Depuis la Covid 19 et l’apparition de nouveaux besoins dus à l’essor du télétravail, la transformation numérique et la digitalisation des processus sont devenues plus que jamais des priorités pour les entreprises et notamment pour les services financiers et comptables.
Au sein de ces services, parmi les nouvelles technologies à adopter, la signature électronique a su montrer ses avantages et ses apports, d'autant plus dans le cadre de la facturation électronique.
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi la signature électronique est devenue incontournable, mais aussi pourquoi elle doit s’accompagner d’un logiciel de dématérialisation des factures.
La signature électronique, un élément phare de la facturation électronique :
Cela est maintenant acté, le passage à la facture électronique devient obligatoire en France. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures à destination de la sphère publique sous format électronique.
Cette démarche est approfondie avec l’ordonnance du 15 septembre 2021, introduisant l’obligation de la facturation électronique entre les entreprises assujetties à la TVA et qui sont établies en France. Cette ordonnance précise qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et comportant un socle minimum de données sous une forme structurée, la différentiant ainsi des factures papiers ou des factures PDF ordinaires. La facture électronique doit être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qui peut aussi bien être le portail public de Facturation qu’une plateforme privée (plateforme de dématérialisation partenaire, appelée PDP).
Pour être conforme, une facture électronique doit répondre à trois critères :
- La lisibilité : compréhension et lecture facile pour tous.
- L’intégrité des données : possibilité de garantir son contenu et de justification que ce dernier n’a pas été modifié.
- L’authenticité de son origine : possibilité d’authentification et d’identification de l’émetteur des données avec certitude.
La signature électronique permet de garantir l'intégrité de la facture dans le temps. Ainsi, cette technologie permettra aux organisations de s’assurer une conformité à la nouvelle obligation de facturation électronique. Il est donc temps de s’y intéresser ! Quoi de mieux que de comprendre ce qu’elle a à apporter pour sauter le pas et commencer sa transition sereinement ?
Gain de temps et de simplicité :
Le premier avantage auquel on pense est le gain de temps. En effet, alors que la signature manuscrite d’une facture peut prendre des heures, voire des jours surtout quand plusieurs parties sont impliquées, l’utilisation de cet outil réduit le processus à quelques clics. Pas d’impression de documents, pas de scan nécessaire. Quelle que soit la localisation des différentes parties prenantes et quel que soit le canal qu’elles choisissent d’utiliser pour signer (tablette, smartphone, ordinateur…), la signature électronique peut être apposée en temps réel.
Par ailleurs, grâce à l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures, les gains de simplicité et de temps peuvent augmenter de façon exponentielle. En effet, il ne s’agira pas de se limiter uniquement à signer le document, mais d’être en capacité d’échanger en temps réel avec les différentes parties prenantes, d’envoyer la facture en un clic aux différents valideurs, de bloquer la facture ou encore à la renvoyer à l’étape précédente si certaines données sont erronées ou manquantes. Et cela au sein d’un même logiciel.
Ce type de logiciels peut par ailleurs saisir les données de façon automatique grâce notamment à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction), combinant IA et Machine Learning, une technologie plus puissante qu'un OCR standard. Ainsi, son utilisation va bien au-delà de la simplification du processus de signature. Il propose de supprimer toutes les tâches chronophages ne nécessitant pas une intervention humaine. Le circuit de validation des factures est fluide, simple et la facture suit les étapes du workflow définit par les entreprises. Les délais de chaque étape du processus du traitement des factures sont drastiquement réduits, ce qui évite notamment les retards de paiement.
Cette possibilité de gestion des factures de façon dématérialisée est cruciale pour les entreprises et leurs services financiers et comptables, particulièrement dans le contexte de télétravail et de recherche de flexibilité.
Gain financier :
En utilisant la signature électronique, les factures n’ont plus besoin d’être imprimées. Les coûts d’impression sont alors éradiqués. Les déplacements de collaborateurs associés et les frais postaux pour faire signer d’autres parties impliquées, dans le cas où elles sont à distance, sont aussi éliminés.
Les entreprises faisant le choix de s’équiper d’un logiciel de dématérialisation des factures, peuvent stocker les documents signés électroniquement sur le Cloud associé. Ainsi, les frais de stockage physiques dus aux factures papiers sont supprimés, et les documents sont accessibles de n’importe où, n’importe quand et de n’importe quel appareil. La seule exigence ? Avoir une connexion internet. D’où l’importance de coupler l’utilisation de la signature électronique avec un logiciel de dématérialisation des factures.
