Quand on parle de fraude documentaire, on pense souvent à la fraude sociale ou encore à l'usurpation d'identité dont sont victimes les particuliers. Chaque année l'une cause des pertes astronomiques à l'Etat et l'autre engendre plus d'une dizaine de milliers de victimes au niveau nationale. Les entreprises ont également droit à ce type de pratiques, le plus souvent celles-ci sont victimes d’usurpation d’identité, de création de fausses pièces comptables ou encore de fabrication de documents contrefaits (relevés bancaires, faux numéros de comptes, feuilles de paie, factures...).
Malgré les risques encourus - près de 12 % des entreprises françaises ont subi en général plus d’1 million de dollars de pertes dues à la fraude - et les piles de dossier qui ne cessent de s'accumuler sur les bureaux des agents de la répression des fraudes, une récente étude de PwC (2020) confirme que seule la moitié des entreprises interrogées déclare avoir mené une évaluation globale du risque en matière de fraude documentaire au cours des deux dernières années. Dans cet article, nous aborderons les risques encourus par les entreprises et nous ferons état de leurs impacts concrets.
Les risques financiers
En cas de fraude, c’est la trésorerie qui est la première impactée. La facture que l’on croyait acquittée et dont le règlement s’est perdu sur les rivages d’un pays exotique va devoir être payée à nouveau, cette fois-ci au vrai fournisseur. Une procédure de traitement des factures fournisseurs rigoureuse peut permettre de prévenir ce type de situation en sécurisant chaque étape du processus. Le virement urgent destiné à une transaction qui doit rester confidentielle, exigé par quelqu’un qui se fait passer pour un très convaincant PDG auprès d’un collaborateur naïf, peut littéralement vider les caisses d’une entreprise du jour au lendemain. C’est le résultat d’exploitation qui est affecté autant par les pertes constatées que par les provisions pour créances douteuses. Une fois qu’elles sont constatées au niveau comptable, il en résulte une perte de capacité d’autofinancement, une dégradation du résultat net, voire, des tensions avec l’actionnariat.
Le vol de données
On sait qu’aujourd’hui la valeur de beaucoup d’entreprises se compose en grande partie de capital immatériel. La plus grande richesse d'organisme comme les entreprises commerciales, par exemple, est constituée par son fichier client et par la nature de ses accords commerciaux ou de ses partenariats. Lors d'une brêche dans le système de sécurité, on voit tout de suite la gravité de la menace, celles-ci peut agir à deux niveaux :
- La non-accessibilité aux données et informations, qui bloquera l’activité commerciale, logistique et industrielle de l’entreprise.
- L’usage malveillant des données, qui pourra porter un préjudice juridique important à l’entreprise et sérieusement écorner sa réputation.
Au-delà de ces deux impacts, que l’on peut précisément mesurer, nous pouvons en citer deux autres, moins précisément quantifiables mais tout aussi nuisibles pour l’entreprise et ses collaborateurs.
Impact RH et psychologique
Quel que soit le montant et le mode opératoire, personne ne sort indemne d’une fraude, surtout si elle émane de l’interne ! Une fois qu'elle est révélée, elle entraîne toujours un choc psychologique dans l'entreprise, que ce soit pour le service touché ou pour l'ensemble des collaborateurs qui peuvent se sentir trahis par un collègue qu’ils fréquentaient depuis longtemps, mais également pour les managers du fraudeur qui s’interrogent : comment n'ont-ils pas remarqué d'anomalie ? Ont-ils assez scrupuleusement veillé au respect des procédures ? Les contrôles ayant pour but l'identification de de toutes erreurs ont-ils été fait ? Finalement, l’ancienneté au travail est-elle un facteur de confiance ou, au contraire, de défiance ?
Mais il ne faut pas mésestimer l’impact de la fraude sur celui ou celle qui s’est fait abuser par l’escroc. Il lui aura parlé au téléphone, il aura échangé des mails avec lui et, implicitement, son éventuelle complicité sera évoquée, même s’il n’en est rien. Il se sentira trahi au même titre que les employés de l'entreprise. C'est pourquoi le contrôle des factures fournisseurs devient essentiel pour détecter rapidement les tentatives de fraude et sécuriser les échanges.
On mettra en doute ses capacités professionnelles, de même que son discernement et la confiance de cette « victime collatérale » sera difficile à retrouver.
Impact sur la réputation
Ce dernier élément étant une conséquence de ceux qui précèdent. Tout comme une bonne gestion du « syndrome post-traumatique » à une fraude subie par un ou des collaborateurs, il est nécessaire de bien savoir gérer ce type d’incident au niveau de l’entreprise. Subir une fraude a un impact sur la réputation de l’entreprise et la qualité de sa prestation, sa communication devra donc en être totalement maîtrisée :
- auprès de ses principaux partenaires commerciaux que sont les fournisseurs et les clients. Les premiers peuvent remettre en cause leurs encours autorisés et les seconds se mettre à envisager de changer de prestataire car ils ont, par exemple, peur pour leurs données.
- auprès de ses financiers (banquiers, business angels ou capital-risqueurs) et/ou de ses actionnaires qui peuvent s’inquiéter du manque de professionnalisme des managers et l’entreprise toute entière peut s’en trouver discréditée.
Même si ce dernier point ne concerne que certains types d’entreprises (les plus grosses ou les startups très financées), le sujet global de la réputation les concerne toutes, y compris les TPE.
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