C’est officiel : les entreprises françaises devront bientôt recevoir et émettre des factures électroniques. Quels que soient leur secteur d’activité et leur taille, les organisations doivent donc démarrer leur transition dès à présent.
La dématérialisation des factures représente une étape incontournable dans la modernisation des procédures administratives des entreprises françaises. Cette transition vers les factures électroniques s'inscrit dans une démarche nationale visant à simplifier et à optimiser les échanges commerciaux. En abandonnant le format papier au profit de solutions numériques, les entreprises peuvent réaliser des gains significatifs en termes d'efficacité opérationnelle.
Qu'est-ce que la facturation électronique ? La facturation électronique offre une gestion plus rapide et précise des documents financiers, simplifiant ainsi le suivi des transactions et facilitant la conformité aux réglementations en vigueur. En adoptant cette technologie, les organisations peuvent également améliorer la traçabilité des échanges commerciaux, renforcer la sécurité des données et réduire les risques liés aux erreurs manuelles.
L’obligation de facturation électronique approche à grands pas
Alors que son déploiement était initialement prévu entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, la réforme de la facturation électronique a été reportée pour permettre aux entreprises d’effectuer le passage vers la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles.
Ainsi, la loi de finance ayant été votée le 29 décembre 2023 entérine ce calendrier selon l’article 91 :
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L'obligation d’émettre des factures au format électronique et le e-reporting entreront en vigueur au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
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L’obligation de réception des factures électroniques, quant à elle, s’appliquera dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
À noter
Le calendrier de la généralisation de la facturation électronique est encore susceptible d’être modifié par décret, avec un report de 3 mois au maximum.
Malgré son report, la réforme de la facture électronique approche à grands pas. Il est donc urgent pour les entreprises d’anticiper la nouvelle réglementation. Or, pour simplifier les procédures administratives, la dématérialisation des factures est une étape incontournable.
La dématérialisation des factures : un premier pas vers la conformité réglementaire
Le processus de facturation classique repose sur une série d’échanges de documents au format papier. La dématérialisation vise justement à les remplacer par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques.
Ici, on distingue deux cas de figure :
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Les documents qui existent déjà sous forme électronique, qu’il s’agisse de fichiers structurés (EDI, CSV, XML, etc.) ou de fichiers non structurés (PDF).
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Les documents papier qui doivent être numérisés à l’aide de différents dispositifs : scan, reconnaissance optique de caractère (OCR), lecture automatique de document (LAD)…
Quoi qu’il en soit, la dématérialisation des factures constitue un prérequis indispensable pour passer le cap de la facturation électronique. C’est pourquoi il s’agit bien souvent de la première étape vers la mise en conformité. Mais c’est aussi un outil précieux pour simplifier les procédures administratives liées à la gestion des factures.
Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises
Au-delà de leur mise en conformité, la dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux intérêts pour les entreprises.
Une productivité décuplée avec la dématérialisation des factures
Saisir, valider, enregistrer, payer, archiver… La gestion des factures est une véritable course contre la montre pour le service comptable, qui doit effectuer toutes ces tâches dans les meilleurs délais.
Pourtant, ces opérations répétitives ont une valeur limitée, compte tenu du temps qui leur est alloué. La dématérialisation des factures permet justement d'automatiser la plupart de ces tâches, et ainsi de raccourcir le processus de facturation.
Ainsi, l’entreprise gagne en productivité et ses collaborateurs peuvent se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Sans oublier la diminution du risque d’erreur humaine, qui nuit à l’efficacité de la société, en particulier lors de la saisie de données.
Des coûts maîtrisés
De la saisie à l'archivage, en passant par le paiement et la validation, la dématérialisation des processus liés aux factures fournisseurs contribue également à la rationalisation des coûts.
En effet, les factures papier engendrent des coûts non négligeables : achat de papier, impression des documents, affranchissement pour les envois postaux, stockage…
D’après la DGFiP, une facture papier coûte plus de 10 euros en moyenne, tandis qu’une facture électronique est moins chère qu’un timbre-poste.
L’addition peut donc être salée pour l'entreprise, surtout si le volume de factures à traiter est conséquent. Vous l’aurez compris, la mise en place de la facture électronique est un levier efficace pour faire des économies.
Des délais d’envoi et de paiement réduits avec la facture électronique
Les factures papier doivent être envoyées par voie postale, ce qui ralentit leur acheminement, tout en rallongeant les délais de paiement. C’est là un autre atout de la digitalisation, qui permet d’envoyer les factures de façon instantanée et de fluidifier les échanges entre client et fournisseur.