Fiabilité :
Un des plus grands avantages de la signature électronique est sa fiabilité. Au-delà des gains de simplicité, de temps et d’argent, elle procure une réelle sérénité. Elle est en effet infalsifiable, irrévocable et inviolable.
Contrairement aux idées reçues, il ne s’agit pas d’un scan de signature, mais bien d’un procédé technique et technologique permettant l’authentification de l’identité du signataire ainsi que la garantie de l’intégrité de l’acte. Si un document est signé de façon électronique, il est incontestable.
Les trois degrés de fiabilité de la signature électronique :
La signature électronique est encadrée et régie par le règlement européen eIDAS, qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques. Ce règlement vise l’établissement d’un cadre d’interopérabilité pour les systèmes mis en place au sein de l’Union Européenne. L’objectif est la promotion du développement d’un marché de la confiance numérique.
Dans ce cadre, trois degrés de fiabilité ont été établis :
- La signature électronique simple : C’est la plus répandue et le premier niveau de sécurité. Elle doit à minima permettre l’authentification de l’identité du signataire et l’assurance de l’intégrité du document.
- La signature électronique avancée : Plus sécurisée que la première, elle est recommandée dans le cadre de signature pour des transactions financières au montant conséquent ou pour la signature de documents aux enjeux juridiques importants. Pour ce deuxième niveau de sécurité, il est nécessaire de créer un certificat émis au nom du signataire dont le justificatif d’identité est contrôlé. C’est la validation de la pièce d’identité du signataire qui déclenchera l’émission d’un certificat de signature nominatif.
- La signature électronique qualifiée : Il s’agit du plus haut niveau de protection en termes de signature électronique. Le contrôle en amont est intensifié, avec notamment l’ajout d’options pour identifier le signataire. Ce degré de sécurité propose par exemple l’authentification en temps réel de la pièce d’identité du signataire, ou encore l’envoi d’un code par SMS.
On notera que le plus haut niveau de sécurité n’est pas systématiquement nécessaire. Le choix doit dépendre de l’usage ainsi que de l’enjeu des documents.
Amélioration de la relation fournisseurs :
En utilisant la signature électronique et en l’associant à un logiciel de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures, les risques d’erreurs humaines, les risques de fraude et de retard sont limités. En effet, les documents et les données sont traçables et garantissent une piste d’audit fiable. De plus, il n’y a pas de contre-temps dû à la signature des documents, ni à leur envoi physique.
Les erreurs et les retards de paiement étant moindres, ces solutions améliorent vos relations fournisseurs et diminuent la frustration.
Un capital humain réinvesti :
La signature et l’envoi de documents papiers sont des tâches chronophages et répétitives effectuées par vos collaborateurs. En leur évitant d’y consacrer du temps, vous leur libérez du temps de travail pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Ainsi, au lieu de signer, d’envoyer des documents, et de s’organiser pour en avoir une traçabilité optimale, ils pourront se consacrer à des missions de conseil et d’analyse pour accompagner la direction de l'entreprise dans ses prises de décisions.
Cela est non-seulement un gain de temps et un gain financier pour l’entreprise, mais aussi une source de motivation pour les collaborateurs, qui se voient proposer des missions stimulantes, sur lesquelles leur expertise sera utilisée pleinement, voire qui leur permettront de se former sur de nouveaux sujets et de monter en compétences.
L'intérêt du logiciel de dématérialisation dans le cadre de la signature électronique :
Bien que simplifiant les processus de signature de documents, la signature électronique ne vous garantit pas que vous avez affaire à des documents conformes. Ainsi, si vous signez une facture sur laquelle il existe une erreur de TVA, ou encore une facture frauduleuse, vous ne pourrez revenir en arrière.
C’est pourquoi utiliser un logiciel de digitalisation des factures est crucial. En effet, ces logiciels, grâce aux technologies évoquées précédemment, détecteront par eux-mêmes un document contenant des données erronées.
La signature électronique est devenue un outil incontournable de par ses avantages et son obligation légale liée à la facture électronique. Toutefois, dans une perspective de conformité, de productivité et de sécurité, elle doit s’accompagner de l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures.
