Quatre murs, un toit en pointe, deux fenêtres, une porte, une cheminée… Qu’il l’ait dessinée au feutre bleu ou au pastel rouge, n’importe quel enfant sait spontanément quels sont les attributs nécessaires pour que l’on reconnaisse une maison. Depuis le 1er janvier 2014, c’est un peu la même chose avec les factures : indépendamment du format et du support utilisés, c’est un ensemble de mentions obligatoires qui confère ce statut à un document.
Précisée dans la transposition en droit français de la Directive européenne 2010/45/UE, ces mentions servant à normaliser du contenu dans le cadre de la piste d‘audit fiable ont pour objectif de donner la même valeur à toutes les formes de facture, et tout particulièrement aux factures électroniques. Déjà obligatoires dans le cadre des marchés publics, ces dernières sont appelées à se généraliser d’ici 2026 au plus tard pour les transactions interentreprises. Chaque facture dématérialisée devra être intégrée rapidement dans le système comptable, facilitant ainsi la génération automatique de l'écriture comptable facture fournisseur.
Maintenant la question est : Quelles sont exactement ces mentions obligatoires ?
Les 10 mentions légales d'une facture
Rédigée en français et établie en deux exemplaires, dont l’original est adressé au client suite à la vente, la facture, doit comporter les 10 attributs suivants pour être identifiée et, surtout, jugée comme telle :
- la date d’émission de la facture.
- le numéro de la facture : chaque facture doit être identifiée par un numéro unique, incrémentant une numérotation chronologique et continue.
- la date de réalisation de la transaction: il s’agit de la date à laquelle la livraison du produit ou du service a intégralement et définitivement été effectuée.
- l’identité du vendeur/prestataire: on mentionnera la dénomination sociale (nom et prénom dans le cas d’un entrepreneur individuel) ; le numéro SIRET ou SIREN de l’établissement ; l'adresse du siège social ; le code NAF ; pour les sociétés, la forme juridique et le capital social ; pour les commerçants, le numéro RCS et la ville du greffe ; pour les artisans, le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation ; pour les indépendants membres d’une association de gestion agréée, la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ; pour les activités artisanales nécessitant une assurance professionnelle, mention de l’assurance souscrite.
- les numéros d’identification à la TVA des deux parties (professionnelles) lorsque le montant hors taxe est supérieur à 150 €. Dans le cas où le vendeur a un régime de franchise de TVA, il le précise de la façon suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts». Dans tous les cas s’écartant du régime ordinaire (autoliquidation , exonérations diverses…), on le signalera de façon explicite, le cas échéant en faisant référence à la disposition légale s’appliquant.
- la désignation des produits/services vendus: on se doit d’être précis et explicite en détaillant, pour les produits, leur nature, leur marque et leur référence et, pour les prestations, les ressources engagées (matériaux, main d’œuvre).
- le détail du prix : pour chaque produit/service, on mentionne la quantité, le prix catalogue unitaire/horaire hors taxe, le taux de TVA appliqué, et les éventuelles remises ou rabais consentis. On présente les totaux globaux, montant hors taxe et montant TTC à payer.
- les conditions de paiement: on précise la date ou le délai de paiement (inférieur à 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois), et l’on indique le taux de pénalité en cas de retard ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (fixée depuis 2013 par le législateur à 40 €).
Depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures:
- l'adresse de facturation si elle est différente de l'adresse du vendeur et de l'acheteur
- le numéro du bon de commande s'il a été préalablement établi par l'acheteur.
Si les mentions obligatoires d'une facture sont inexactes, chacune d'elle coûtera un montant de 15 euros. L'entreprise risque également des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 75.000 euros d'amende au total.
Un processus de facturation adapté doit permettre aux employés de vérifier la conformité des documents, chacun d'eux doit impérativement indiquer les 10 mentions légales présentées au dessus, ni plus, ni moins. Pour répondre aux questions courantes sur ces exigences, une FAQ facturation électronique peut être mise à disposition, aidant ainsi les équipes à respecter les obligations légales.
A titre d'exemple, Yooz et ses workflows intelligents de validation qui s’adaptent de façon très précise à la nature et au contenu de chaque facture permet de suivre la facture en temps réel et de connaître toutes les opérations effectuées sur celle-ci et contrôler par conséquent la présence de l'ensemble des mentions obligatoires.
Des changements dans le cadre de la facturation électronique ?
Comme mentionné en introduction de cet article, l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (prise sur le fondement de l’article 195 de la loi de finances pour 2021) va généraliser la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
La solution Yooz combine le plus haut niveau d’automatisation de traitement à une simplicité de démarrage et d’utilisation inégalée, pour aider ses clients (les décideurs financiers et comptables) à rendre leurs processus plus productifs et sûrs de la demande d’achat jusqu’au paiement.
