Piste d'audit fiable : l'exemple de la DFCG

Aujourd'hui, les solutions de dématérialisation ne se contentent plus d'automatiser le traitement des factures, elles agissent aussi comme un réel facilitateur de la mise en conformité avec la réglementation récente et plus spécifiquement, avec la Piste d'Audit Fiable et ses contrôles permanents et documentés.

Comme pour toute évolution réglementaire majeure, les enjeux de la Piste d'Audit Fiable vont bien au-delà du domaine juridique. La piste d'audit n'échappe pas à ce principe : on peut ainsi identifier cinq enjeux pour les entreprises. La piste d'audit contribue, par définition, à garantir la conformité, mais aussi à mieux sécuriser les flux financiers et comptables, à améliorer la productivité des équipes, à réduire les coûts et à renforcer l'agilité des processus de gestion de factures.

Rappel : qu'est-ce que la Piste d'Audit Fiable ?

D'après le lexique du contrôle interne comptable, la piste d’audit est une " démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle".

Cette piste d’audit fiable, qui concerne tout autant les factures électroniques que les factures papier, vise à démontrer à l’administration fiscale la réalité de l’opération facturée. Elle doit décrire l'ensemble des processus internes, avec une chronologie précise, depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation. L’entreprise doit notamment rendre transparent les flux d’émission et de réception de factures (y compris à l’international), expliquer comment le processus est sécurisé, recenser tous les contrôles effectués, comment un fournisseur est créé dans le système d’information, qui reçoit les factures, qui les comptabilise, qui les paie.

A noter que l’administration fiscale n’impose aucun format spécifique pour la piste d’audit fiable, laissé à la libre appréciation des entreprises concernées, qui peuvent s’adapter en fonction des volumes de factures et de la complexité des flux. Dans le cas où la piste d’audit n’est pas mise en œuvre, l’entreprise s’expose à plusieurs sanctions : la remise en cause de déductibilité de la TVA, une amende pour émission de factures de complaisance ou encore de se faire accuser par l’administration d’opposition à contrôle fiscal.

Les enjeux de la Piste d'Audit Fiable

Un enjeu de conformité 

Dans la mesure où la facturation électronique et la piste d'audit (pour les factures PDF et papier) deviennent obligatoires pour toutes les entreprises, il est évidemment inconcevable de ne pas s'y conformer.

Il ne s'agit pas de considérer ces obligations juridiques et fiscales comme des contraintes, mais, au contraire, de les appréhender comme de véritables opportunités pour renforcer la conformité : c'est un cercle vertueux qui solidifie la confiance de toutes les parties prenantes (fournisseurs, partenaires, clients, actionnaires…) dans l'entreprise. C'est également un enjeu majeur de responsabilité pour les dirigeants : selon une étude CensusWid, ces derniers sont considérés, en cas d'erreurs dans le reporting financier, comme les principaux responsables par 80 % des investisseurs français, contre 21 % pour le DAF.

Un enjeu de sécurité

Les problématiques de cybersécurité figurent en tête des priorités des entreprises. Dans la hiérarchie des risques, ceux liés aux technologies sont devenus, en 2020, la crainte majeure des entreprises : selon le baromètre des risques d'Allianz [1], 40 % d'entre elles les ont placés en tête, alors que les cyber-risques n'apparaissaient qu'à la quinzième place en 2013.

Cette préoccupation s'inscrit dans un contexte où 65 % des entreprises françaises ont été victimes de cyberattaques en 2019, selon le Cesin [2] (Club des Experts de la Sécurité de l'Information et du Numérique).

Tout ce qui concourt à renforcer la résilience d'un système d'information, la piste d'audit en fait partie, participe à la réduction des risques, grâce, notamment, à la traçabilité des flux et des accès.

Un enjeu de productivité

En éliminant les processus manuels, la dématérialisation des factures accroît considérablement la productivité des équipes en charge de ces tâches.

La piste d'audit, qui oblige à tracer la totalité du cycle de vie des factures, y compris celles encore gérées sur papier, à documenter les contrôles et à les expliciter, met en lumière les gisements potentiels de dématérialisation : dans ce domaine, il y a toujours des progrès à faire pour les processus qui font de la résistance à la dématérialisation !

Un enjeu de réduction de coûts

Il n'est plus à démontrer que la dématérialisation réduit les coûts, en particulier pour le traitement des factures. Selon une étude publiée par Teknowlogy Group [3], le coût moyen d'un processus électronique est inférieur de 31,5 % à 49,7 % à son équivalent papier. De telles perspectives d'économies incitent à dématérialiser davantage et la piste d'audit, par la confiance qu'elle diffuse, accélère ce mouvement.

Un enjeu de d'agilité et de fluidité des processus

Dans la mesure où la piste d'audit est une démarche qui vise à mettre en place un processus continu et intégré, cela suppose d'analyser l'existant. La piste d'audit se traduit par la description, d'une façon claire et exhaustive, du cheminement de toutes les opérations (les flux d'informations, les flux de données, les flux financiers), avec les documentations associées (documents comptables et pièces justificatives) et leurs modes de contrôle.

On obtient ainsi une vision complète, de bout en bout : c'est une réelle opportunité pour remettre à plat les processus existants, de les rendre plus agiles et plus fluides. Donc de mieux les maîtriser. La dématérialisation permet également aux entreprises de répondre à quatre questions fondamentales :

4 questions à se poser pour savoir si nos processus sont conformes à la législation

Comment gérer l’hétérogénéité de format de mes factures ?

