acheteur, quant à lui, doit vérifier que la facture est conforme, puis procéder au règlement en respectant la date limite fixée par le fournisseur. Faute de quoi, il s'expose à des pénalités de retard. Si elle est traitée manuellement, l'étape du paiement est également source d'erreurs : erreurs de saisie et de paiement, doublons, etc.
L'automatisation des étapes du processus comptable : un véritable atout pour les entreprises
Tout au long du processus P2P, les collaborateurs des services comptabilité et finance doivent être efficaces dans chacune de leurs tâches (qu’il s’agisse de tâches à faible valeur ajoutée ou de tâches à forte valeur ajoutée), tout en garantissant la conformité des opérations. Heureusement, pour y parvenir, les professionnels du chiffre peuvent simplifier considérablement leur activité grâce à l'automatisation de la comptabilité.
Les collaborateurs peuvent se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée
Aujourd'hui, certaines tâches traditionnellement effectuées par les collaborateurs du service comptabilité et finance peuvent être numérisées et automatisées :
- La tenue comptable : l'enregistrement des écritures comptables est de plus en plus automatisé grâce à différentes technologies comme la Reconnaissance optique des caractères (OCR), la facturation électronique ou encore des algorithmes de machine learning, permettant de concevoir des modèles de prédiction très fiables sur une période donnée.
- L’établissement des comptes annuels : des solutions permettent d'automatiser, partiellement ou totalement, la création des états financiers, incluant le compte de résultat et le bilan comptable.
- L'accompagnement au pilotage des entreprises : l'automatisation de la gestion des factures fournisseurs s'accompagne de solutions d'aide au pilotage automatisées, en temps réel, pour les entreprises. Grâce à ces solutions, les collaborateurs des services comptabilité et financier peuvent orienter la direction de l’entreprise dans sa prise de décision.
Les nouvelles technologies comme l'intelligence artificielle ont également d'autres applications : automatisation de l'établissement des bulletins de salaire, réalisation d'analyses prédictives approfondies et fiables, traçabilité totale (très utile en cas d'audit)... Par conséquent, les collaborateurs des services comptabilité et financier peuvent consacrer plus de temps aux missions à forte valeur ajoutée, comme l’analyse ou le conseil des dirigeants de l’entreprise pour laquelle ils travaillent.
L'intégration et la prise en main d'un logiciel de dématérialisation comptable nécessitent un certain temps d'adaptation, mais le temps gagné sur le long terme est considérable. En outre, ce changement ne doit pas être perçu comme une menace pour la profession de comptable, mais plutôt comme une transformation du métier, ainsi qu'une véritable opportunité de créer de la valeur.
En définitive, les entreprises ont tout intérêt à intégrer une solution adaptée, leur permettant d'automatiser les tâches chronophages et récurrentes. Si l'investissement de départ peut sembler conséquent, les bénéfices perçus sur le long terme le compensent largement.
L’entreprise améliore considérablement sa relation fournisseur
L'automatisation des tâches permet aux collaborateurs du service comptabilité et financier de ne plus effectuer manuellement la majeure partie des tâches chronophages et répétitives, telles que la saisie des données. Or, les erreurs sont fréquentes sur ce type de tâches. Chaque erreur peut affecter la relation avec les fournisseurs car peut engendrer différents types de problèmes, notamment des retards ou des erreurs de paiement. En évitant ces erreurs et besoins d'ajustement tardifs via l’automatisation, les fournisseurs sont payés en temps et en heure, et la relation fournisseur se voit alors pacifiée.
Au-delà de la saisie de données automatique, certains logiciels détectent les erreurs sur les factures émises et reçues. Ainsi, si le fournisseur envoie une facture sur laquelle il existe une erreur dans le calcul de la TVA, par exemple, elle sera détectée tout de suite par le logiciel d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Les erreurs étant toujours détectées en amont des deux côtés par le logiciel, un grand nombre de litiges pouvant entacher la relation fournisseurs sont évités. L'entreprise a un meilleur contrôle sur l'ensemble du processus.
La robotisation comptable permet également d'enrichir les missions des collaborateurs des services comptabilité et financier et d’étoffer les outils d’analyse utilisés par l’entreprise. Les collaborateurs peuvent, par exemple, proposer des solutions d'aide à la gestion et au pilotage de l’entreprise, en s'appuyant sur différentes technologies : outils de data visualisation, logiciels d’exploitation de bases de données, plateformes cloud…
Les dirigeants peuvent ainsi garder un œil en permanence sur les performances et les comptes de leur entreprise, sans avoir à contacter ou à se réunir avec les employés en charge de la comptabilité et des finances.
Les entreprises attirent de nouveaux talents
Certains collaborateurs au sein du service comptabilité et financier disposent de compétences dans les domaines de la finance, de la fiscalité et du droit. Cependant, ils doivent aujourd'hui développer de nouvelles expertises pour conseiller efficacement la direction : data, marketing, ingénierie financière, etc.
Les entreprises ont donc tout intérêt à accompagner cette transformation de leur métier. Les plus proactives veillent à développer les compétences de leurs collaborateurs à travers des efforts de formation ou font appel à d'autres professionnels spécialisés dans différents domaines.
En transformant les habitudes de travail de leurs collaborateurs et en modernisant leurs processus, notamment via l’automatisation, les services comptabilité et financier peuvent aussi remédier aux problématiques de recrutement auxquelles ils sont confrontés. En effet, les jeunes talents, formés aux nouvelles méthodes et aux nouvelles technologies souhaitent travailler au sein d’une entreprise innovante, qui leur permettra d’évoluer dans leurs compétences et leur expertise, en utilisant les outils du futur, et en se focalisant sur les tâches qui les stimulent, c’est-à-dire les tâches à forte valeur ajoutée. Ils veulent participer à la transformation digitale et à l'automatisation des processus, et ont conscience que l'humain jouera toujours un rôle prépondérant (aucun remplacement complet de l'humain n'est envisageable dans l'exercice de ces fonctions), que ce soit pour penser des solutions innovantes ou pour résoudre des problèmes complexes.
De la demande jusqu'au paiement, les différentes étapes du processus comptable P2P peuvent aujourd’hui être largement automatisées. Une aubaine pour les entreprises et leurs collaborateurs, qui peuvent en profiter pour gagner du temps et se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée, tout en renforçant la relation avec leurs fournisseurs et en améliorant leur attractivité.
