L'optimisation du processus d’achat est un enjeu majeur pour les entreprises, qui sont constamment à la recherche de nouveaux leviers de croissance et de productivité. Dans ce contexte, l'automatisation du Purchase to Pay s'impose comme une solution idéale pour simplifier, fluidifier et accélérer les différentes étapes du cycle d'achat.
Définition du Purchase to Pay
Le Purchase to Pay [P2P], aussi appelé Procure to Pay, englobe les différentes étapes du processus d'achat d'une entreprise, à savoir :
- La recherche de produits ou services : après avoir identifié un besoin ou une problématique, l’entreprise recherche les solutions possibles.
- La demande d’achat : la société émet un besoin, met en place un workflow de validation de la demande, puis sélectionne son fournisseur.
- L'approvisionnement : l'entreprise adresse un bon de commande au fournisseur, reçoit une confirmation, puis réceptionne les produits ou services commandés.
- La facturation : la société reçoit la facture fournisseur et effectue différentes opérations comme l'enregistrement et le rapprochement.
- Le paiement : l'entreprise règle le fournisseur dans les délais.
Bon à savoir :
Le Purchase to Pay doit être distingué du Source to Pay, qui ajoute une dimension supplémentaire au processus : le sourcing. Ainsi, le Source to Pay consiste à optimiser les ressources disponibles, mais aussi à évaluer les relations fournisseurs et l'exécution des contrats.
Quels sont les enjeux du Procure to Pay ?
L'optimisation du processus Procure to Pay permet de répondre à quatre grands enjeux.
La qualité
Ici, la qualité désigne la capacité de l'entreprise à recevoir des livraisons conformes à ses commandes, à régler ses factures fournisseurs dans les temps ou encore à éviter toute erreur sur les documents comptables liés aux achats. La digitalisation des achats joue un rôle clé en permettant une meilleure traçabilité et une automatisation des processus, réduisant ainsi les risques d'erreurs et améliorant l'efficacité globale.
Les délais
La diminution des délais est une priorité pour l'entreprise comme pour son fournisseur, l'un désirant être livré au plus vite, l'autre souhaitant être payé dans les temps.
La conformité
Les documents générés ou reçus par la société tout au long du processus d'achat sont soumis à des règles strictes. Un P2P efficace doit donc veiller à la conformité de ces pièces comptables et de leur traitement.
Les coûts
Des catalogues électroniques aux envois dématérialisés, en passant par l’enregistrement automatique des factures, de nombreuses tâches liées au processus d'achat peuvent désormais être automatisées pour gagner en productivité et réduire les coûts.
Vers l'automatisation du Purchase to Pay
Nous l'avons vu, le Purchase to Pay permet d’optimiser la distribution des ressources, d'améliorer la qualité des produits et services, de renforcer les relations avec les fournisseurs, mais aussi de réduire le temps nécessaire à chaque étape du processus d'achat.
Mais l'automatisation de la comptabilité et la dématérialisation permettent d'aller encore plus loin dans cette démarche de rationalisation, en simplifiant différentes étapes du process. Par exemple : le choix du fournisseur, la validation des factures et des bons de commande, le paiement des factures, l'évaluation de la relation fournisseur…
En tirant parti de la data et de l'intelligence artificielle, l'entreprise peut donc se décharger d'un certain nombre de tâches manuelles, répétitives et chronophages. Le processus Procure to Pay devient donc plus fluide et plus efficace, tandis que les ressources humaines peuvent se concentrer sur d'autres missions.
Quels sont les avantages de l’automatisation du Procure to Pay ?
Les solutions d'automatisation du P2P, comme les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, sont de formidables leviers de performance. En effet, ils permettent d'optimiser le processus d'achat dans sa globalité, d'apporter plus de visibilité et de contrôle, de faire monter les équipes en compétence, tout en fluidifiant la communication entre les différentes parties prenantes.
Un processus P2P plus efficace
L’automatisation du processus Purchase to Pay permet de diminuer les coûts liés à la main-d’œuvre, les délais de traitement, mais aussi les erreurs et les risques. Elle a donc un impact non négligeable sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
Du service des achats à la comptabilité fournisseurs, la société acquiert un contrôle total sur le processus, lui permettant de faire des économies, mais aussi de gagner un temps précieux. De plus, un Procure to Pay performant facilite la tâche des fournisseurs, ce qui ne fait que renforcer la relation avec ces partenaires.
Un meilleur contrôle des dépenses
Avec une solution de gestion des factures fournisseurs dématérialisée, l'entreprise dispose de nombreux moyens de contrôle et de validation, lui offrant une meilleure visibilité sur sa trésorerie. À chaque étape, des données sont collectées, stockées et traitées pour veiller au bon déroulement du processus P2P, mais aussi pour ajuster au fur et à mesure la stratégie d'achat de la société.
Des équipes plus productives et compétentes
Déchargés des tâches administratives les plus chronophages, les collaborateurs peuvent consacrer leur temps à des missions stratégiques, comme la réalisation d'une veille dans leur domaine de prédilection. Ils peuvent également se former à des pratiques innovantes et ainsi développer de nouvelles expertises, avec un impact direct sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
En outre, l'automatisation du Purchase to Pay permet à la direction des achats de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme le sourcing, l'innovation ou le développement de sa stratégie.
Une communication simplifiée entre les différents interlocuteurs
Avec une solution Procure to Pay dématérialisée, l'entreprise, les fournisseurs et les autres parties prenantes sont connectés à une plateforme commune. De quoi fluidifier la communication et simplifier les différentes opérations : validation des commandes, envoi et réception des factures, mise en paiement, etc.
De plus, ces logiciels hébergés sur le cloud ont l’avantage d'être utilisables à tout moment et depuis n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'une tablette. Toutes les opérations sont centralisées à un seul et même endroit, pour une parfaite maîtrise des flux financiers et administratifs.
La dématérialisation et l'automatisation du processus Purchase to Pay sont donc des leviers efficaces pour diminuer les coûts, pour gagner en efficacité, mais aussi pour accélérer la montée en compétence des collaborateurs. D'où l'intérêt d'adopter un logiciel de traitement des factures fournisseurs.
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