La dématérialisation a transformé en profondeur la façon dont les entreprises génèrent, gèrent et suivent leurs documents comptables, avec des bénéfices indéniables en termes de coût et de productivité.
L’automatisation de la comptabilité et en particulier, l'automatisation du circuit d'approbation des factures possède de nombreux atouts. Au sein de cet article, nous expliquerons les notions essentielles pour comprendre les enjeux autour de l'automatisation du circuit d'approbation des factures et sa crucialité dans le cadre de la transformation digitale d'un service comptable et financier.
Approbation des factures : pourquoi ?
Une facture d’achat est un document juridique obligatoire qui atteste d’un contrat commercial conclu entre une entreprise et son fournisseur. En acceptant une facture, le client s’engage en son nom à la régler, au plus tard, à la date d'échéance inscrite sur le document.
Ce processus d’approbation peut sembler anodin, au point qu’il est parfois sous-estimé. Pourtant, il présente de nombreux intérêts pour l’entreprise, à condition d’être effectué de manière rigoureuse.
Tout d’abord, la validation des factures permet de se prémunir contre le risque d'erreur. Faute de frappe, décalage de virgule, oubli d’une mention obligatoire puis révision trop rapide de chaque élément, champ de la facture… Personne n’est à l’abri d’une négligence qui peut avoir un impact sur la validité juridique du document ou sur le prix du produit ou service acheté.
Une petite erreur lourde de conséquences, puisqu’elle peut affecter la relation de la société avec son fournisseur : c’est notamment le cas si elle accepte une facture dont le montant est plus élevé que prévu, et demande ensuite à la modifier. À l’inverse, une entreprise réactive qui fait état de l'erreur immédiatement à ses fournisseurs sera très bien perçue par ces derniers.
Dernier point et pas des moindres : l’approbation des factures d’achat permet de réduire le risque de fraude. En effet, un tel processus octroie aux factures un caractère définitif, empêchant toute modification ultérieure. En passant par plusieurs personnes, l'approbation amoindrit d'autant plus les risques de fraudes. En contrepartie, il est indispensable de s'assurer de l'exactitude des informations contenues dans chaque document, en amont de sa validation définitive.
Qu’est-ce qu’un circuit d'approbation des factures d’achat ?
Un circuit d'approbation des factures est un ensemble d’étapes qu’une entreprise suit pour payer une facture. Aussi appelé « workflow », ce système de contrôle permet de fluidifier la circulation et la modification des données échangées dans le cadre de la validation des documents comptables, mais aussi d’empêcher les paiements non autorisés. La facture est, dans un premier temps, reçue puis vérifiée. Elle est ensuite rapprochée du bon de commande, avant d’être réglée.
La vérification des factures
Cette première étape consiste à vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes sur le document et qu'elles sont rigoureusement exactes (numéro de facture, date d'émission de la facture, date limite de paiement, coordonnées du fournisseur et du client, désignation de chaque produit ou service vendu, prix unitaire, total à payer, taux de TVA applicable, pénalités de retard).
Si une ou plusieurs mentions obligatoires sont manquantes, la facture peut être déclarée non conforme. Il faut alors en informer le fournisseur, qui devra la rééditer.
Si toutes les mentions obligatoires figurent sur la pièce comptable, elle est déclarée conforme et la mention « bon à payer » peut y être apposée.
Le rapprochement des factures
Le rapprochement de factures consiste à rapprocher une facture fournisseur et son bon de commande, afin d'identifier d'éventuels écarts.
La méthode de rapprochement classique consiste à identifier les numéros de chaque facture et de chaque bon de commande. Il est d’ailleurs préférable de les étiqueter, de les classer et de faire une liste en fonction de leur importance et de leur niveau de priorité. Ainsi, l’entreprise n’est pas obligée de les passer en revue l'un après l'autre, ce qui rend la tâche beaucoup moins fastidieuse.
Dans un second temps, le rapprochement consiste à faire correspondre le montant indiqué sur la facture avec les articles inscrits sur le bon de commande. En d’autres termes, il faut s'assurer que les quantités prévues sur la facture ont bien été livrées et que chaque article a bien été comptabilisé.
Si des écarts sont constatés, l’entreprise doit alors s’adresser à son fournisseur pour lui faire part du problème. En cas d’erreur, un avoir peut également être créé pour corriger le montant d'une ou plusieurs factures.