Les factures sont émises et reçues sous différents formats, depuis le classique papier jusqu'à l'EDI, en passant par le PDF signé ou d'autres formats structurés (E-FFF/UBL 2.0, XML…). Une solution de dématérialisation doit ainsi permettre d'industrialiser la collecte de tous les types de support et flux (papier, électronique...) et la concentrer vers un unique canal de traitement homogène : extraction automatique des données, imputations comptables et analytiques, circuit de validation…

Comment avoir une visibilité de bout en bout sur mes processus ?

Une solution de dématérialisation est capable de reconstituer la totalité d'un processus de facturation, dans un ordre chronologique : depuis l'émission d'une demande d'achat, jusqu'au traitement et au règlement de la facture, avec les justificatifs associés, afin de garantir que la facture corresponde parfaitement à la transaction qui a été réalisée.

Comment retrouver facilement un document ?

Dans la mesure où les solutions de dématérialisation créent une association parfaite des différents documents constituant le processus fournisseur (commande, réception, livraison, facturation, paiement), il est possible, en quelques clics, d'accéder à chacun d'entre eux, quel que soit l'endroit, quel que soit le moment, quel que soit l'appareil utilisé.

Il est ainsi aisé de retrouver, par exemple, un bon de livraison à partir d'un bon de commande, ou une facture à partir de la commande et de transmettre à un client, à un fournisseur ou à l'administration fiscale, tous les éléments relatifs à un même dossier ou à une même transaction.

Comment fiabiliser mes circuits de validation ?

Les offres de dématérialisation disponibles sur le marché s'enrichissent régulièrement. Les dernières avancées intègrent désormais les technologies d'Intelligence Artificielle, de Machine Learning et de Deep Learning, de RPA (Robotic Process Automation), de mobilité, de collaboration, de BPM (Business Process Management), d'archivage intelligent…

Embarquées en standard dans les versions les plus avancées des solutions de dématérialisation, ces briques technologiques autorisent l'automatisation quasi parfaite des circuits de traitement et de validation.

Les règles de contrôle embarquées garantissent une traçabilité totale de toutes les interventions (dates, valeurs modifiées, identifiants de la personne à l'origine des modifications…), et apportent, de fait, une totale sécurité aux processus, ainsi qu'une conformité totale au regard des exigences de l'administration fiscale.

Le prochain challenge consistera alors pour les organisations, à sélectionner la bonne solution de dématérialisation qui saura répondre parfaitement aux impératifs de conformité des organisations sans pour autant faire de compromis sur la performance, la simplicité de mise en œuvre et la richesse de la couverture fonctionnelle.

Quels critères privilégier ?

Les solutions les plus avancées sont en mesure d'atteindre un haut niveau de performance, pour automatiser 80 % des documents tout en facilitant le quotidien des décideurs : accès depuis n'importe quel appareil et lieu, paramétrage en quelques clics et extrême simplicité d'utilisation.

Enfin, troisième critère, et non des moindres, la couverture fonctionnelle devra être suffisamment riche pour offrir une dématérialisation complète des circuits achats et factures, depuis l'expression du besoin jusqu'au paiement de la facture et ainsi permettre une traçabilité et une visibilité aux utilisateurs tout au long du cycle fournisseur.

Dominique Duthey, Responsable Administratif et Financier revient sur la mise en place de son projet de dématérialisation de factures et les bénéfices associés.

Exemple - La DFCG en quelques mots ?

Notre association, créée en 1964, s’adresse à tous les professionnels des métiers de la finance en entreprise et plus précisément aux Directeurs ou Responsables Administratifs et Financiers mais également aux métiers du contrôle de gestion.

Elle compte près de 3 000 membres, répartis sur tous les secteurs économiques et géographiques, de la PME à des entreprises de plus grande importance.

La mission principale de notre association est prioritairement d’être un référent dans la communauté des métiers de la finance et de la gestion mais également, de permettre l’échange et le partage, en proposant de vrais outils de perfectionnement.

Pourquoi avoir choisi d’automatiser vos processus comptables ?

Le choix de dématérialiser les documents était nécessaire du fait d’une organisation très décentralisée. Cette volonté de transformation a été engagée afin d’éviter d’une part les risques de pertes de documents et d’autre part, de diminuer les retards dans les délais de paiement des factures fournisseurs.

L’automatisation dans la dématérialisation permet d’améliorer la satisfaction de nos fournisseurs tout en renforçant le contrôle interne, dans un souci de réduction et de fiabilisation de la charge de travail et du cycle de validation.

Plus spécifiquement, comment ces solutions de dématérialisation vous ont-elles permis de rendre vos processus plus conformes ?

Dès l’instant où notre processus de dématérialisation a été sécurisé, prioritairement par l’usage exclusif de l’outil, une amélioration de la visibilité de nos engagements a été constatée. La répartition des responsabilités des différents niveaux de validation a permis de soulager la structure dans son fonctionnement, mais également de mieux comprendre les différents circuits de validation par le renforcement du contrôle interne.

Enfin, en véritable outil de contrôle, il met à disposition un workflow complet du processus de dématérialisation des factures fournisseurs, depuis la prise de la commande, jusqu’au paiement de la facture.

Vous souhaitez aller plus loin et comprendre comment mettre en place la piste d'audit fiable dans votre organisation ? Découvrez notre webinar