D'après les derniers rapports de la DGFiP, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront accepter les factures électroniques à compter de l'entrée en vigueur de la réforme Facture Electronique. Puis elles auront l’obligation d’émettre elles-mêmes leurs factures de cette façon progressivement en fonction de leur taille. Déjà en vigueur dans le secteur public, ces échéances approchent rapidement, et mieux vaut franchir le pas dès à présent pour éviter la précipitation de la dernière minute et, surtout, pour tirer sans plus attendre les bénéfices de la facture électronique.
Quand on est acheteur, au moment de s’équiper pour passer au traitement des factures électroniques, plusieurs considérations doivent entrer en ligne de compte : la richesse fonctionnelle, la facilité d’intégration aux logiciels et outils connexes (comptabilité, trésorerie, ERP…), la simplicité de prise en main et d’utilisation et, bien sûr, le coût. Mais, le premier critère à envisager est certainement celui de la conformité.
Quel logiciel pour la facture électronique et permettre ainsi à l’entreprise de garantir sa conformité ?
Etudions un des fondements actuels de la conformité pour la facturation électronique : la piste d’audit fiable.
La piste d'audit fiable
La directive européenne de 2010/45/UE transposée en droit interne français en 2013 (1), a profondément modifié les modalités de facturation électronique.
Aujourd’hui une facture ne se définit plus par son support, mais uniquement par son contenu. Autrement dit, une facture électronique, quel que soit son format (PDF, XML…), et une facture papier porteuses des mêmes informations ont la même valeur et doivent être traitées de la même manière. Plusieurs critères doivent cependant être respectés, garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.
Afin de répondre à ces exigences, l’article 289 du Code général des impôts précise que « l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures :
1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d'émission, de signature et de stockage de ces factures ;
3° Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »
Pour répondre aux exigences de la piste d’audit fiable, les logiciels choisis devront être en mesure de reconstituer chronologiquement la totalité du processus de facturation des flux de factures émises ou reçues, relier les divers documents attachés à la transaction et mettre en place les contrôles appropriés, qu’ils soient automatiques ou manuels. Et, en cas de vérification de l’administration fiscale, le logiciel devra permettre d’obtenir facilement les éléments de preuve : extraction de l’historique des transactions, documentation des contrôles, etc.
Copie fiable et archivage légal
A la suite de la directive européenne de 2010/45/UE, plusieurs dispositions ont renforcé les usages de la facture électronique, notamment le décret du 5 décembre 2016 qui stipule que « la copie fiable » peut remplacer un original. Et un arrêté du 22 mars 2017 codifié à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales va encore plus loin, en autorisant la production d’une copie fiable numérique d’une facture originale papier. Elle doit toutefois satisfaire à trois conditions :
- la copie fiable doit être une reproduction à l’identique de la facture papier ;
- l’archivage électronique de la copie de la facture doit être documenté, avec des contrôles internes afin de s’assurer de la disponibilité et de la lisibilité du document pendant a minima le délai de conservation des pièces justificatives de six ans en matière fiscale (mais autant en profiter pour respecter le délai de conservation de 10 ans en matière commerciale) ;
- la conservation au format PDF de la facture doit être complétée par un mécanisme de sécurité, de type empreinte numérique ou signature électronique RGS*.
L’obligation d’accepter des factures électroniques prendrait effet pour toutes les entreprises dès l'entrée en vigueur de la réforme Facture Electronique tandis que l’obligation d’émission s’échelonnerait en fonction de leur taille.
Il est donc grand temps d’agir afin de préparer sereinement cette révolution tout en tirant les avantages immédiats, d'autant que ces évolutions impacteront l'ensemble de l'écosystème comptable, éditeurs de logiciels, entreprises et experts-comptables.
En effet, une majorité croissante d’entreprises émettent d’ores et déjà des factures électroniques vers leurs clients : ceux-ci sont « obligés » dans les faits de les accepter et les traiter, avant d’en être obligés légalement à l'entrée en vigueur de la réforme.
Le plus judicieux pour ces acheteurs est d’opter dès maintenant pour un logiciel spécialisé, aux fonctionnalités avancées, capable d'offrir une gestion sécurisée des données, de réceptionner, capturer et automatiser 100% des factures électroniques - dont la factur-X - de leurs fournisseurs, tout en acceptant encore pendant la période de transition, de recevoir, dématérialiser et traiter automatiquement des factures papier. Une solution qui sache aussi en produire une copie fiable et garantir un archivage légal pour garantir sa conformité actuelle. De plus, la dématérialisation des factures et des procédures administratives permet de centraliser et de sécuriser les documents tout en respectant les exigences légales en matière de conservation.
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