La dématérialisation des factures en entreprise

Anticiper les changements règlementaires impulsés par les pouvoirs publics, réduire les coûts, accélérer le processus de traitement, fiabiliser les données, maîtriser les risques, dégager du temps à consacrer à des tâches plus profitables… Les arguments en faveur de la dématérialisation des factures, ne manquent pas.

Nombre de responsables administratifs et financiers sont d’ailleurs convaincus que la facturation électronique est à la fois l’avenir et leur intérêt. Mais au moment de franchir le pas, quelque chose les arrête encore : la crainte de se lancer dans un projet dont la gestion, pensent-ils, sera longue, difficile, coûteuse, risquée et déstabilisante. Vraiment ?

Les étapes d'un projet de dématérialisation en entreprise

Déterminante et obligatoire pour la réussite du projet de dématérialisation, la première étape consiste à mettre à plat la situation présente avec tous les acteurs concernés (DAF, comptabilité, achats…). Quel est le circuit actuel des factures ? Qui intervient, à quel moment, à quelle fin ? Quelles sont les obligations en terme de contrôle et de validation ? Quels sont les points de friction et les problèmes récurrents ?

Bien décrire ce processus, puis identifier ce qui doit être conservé et ce qui doit être amélioré, ne prend pas nécessairement beaucoup de temps, mais permet d’en gagner énormément par la suite car on saura précisément ce que l’on souhaite trouver dans le nouvel outil. En procédant ainsi, avec rigueur et méthode, la solution Yooz peut être mise en œuvre en quelques semaines, voire quelques jours, même dans des entreprises à l’organisation complexe.

Les logiciels de dématérialisation des factures en entreprise

Les logiciels d’entreprise ne parviennent pas à se défaire de l’image de complexité qui leur colle à la peau depuis plus de 30 ans. Pourtant, les technologies ont bien changé et l’on peut désormais s’épargner nombre de difficultés en adoptant pour dématérialiser et traiter ses factures une solution intégrée unique, moderne, ouverte et fondée sur des technologies standard.

Le paramétrage est simplifié tout comme l’intégration avec les autres outils de l’entreprise (logiciel comptable, ERP…). Grâce au modèle SaaS, dans le cloud, il est en outre inutile de maintenir des compétences en interne pour assurer la maintenance et le support de l’application. Sitôt paramétrée, sitôt déployée et opérationnelle !

Evaluer les gains du passage à la dématérialisation des factures

Certes, mettre en œuvre un nouveau processus constitue un investissement. Mais laisser le système actuel en l'état revient à se poser plusieurs questions; à combien revient le traitement manuel des factures ? Quel temps passe les collaborateurs, en stockage, en retards, litiges et réclamations… ? Evaluer le coût total et véritable du traitement manuel des factures remet celui du projet de dématérialisation en perspective.

Surtout avec les modèles SaaS qui permettent de payer à l’usage et donc de suivre exactement l’évolution des volumes. En relation directe avec la productivité de l'entreprise, force est de constater que la dématérialisation impacte le cycle de traitement de factures de manière significative le en le divisant par 3, 4 ou 5.

Les risques encourus par les entreprises qui ne dématérialisent pas leurs factures

Autre préjugé tenace :adopter une solution de dématérialisation serait risqué. Pourtant, c’est bien le traitement manuel des factures sous format papier qui fait peser une véritable épée de Damoclès sur l’entreprise. Du fait des erreurs de saisie, des éventuelles pertes de documents ou de la difficulté à contrôler les informations, l’entreprise est à la merci d’irrégularités juridiques et fiscales, et de fraudes, aggravées par le fait qu’il est difficile de les détecter et d’y remédier.

Grâce à la dématérialisation, elle dispose de données de bonne qualité, sans lacunes ni doublons, d’une traçabilité complète de la commande au paiement, et de la possibilité de mettre en place des alertes en cas d’anomalie ou d’opérations sensibles (transaction dépassant un certain seuil ou changement de domiciliation bancaire d’un fournisseur, par exemple).  L’intelligence artificielle renforce encore ces capacités.

Ainsi l'entreprise peut s'assurer des factures conformes et légales. Un avantage de dématérialisation des documents non négligeable quand les sanctions pénales pour des erreurs de facturation peuvent une amende à hauteur de 50 % des sommes facturées, ou encore une remise en considération de la taxe sur valeur ajoutée (TVA).

Les collaborateurs : les premiers impactés dans l'entreprise

Pourquoi changer ce qui fonctionne ? Après tout, les collaborateurs ne s’en sortent pas si mal avec les factures papier. L’habitude les rend efficaces et introduire un nouveau processus risquerait de mettre durablement le service sens dessus dessous. Mais il suffit d’associer les utilisateurs finaux aux premiers travaux sur la dématérialisation, voire de leur faire tester les solutions envisagées, pour constater qu’ils ne ferraillent avec le changement que lorsqu’ils n’y trouvent pas leur compte.

Alors pourquoi dématérialiser les factures ? Pour naviguer sur une interface moderne et intuitive ? Disposer d’un tableau de bord qui permet de toujours savoir où on en est ? Automatiser les tâches rébarbatives ? Retrouver facilement et immédiatement un document ou des informations archivés il y a plusieurs mois ? Accéder à son environnement en mobilité ou en télétravail ? Anticiper sa mise en conformité avec la loi ?

Face à tous ces avantages, les réfractaires ne le restent pas longtemps, et la rapidité de la prise en main n’a d’égale que celle des premiers bénéfices. Vous souhaitez aller plus loin sur la dématérialisation des factures en entreprise ? La solution Yooz combine le plus haut niveau d’automatisation de traitement à une simplicité de démarrage et d’utilisation inégalée, pour aider ses clients à rendre leurs processus plus productifs et sûrs de la demande d’achat jusqu’au paiement.

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Yooz : la solution pour la dématérialisation des factures en entreprise

Yooz se distingue par son engagement à révolutionner la gestion financière des entreprises grâce à sa solution de dématérialisation des factures. Avec une automatisation des factures, Yooz offre une efficacité inégalée. Son approche intégrée simplifie le processus P2P, de la demande d'achat au paiement, réduisant ainsi les délais et les coûts. Avec plus de 5000 clients satisfaits et une croissance annuelle de plus de 40%, Yooz s'impose comme un leader mondial dans le domaine. Son intégration transparente avec plus de 250 connecteurs natifs garantit une mise en œuvre rapide et efficace dans plus de 44 pays. En investissant 25% de son revenu annuel en recherche et développement, Yooz continue d'innover et de fournir des solutions de pointe pour répondre aux besoins changeants des entreprises. En choisissant Yooz, vous faites le choix de l'excellence dans la gestion financière de votre entreprise.