Simple et efficace, la facture dématérialisée ou facture électronique est donc le meilleur remède contre les retards de paiement, d’autant plus qu’elle fait disparaître les erreurs de saisie et de comptabilisation.
Des factures simples à archiver
La vie d’une facture ne prend pas fin au moment de son règlement : elle doit être archivée dans le respect de la réglementation, qui impose une durée de conservation de 10 ans pour ce type de document.
Avec une solution de dématérialisation des factures, les pièces comptables peuvent être stockées dans un espace 100 % sécurisé et simple d’utilisation. Chaque facture peut être conservée précieusement, mais aussi consultée en quelques clics.
Nous sommes bien loin des armoires et des classeurs remplis à ras bord de factures papier, dont l’archivage requiert des ressources matérielles coûteuses et une organisation millimétrée.
Qui plus est, les factures dématérialisées peuvent être retrouvées très facilement à la demande d’un utilisateur ou notamment dans le cadre d’un audit. Grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents) les documents sont indexés, triés et classés dans un coffre-fort numérique inviolable.
Une traçabilité supérieure
Une solution de dématérialisation des factures est en mesure de reconnaître automatiquement les informations que contiennent les documents, puis de les intégrer dans le système d’information de l’entreprise.
De quoi améliorer sensiblement la traçabilité des opérations, grâce notamment à certaines technologies comme la reconnaissance de caractères ou la lecture automatique de documents.
De meilleures relations fournisseurs avec la facture électronique
La digitalisation des factures ouvre la voie à une relation fournisseurs plus transparente et fluide, car l’envoi des factures et les autres échanges sont instantanés.
Pour aller plus loin, une plateforme collaborative par exemple permettra aux parties prenantes de consulter leurs documents à tout moment. En assurant une traçabilité précise des échanges, la coordination entre ces différentes parties devient plus fluide et efficace.
En parallèle, cette démarche de dématérialisation contribue à rendre plus efficaces les opérations liées au contrôle et au règlement des factures. Les délais de paiement sont ainsi respectés, et les erreurs de règlement disparaissent, instaurant un climat de confiance avec les fournisseurs.
Les étapes suivantes
La dématérialisation est un excellent début, mais ce n’est que la première étape pour anticiper sereinement la généralisation de la facture électronique.
Garantir la valeur légale des factures dématérialisées
Pour satisfaire aux contrôles de l'administration fiscale ou utiliser les factures comme éléments de preuve, les entreprises ont l'obligation de garantir durablement l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de leurs factures.
Ainsi, plusieurs moyens sont disponibles pour garantir la valeur légale des factures dématérialisées : la piste d’audit fiable, la signature électronique et l'échange de données informatisé.
La piste d’audit fiable (PAF)
Garantir la traçabilité du processus de facturation depuis son origine et dans l’ordre chronologique : tel est l’objectif principal de la piste d’audit fiable.
La PAF sert également à démontrer :
- Que les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures sont réunies.
- Qu’il existe bien un lien entre les factures émises et la livraison des biens ou des prestations de service facturés.
Mais, au-delà de la mise en conformité des factures, la PAF répond à l’enjeu majeur que constitue la lutte contre la fraude, en limitant autant que possible le risque de création de fausses factures électroniques.
La signature électronique
Encadrée juridiquement par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est réputée aussi fiable qu’une signature papier. Elle permet de prouver à un tiers qu’un document a été approuvé par une personne identifiée et qu’aucune modification n’y a été apportée.
Dans le cas d’un fichier non structuré ou mixte (comme une facture PDF), la signature électronique garantit l’identité du signataire, l’intégrité du document, ainsi que la non-répudiation du document signé par le signataire. Autrement dit, l'authenticité de la facture est incontestable.
L’échange de données informatisé
L’échange de données informatisé (EDI) permet d’échanger directement, d’ordinateur à ordinateur, des documents normalisés, qu’il s’agisse d’un bon de commande, d’une facture, d’un avis d’expédition…
Ainsi, l'entreprise est en mesure d’assurer la traçabilité des données échangées avec ses clients, fournisseurs et autres partenaires.
L’archivage légal à valeur probante
Enfin, notons que le système d’archivage doit lui aussi garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de chaque facture… Et ce tout au long de la durée légale de conservation de 10 ans.