Le 3-way matching
Le rapprochement à trois facteurs (aussi appelé « 3-way matching ») est une méthode de rapprochement plus avancée. Contrairement au rapprochement à deux facteurs, qui se base uniquement sur les factures et les bons de commande, le 3-way matching exploite les trois documents indispensables d’un processus d’approbation des factures :
- Le bon de commande : il est généré par le service des achats, puis envoyé au fournisseur et sauvegardé dans le système de commandes de l'entreprise (sous la forme d'une copie numérique).
- Le bon de réception : dès que les marchandises sont réceptionnées dans le centre de distribution ou le quai de livraison, la commande est saisie dans le système informatique de l’entreprise. Les informations présentes sur le bordereau d'expédition sont également enregistrées.
- La facture : le service comptable et le service des achats confirment que la commande effectuée correspond aux marchandises reçues. La facture peut ensuite être transmise au fournisseur pour validation, avant son paiement.
Lorsqu’il est bien réalisé, le rapprochement à trois facteurs permet d’optimiser le circuit d’approbation des factures en réduisant les coûts et le temps de traitement. Il améliore aussi le processus de paiement : l’entreprise peut alors espérer bénéficier de remises pour paiement anticipé. De quoi réduire ses coûts d'achat et améliorer sa trésorerie.
L'enregistrement des factures
Une fois que l'authenticité et l'exhaustivité de la facture ont été confirmées, le document peut être enregistré dans le logiciel de facturation de l'entreprise. Ainsi, il est possible de suivre en temps réel le statut du document, de la réception jusqu'au paiement. Les factures papier, quant à elles, doivent être tamponnées.
Après l'enregistrement de la pièce comptable, l’entreprise peut procéder à sa validation définitive. Au préalable, il est essentiel de s'assurer qu'elle ne comporte aucune erreur, car toute modification devient alors impossible. Le document peut enfin être transmis au service comptabilité, qui se chargera du règlement.
Le paiement des factures
Le service comptable est chargé de payer les factures qui lui sont transmises, tout en respectant la date limite indiquée sur chacune d’entre elles. Ainsi, les factures ne sont réellement prises en compte par la comptabilité que le jour du règlement. Rappelons qu’un retard de paiement peut avoir des effets néfastes sur la relation fournisseur et entraîner des pénalités : il s’agit donc d’un point important.
Mise en place d'un circuit d'approbation des factures : par où commencer ?
Pour commencer et planifier la mise en place d’un circuit d'approbation des factures il s'agit, en premier lieu, de définir les étapes et les paramètres pertinents de validation.
Ces derniers varient notamment selon la taille de l'entreprise. En effet plus les effectifs sont importants, plus le workflow est généralement long, pour sécuriser et accélérer le processus de validation. Le secteur d'activité et le segment de marché sur lequel l'entreprise se positionne, ainsi que la sensibilité des données traitées peuvent aussi être des facteurs déterminants.
De plus, chaque étape doit être assignée à un membre spécifique de l'organisation (un comptable, un expert-comptable, le responsable administratif ou des ressources humaines, le directeur financier, le chef de l'entreprise...).
Des différents facteurs précédents découlent différentes données à prendre en compte telles que le nombre de factures traitées (en général sur une base mensuelle), le nombre de fournisseurs auxquels l'entreprise à recours, les personnes participant au processus d’approbation, ou encore les différents logiciels utilisés par le service comptabilité et les collaborateurs en charge de la gestion des paiements (notamment l'ERP).
Après l'analyse de ces différents facteurs, il sera alors possible de définir un workflow d’approbation cohérent avec les besoins et les spécificités de l'entreprise. Toutefois, cette dernière doit veiller à le simplifier et à le fluidifier autant que possible, en supprimant les étapes inutiles et en définissant des règles strictes pour la validation des pièces comptables.
Automatisation du circuit d'approbation des factures : pourquoi commencer ?
Alors que les entreprises doivent faire face à des délais de règlement de plus en plus éloignés et des retards de paiement de plus en plus fréquents, le traitement des factures fournisseurs devient un enjeu majeur.
Bien qu’il soit incontournable, le circuit d’approbation des factures d’achat présente plusieurs inconvénients s’il est accompli manuellement. En effet, il s’agit d’un ensemble de tâches chronophages et complexes, qui présentent une valeur ajoutée toute relative.
Heureusement, il est désormais possible d'automatiser ce processus, avec de nombreux bénéfices à la clé.
