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Alors que la réforme de la Facture Electronique approche à grands pas, les entreprises doivent d'ores et déjà anticiper le choix d'une plateforme de facturation électronique adaptée à leurs besoins. À défaut d'opter pour le portail public de facturation (PPF), les sociétés auront à leur disposition des alternatives performantes pour gérer leurs factures dans le respect des obligations légales.
Le portail public de facturation (PPF), c’est quoi ?
Le portail public de facturation (PPF) sera un dispositif déployé par l'État français dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique. Il s'appuiera sur la plateforme Chorus Pro, qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public depuis 2017.
À l'entrée en vigueur de la réforme, ce portail permettra aux organisations d'émettre et de recevoir des factures électroniques. Il devra accomplir trois missions principales.
L'émission de factures
L'émetteur pourra créer directement une facture au format électronique depuis le portail, puis en télécharger une version PDF. Seconde possibilité : le système d'information de l’émetteur pourrait communiquer avec le PPF pour le dépôt des factures dans les formats acceptés. De plus, le portail permettra de suivre le cycle de vie de chaque facture émise.
La réception des factures
Avec le portail public de facturation, l'entreprise pourra consulter et télécharger les factures reçues sur la plateforme, ou bien les intégrer directement dans le système d'information.
La transmission des données à l'administration
Enfin, le portail public de facturation permettra aux entreprises de transmettre à l’administration fiscale toutes les données obligatoires.
Le portail public de facturation et les autres acteurs de la facturation électronique
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l’administration fiscale introduira deux nouvelles procédures déclaratives qui nécessiteront de traiter des flux de données conséquents :
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L'e-invoicing, qui concerne les opérations d’achat et de vente de biens et services réalisées entre deux entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
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L’e-reporting, qui englobe les transactions B2B à l’international, les ventes aux clients particuliers (B2C) et les encaissements.
Afin d'éviter un engorgement technique et administratif, l'État a pris la décision de déléguer partiellement cette tâche à des acteurs privés : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui seront habilitées à transmettre les factures à leurs destinataires et les données de facturation et de transaction à l’administration. Immatriculées par l’État, elles joueront un rôle crucial d'intermédiaire entre les entreprises, l'administration fiscale et le portail public de facturation (PPF).
Les entreprises auront également la possibilité de passer par un opérateur de dématérialisation (OD), qui pourra proposer un service de dématérialisation, mais ne sera pas en mesure d'émettre directement des factures aux destinataires. Non immatriculé par l'administration fiscale, il n'aura qu'un rôle d'intermédiaire dans les processus de facturation électronique et devra s'appuyer sur une PDP ou sur le PPF.
Concrètement, les plateformes privées auront pour mission de transmettre les informations au portail public, qui centralisera toutes ces données et les transmettra au système d’information de la DGFiP. Les factures incluront toutes les informations obligatoires relatives aux fournisseurs et aux clients, qui feront l’objet de contrôles de la part de l’administration fiscale.
Les plateformes de dématérialisation partenaires : une alternative pour le passage à la facture électronique
Avant l'entrée en vigueur de la réforme, les entreprises auront l’obligation de choisir au moins une plateforme publique ou privée pour la réception de leurs factures électroniques. Dans ce contexte, les experts-comptables, ambassadeurs de la facture électronique, joueront un rôle crucial en accompagnant les entreprises dans cette transition, en leur apportant les conseils nécessaires pour se conformer aux nouvelles exigences légales.
Le portail public de facturation offrira un service minimum de transmission des factures et des données de transaction et de paiement. Toutefois, pour les entreprises qui produisent de grandes quantités de factures, il peut être judicieux de recourir aux services d'une plateforme de dématérialisation partenaire, qui présente de nombreux avantages.
Des flux de factures et des formats diversifiés
Une PDP sera capable d'émettre et de recevoir des factures en dehors du cadre de l’e-invoicing. L'envoi de factures vers des clients particuliers (B2C) ou non assujettis pourra également être possible.
En outre, une PDP pourra prendre en charge de nombreux formats de factures en entrée ou en sortie, tandis que le portail public se limitera aux trois formats socles : Factur-X, CII et UBL.
Des contrôles adaptés aux besoins de l'entreprise
Une plateforme de dématérialisation partenaire pourrait proposer d’effectuer des contrôles de conformité spécifiques pour la validation des factures. Le PPF, quant à lui, appliquera des contrôles standardisés, identiques pour tous les utilisateurs.
Une PDP pourrait aussi proposer d’autres fonctionnalités de contrôle, permettant par exemple de prédire l’insolvabilité d’un tiers ou de détecter une usurpation d’identité.
Un e-reporting simplifié
Les plateformes de dématérialisation partenaires proposeront des fonctionnalités très utiles pour les factures B2B internationales ou B2C qui permettront la construction du e-reporting : extraction des données, mise au format de la réforme, contrôle de conformité, transmission à l’administration en fonction du régime de chaque assujetti… À l'inverse, le portail public imposera des modalités uniques de transmission des données et des factures.
Un archivage parfaitement conforme
Le portail public de facturation permettra de conserver les factures pendant 10 ans. Mais les PDP auront aussi la possibilité de proposer une fonctionnalité d’archivage légal, qui pourra d’ailleurs prendre en charge les factures internationales, dans le respect de la réglementation.
De nombreux services supplémentaires
De manière générale, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pourront apporter de nombreux services complémentaires aux entreprises, comme l'intégration native avec leurs outils métier : logiciel comptable, logiciel de supply chain, etc.
Au-delà des factures, les organisations auront donc la possibilité de gérer les échanges de devis, de bons de commandes, de bons de livraisons et les accusés de réception depuis leur plateforme.
Les PDP pourront aussi proposer des fonctionnalités d'affacturage par un tiers, le rapprochement des factures avec les bons de commande ou encore la création de modules statistiques et de tableaux de bord.
Plus flexibles et plus performantes, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) constitueront une excellente alternative au PPF. L'occasion de mettre en place la facturation électronique dans l'entreprise et de répondre aux obligations réglementaires, mais aussi de gagner en efficacité en digitalisant l'ensemble du processus P2P.
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