Choisir une plateforme de dématérialisation pour la facturation électronique
Suite à la réforme de la facturation électronique en France, les entreprises ne s'échangeront plus directement les factures. En effet, ces dernières devront transiter par une plateforme de dématérialisation.
Or, le choix de la plateforme mérite également d'être anticipé. Pour cela, l’organisation doit effectuer un état des lieux complet de tous ses flux de facturation, tester différents outils et réaliser des expérimentations…
Mais aussi accompagner le changement en sensibilisant et en formant ses collaborateurs aux nouvelles procédures qui seront déployées. À ce titre, les entreprises devront faire leur choix parmi deux types de solutions.
Le portail public de facturation (PPF)
Basé sur la plateforme Chorus Pro, obligatoire depuis 2017 pour les fournisseurs du secteur public, le portail public de facturation permettra aux entreprises de déposer et de transmettre leurs factures à leurs clients entreprises. La DGFiP s’en servira également pour extraire les informations dont elle a besoin.
Au cœur de la réforme, le PPF sera le réceptacle de toutes les données liées aux échanges de factures et fera office de lien avec l'administration fiscale. Entièrement gratuit, il se limitera toutefois aux fonctionnalités essentielles et permettra uniquement l’émission de factures vers des assujettis établis en France.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
Les PDP seront des acteurs privés immatriculés par l’État, qui recevront une mission de gestion des factures électroniques. Ils joueront le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et le portail public de facturation.
Ainsi, les plateformes de dématérialisation partenaires prendront en charge les deux nouvelles procédures déclaratives prévues par la réforme :
- L'e-invoicing pour les opérations entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
- L’e-reporting pour les transactions B2B à l’international, les ventes aux particuliers (B2C) et les encaissements.
Mais, outre ces fonctionnalités obligatoires, les PDP seront libres de proposer des services supplémentaires afin de simplifier les procédures administratives liées à la dématérialisation des factures, tout en simplifiant l’intégration technique de la facturation électronique.
Par exemple, les plateformes partenaires pourront supporter des formats de factures qui ne font pas partie du socle de la réforme (à savoir : Factur-X, UBL et CII). Elles pourront aussi gérer la facturation hors du périmètre de l’e-invoicing, proposer des outils collaboratifs, fournir des statistiques et des tableaux de bord, générer des écritures comptables…
À noter :
Le terme « opérateur de dématérialisation » ou OD désigne tous les acteurs qui proposeront un service de facturation électronique sans être immatriculés par l’administration fiscale.
Ainsi, les OD pourront accompagner les entreprises dans la gestion de leur facturation électronique. Toutefois, ils ne seront pas autorisés à les envoyer directement vers les plateformes des destinataires. Les OD s’utilisent donc en combiné soit d’une plateforme de dématérialisation partenaire ou du portail public de facturation.
Étendre la digitalisation au processus purchase-to-pay (P2P) dans son ensemble pour la facture électronique
Au-delà de la facturation, les entreprises ont tout intérêt à tendre vers une digitalisation globale de leur processus procure-to-pay (aussi appelé purchase-to-pay).
Il est en effet possible d’accélérer, voire d’automatiser, de nombreuses tâches inhérentes au P2P : création des demandes d'achat, gestion des bons de commande, réception des marchandises, mise à jour des comptes fournisseurs…
Ainsi, les workflows sont automatisés tout au long du processus d'achat, les demandes sont effectuées et approuvées plus rapidement, le choix des fournisseurs est simplifié et les bons de commande sont créés et envoyés sans effort.
Cette optimisation des processus s'accompagne d'un suivi en temps réel de la supply chain, offrant une visibilité totale sur le purchase-to-pay. Par exemple, il est possible de détecter facilement les éventuels retards de paiement et de consulter à tout moment l'état de validation d'une facture électronique.
À l’instar de la dématérialisation des factures, l’automatisation du P2P est aussi un véritable gain de temps et d’argent, puisqu’elle aide à éliminer certaines tâches chronophages et à diminuer les coûts de traitement.
Enfin, elle permet de collecter de grandes quantités de données. Une fois triées et analysées, ces précieuses informations constituent un véritable outil d’aide à la décision pour l’entreprise, qui peut par exemple optimiser son budget ou sa trésorerie.
Bien qu’elle soit indispensable pour préparer le passage à la facturation électronique, la dématérialisation des factures n’est qu’une première étape sur le chemin de la digitalisation. En effet, le choix d’une plateforme répondant aux exigences de la réforme est primordial.