Un gain de temps et de productivité
Pour de nombreuses entreprises, le workflow d’approbation des factures est ralenti par le traitement du courrier électronique et du papier. En automatisant ce processus, le service comptable bénéficie d’une véritable solution de gestion électronique des documents (GED), qui lui évite de nombreuses tâches répétitives.
De plus, l’automatisation permet d’accélérer la transmission des informations entre les services. L’approbation est effectuée plus rapidement, avec un circuit de décision parfaitement formalisé et une historisation des différentes actions.
Ainsi, l’automatisation permet à l’entreprise de gagner un temps considérable, tout en réduisant sa charge de travail liée à la gestion administrative. Il en résulte un véritable gain de productivité, car les collaborateurs peuvent consacrer plus de temps aux missions plus importantes.
Un gain financier non négligeable
Nous l’avons vu, la gestion électronique des documents (GED) simplifie et accélère considérablement le workflow d’approbation des factures d’achat. De leur édition sur le logiciel de facturation jusqu’à leur archivage final, les factures sont entièrement dématérialisées.
Or, en mettant fin au traitement des factures au format papier, l’entreprise peut réaliser des économies conséquentes. Adieu les coûts liés au papier, à l’impression, à l’envoi des courriers ou encore à l’archivage. Sans oublier la baisse de la fréquence des litiges avec les fournisseurs.
Un meilleur contrôle du traitement des factures
Les logiciels d'automatisation du traitement des factures possèdent plusieurs fonctionnalités très appréciables :
- Avec la collecte automatique, l’entreprise ne perd plus de temps à rechercher des documents éparpillés, car toutes les pièces comptables possèdent un point d'entrée commun.
- Grâce à la reconnaissance optique de caractères ou la capture de données intelligente, une technologie plus puissante qu'un OCR standard, les données contenues dans les factures peuvent être extraites automatiquement.
Concrètement, les documents comptables sont centralisés au sein d’un même outil, ce qui simplifie leur gestion. Ainsi, l’entreprise gagne en visibilité et peut suivre en temps réel le traitement des factures. De plus, la traçabilité et la mémorisation des actions effectuées tout au long du circuit d’approbation offrent un meilleur contrôle.
La sécurisation du processus de commande
L'automatisation du circuit d'approbation des factures d’achat présente un autre avantage majeur : l'entreprise a l'assurance que son cycle achat-paiement est correct à 100 %.
Grâce au 3-way matching, le paiement n'est traité que lorsque les factures sont associées à un bon de commande, mais aussi à un bon de réception. Par conséquent, la société sécurise l'ensemble de son processus de commande, de l'achat au paiement : passage de la commande, réception de la facture, traitement du paiement, etc.
Lorsqu’il est automatisé, le rapprochement à trois facteurs est donc un gage de conformité, de visibilité et de contrôle pour l’entreprise. Il constitue également un véritable filet de sécurité en cas de problème.
L’amélioration des relations fournisseurs
Avec la dématérialisation des factures, l’entreprise peut accéder à sa bibliothèque de documents comptables n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel type d’appareil : ordinateur, smartphone, tablette tactile... Une fonctionnalité très utile en cas de déplacement professionnel ou de télétravail, mais aussi un véritable levier pour améliorer la relation fournisseur.
En effet, cela permet à l’entreprise de faire preuve d’une grande réactivité, qui sera appréciée par ses partenaires. Par ailleurs, l’automatisation est un gage de conformité aux règles comptables et financières en vigueur, ce qui ne fait que renforcer la réputation de la société.
La personnalisation du circuit d’approbation
Équipée d’un logiciel de dématérialisation comptable, l’entreprise a également la possibilité de personnaliser son circuit d'approbation des factures d’achat. Ainsi, pour chaque étape du workflow, des rôles peuvent être attribués et des règles spécifiques peuvent être définies. Il s'agit de logiciels customisables pour chaque entreprise, chaque étape et fonctionnalité étant choisie "à la carte".
Par ailleurs, ce type de solution peut être intégré avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché : de quoi garantir la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information.
La diminution du risque d’erreur
L’automatisation du circuit d’approbation des factures permet également de réduire le risque d’erreur humaine : envoi d’un mauvais document, doublon de règlement, etc. Sans oublier la diminution du risque de fraude au faux virement, au fournisseur ou au président.
