Le monde des fiduciaires comptables n’échappe pas au changement. Pour s'opérér, il est indispensable de choisir un logiciel de gestion des factures fournisseurs dématérialisées performant.
Etat des lieux du monde fiduciaire
C’est d’abord une évolution des besoins des clients, vers davantage d’accessibilité, de performance de réactivité et de simplicité qui est attendue de la part de leurs cabinets comptables. Dans un contexte où le numérique accélère les exigences des entreprises, Ce sont également des évolutions réglementaires qu’il faut intégrer en permanence, dans tous les domaines de compétences des fiduciaires (comptabilité, salaires, fiscalité…).
Enfin, c'est une évolution majeure du positionnement des fiduciaires vers davantage d’expertise, de conseil, d’accompagnement et moins de tâches comptables répétitives. Celles ci peuvent d’ailleurs être aisément automatisées. Est-il possible d’adresser simultanément tous ces enjeux de productivité, de performance, d’amélioration du service aux clients et de valorisation des missions des fiduciaires ? Oui, grâce à la dématérialisation et à l’automatisation. Heureusement, les fiduciaires peuvent s’appuyer sur les technologies, en particulier des logiciels comptables. Mais comment reconnaître qu’une solution est à l’état de l’art ?
Il existe dix critères qui permettent de ne pas se tromper :
- Automatiser la capture de tous types de documents (factures, bons de commande et de livraison, rapports d’audit, avoirs…) pour tous les canaux et formats disponibles, en particulier le courrier postal, les portails fournisseurs, les e-mails, l’EDI, les scanners, et tous les collecteurs automatiques. Le scan des factures pour la comptabilité doit être intégré à ce processus pour garantir une capture efficace et fiable. Cette capture doit aussi être possible directement depuis les sites des clients.
- Extraire automatiquement les données, avec une fiabilité maximale, grâce à des fonctions d’intelligence artificielle.
- Automatiser la saisie de toutes les informations de manière à réduire les tâches chronophages.
- Pouvoir rechercher et consulter facilement n’importe quel document depuis n’importe quel terminal (PC, tablette, smartphone), notamment les historiques de facturation, est essentiel pour optimiser le traitement des documents comptables.
- Industrialiser les processus de tenue de compte, en mode « sans contact ». C’est ce que permettent des technologies telles que l’intelligence artificielle, le Machine Learning ou la RPA (Robotic Process Automation), grâce à la reconnaissance automatique et en temps réel des données, sans avoir besoin de paramétrages complexes des systèmes.
- S’intégrer à d’autres solutions, par exemple de gestion de production ou de GED (Gestion électronique de documents), afin de générer automatiquement les écritures comptables, en mode « plug & play »
- Archiver, classer et partager facilement : c’est une fonctionnalité essentielle de tout logiciel comptable pour fiduciaire. Plus précisément, une solution à l’état de l’art doit, d’abord, permettre la gestion électronique de documents, quels que soient leur nature (bons de commandes et de livraison, factures, paiements, avoirs) et dans n’importe quel domaine (gestion des ressources humaines, juridique, contrats, fiscalité…), avec une identification automatique, une indexation à 100 %, une mise à jour transparente et un archivage pertinent dans des classeurs électronique. Elle doit, ensuite, proposer des fonctions de recherche avancée, avec un interface simple (de type Google), pour favoriser la réactivité, par exemple pour réponde aux demandes des clients de la fiduciaire. Enfin, pour favoriser le partage (interne et externe) d’informations et la collaboration, la solution doit intégrer une messagerie
- Garantir la sécurité (intégrité, confidentialité, disponibilité, traçabilité). C’est évidemment un besoin de base, surtout dans le contexte actuel de multiplication des attaques, des fraudes et des vols de données. La sécurité s’appuie notamment sur de l’authentification forte (régulièrement auditée), la certification (qui garantit que le contrôle interne est adapté), l’hébergement sécurisé, la détection d’erreurs (IBAN, dates, montants…) et une traçabilité de bout en bout.
- Se baser sur le cloud. Cette approche a, depuis longtemps, démontré ses vertus en matière de flexibilité, de coûts, de sécurité, de performance, de simplicité d’utilisation et d’adaptation aux besoins. Avec le cloud, les solutions de comptabilité sont toujours à l’état de l’art (technique, réglementaire, usages…), de manière transparente. En se déchargeant des tâches d’administration, souvent complexes et risquées, les fiduciaires peuvent ainsi se concentrer davantage sur leurs missions d’accompagnement des clients.
- S’appuyer sur une base étendue de clients. Une base de références clients fournie est toujours le signe qu’un éditeur de logiciels a trois caractéristiques : il est innovant avec des solutions complètes, ses solutions collent au plus près des besoins de ses clients et il crée de la valeur pour ces derniers.
Qu'attendez-vous pour essayer Yooz gratuitement ?