Cap sur la Belgique : quelques exemples
En Belgique, d'autant plus avec le passage à la facturation électronique, de multiples organisations ont constaté les avantages de l'automatisation et la digitalisation du circuit d'approbation :
- Au sein d'une étude réalisée par l'Agence pour la Simplification Administrative (ASA) belge, l'Université d'Hasselt a conclu que le passage à la facturation électronique et à une gestion dématérialisée et automatisée des factures permettait au destinataire (qu'il s'agisse d'un service administratif, d'une entreprise, d'une organisation publique...) d'économiser en moyenne cinq euros par facture. Cette économie s'explique en partie par la disparition de certaines tâches manuelles chronophages [1].
- Depuis novembre 2020, les entités publiques de la Région de Bruxelles-Capitale requièrent de leurs fournisseurs des factures dématérialisées. La simplification du processus qui a découlé de cette obligation a permis de réaliser une économie de 3,24 € par facture pour l'émetteur et de 5,77 € pour le destinataire [2].
Au sein d'un pays comme la Belgique, dans lequel un milliard de factures sont échangées par an, on peut donc imaginer l'importance des gains potentiels !
L'automatisation : l'avenir du travail dans les départements comptables et financiers
Au-delà de l'automatisation des circuits d'approbation des factures, c'est un paysage de plus en plus automatisé et digitalisé qui se dessine au sein des services comptables et financiers des entreprises. En effet, les dirigeants ainsi que les collaborateurs voient des avantages clairs en comparaison avec la gestion manuelle des tâches, que ce soit à court, moyen ou long terme. Par exemple, de par l'utilisation d'un logiciel de gestion des factures fournisseurs, les experts comptables voient des heures de saisie de données remplacées par une révision et quelques clics. La traçabilité des tâches devient très simple, chaque utilisateur recevant une notification pour toute tâche qui lui a été transférée ou assignée, et chaque facture pouvant être ensuite suivie par ce dernier dans les étapes ultérieures.
« L’automatisation remodèle déjà l’avenir du travail au sein des départements financiers et comptables et les nombreux gains qui y sont associés- réduction des coûts et délais de traitement, traçabilité optimale, suppression de pertes de documents... ne feront que renforcer cette tendance. L’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) sont particulièrement importants en ce moment, alors que la finance saisit les opportunités données par les initiatives de transformation numérique et la puissance de calcul pratiquement illimitée dans le cloud. Il faudra donc repenser fondamentalement les relations entre les personnes, les processus et la technologie : un vaste chantier qui ne fait que démarrer et qui va s’accélérer ! » précise Olivier Willocx, Administrateur délégué de BECI.
De plus, toute entreprise, qu'il s'agisse d'un groupe multinational ou d'une petite entreprise locale, souhaitant commencer une transformation digitale se doit de rester cohérente dans sa transition, sans quoi les risques d'échecs et de déséquilibre entre les différents services sont importants. Ainsi, cette transformation doit inclure tous les services, de toute l'entreprise. La réussite passe donc par la digitalisation et l'automatisation des processus et flux comptables.
Avec un circuit d'approbation des factures automatisé, l'entreprise se libère d'une série de tâches chronophages et complexes, tout en rendant ce processus plus efficace, plus sûr et plus rapide. Alors, n’attendez plus pour intégrer un logiciel d'automatisation du traitement des factures !
Simplification du Circuit d'Approbation des Factures d'Achat avec Yooz
Yooz propose une approche novatrice pour automatiser le processus d'approbation des factures d'achat, offrant une valeur inégalée dans la gestion financière des entreprises. Grâce à une combinaison unique d'intelligence artificielle (IA), de Deep Learning et de Robotic Process Automation (RPA), Yooz permet d'automatiser jusqu'à 80% des factures sans nécessiter de paramétrage préalable, simplifiant ainsi la tâche des équipes comptables. Cette solution se distingue par sa facilité d'utilisation et sa capacité à s'intégrer harmonieusement dans les systèmes d'information existants, offrant une transition fluide vers une gestion dématérialisée des factures. Avec Yooz, les entreprises peuvent robotiser l'intégralité de leur processus Purchase-to-Pay (P2P), de la demande d'achat au paiement, garantissant ainsi une gestion financière plus efficace et transparente. En investissant constamment dans l'innovation, Yooz assure une solution solide et pérenne, adaptée aux besoins évolutifs des entreprises à l'échelle mondiale. En résumé, Yooz offre une solution complète et intuitive pour simplifier le circuit d'approbation des factures d'achat, libérant ainsi du temps et des ressources pour les activités stratégiques de l'entreprise.
