La signature électronique a désormais atteint un niveau de maturité juridique, technique et fonctionnelle qui lui permet d’être un maillon fort et fiable des processus nécessitant des validations irréfutables, à l’instar du processus de facturation fournisseur (Purchase-to-Pay, ou P2P). Nous vous livrons ici un nouveau volet de nos chroniques sur la facture électronique.
En 2020, la crise de la Covid-19 révèle le potentiel de la signature électronique en permettant à de nombreuses personnes d’assurer une poursuite d’activité efficace : le marché de la signature électronique augmente de 25% en seulement quelques semaines [1] avec près de 70 % des entreprises françaises accélérant l’adoption de la signature électronique suite à la pandémie [2].
La signature électronique : un cadre juridique de confiance
D’un point de vue juridique, la signature électronique est encadrée en France par deux textes fondamentaux : la loi française 2000-230 du 13 mars 2000 et le règlement européen eIDAS de 2014. Ce dernier établit un socle juridique commun pour les échanges numériques au sein de l’Union européenne, et en précise les niveaux de garantie selon les mesures mises en œuvre. C’est la robustesse de ce socle qui permet aujourd’hui aux entreprises d’adopter la signature électronique en toute confiance.
Des technologies éprouvées
Techniquement, les avancées en matière de chiffrement, notamment, permettent de garantir – et, si nécessaire, de prouver – les qualités attendues d’une signature : identité avérée du signataire, caractère non-falsifiable, irrévocabilité, usage unique de la signature, intégrité du document signé. Cela prend concrètement la forme d’un horodatage, de la génération d’une empreinte numérique du document via un certificat électronique émis par un tiers de confiance.
Intégrée à un processus de dématérialisation comptable, la signature électronique permet de garantir l’intégrité des factures dans le temps. Tel que définie par l’arrêté du 22 mars 2017, la copie numérique d’une facture au format papier peut désormais se substituer à sa version originale papier sous réserve d’être assortie au choix d’un cachet serveur fondé sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*), d’une empreinte numérique ou d’une signature électronique fondée sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*) ou d’un dispositif de sécurité équivalent délivré par une autorité agréée. Chaque copie doit être horodatée.
Les dernières solutions de dématérialisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) prennent en charge les factures nativement numériques, ainsi que les factures papier, dont elles réalisent une "copie fiable" et les archivent pour un maximum de sécurité, pour la durée légale maximale de dix ans dans un archivage valeur probante conforme à la norme AFNOR Z42-013 par exemple. Par ailleurs, la dématérialisation des factures simplifie grandement les procédures administratives, en automatisant le traitement des documents et en garantissant leur conformité aux réglementations en vigueur.
Afin de garantir l’intégrité des documents et des données, elles apposent via un cachet serveur conforme RGS** un cachet électronique et un horodatage sur le document. Pour être en conformité avec la réalisation de copies fiables, la procédure d’archivage et les contrôles effectués doivent être en outre documentés.
Enfin, toutes ces opérations sont réalisées de la façon la plus fluide et la plus ergonomique possible, dans la continuité du processus de traitement des factures, afin que l’archivage à valeur probante soit une sécurité sans pour autant constituer une contrainte.
Echanges de factures nativement électroniques
Le règlement Européen eIDAS définit 3 types de signatures :
- la signature électronique dite « simple » (bien qu’il n’existe pas de terme officiel correspondant à ce niveau de sécurité), l’une des signatures présentant le plus faible niveau de sécurité et de garantie des informations, utilisée notamment pour les devis, contrats de bail et contrats de travail.
- la signature avancée, plus sécurisée et adaptée à des opérations présentant des enjeux juridiques importants, telles que les compromis de vente, les contrats de crédit et d’assurance.
- La signature qualifiée fournit le plus haut niveau de sécurité et est réalisée avec un certificat qualifié pour identifier le signataire. On la retrouve dans certains cas très spécifiques, notamment pour la transmission de factures nativement électroniques à l’administration fiscale.
Conformément au 2° du VII de l'article 289 du code général des impôts (CGI), l’authenticité de l'origine (pour identifier l'émetteur d'une manière certaine), l’intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture peuvent être garanties au moyen de plusieurs procédés :
1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, (PDF par exemple), ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d'émission, de signature et de stockage de ces factures ;
3° Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »
La procédure de signature électronique avancée permet de garantir l’intégrité, l’authenticité et l’origine de la facture sans aucune mesure complémentaire. Aucune piste d'audit fiable n'est requise. [3]
Il importe désormais de s’équiper sans plus attendre d’une solution de dématérialisation des factures robuste, capable de garantir l’intégrité et la sécurité des documents au moment de leur numérisation et leur archivage durable et conforme dans l’éventualité d’un contrôle fiscal. Cette mutation doit pouvoir s’opérer en toute simplicité, et permettre aux entreprises de conserver toute la souplesse dont elles ont besoin d'ici à la fin de la facturation papier.
La facture électronique aujourd’hui obligatoire pour l’ensemble des transactions avec le secteur public, le sera également de manière progressive à partir de l'entrée en vigueur de la réforme Facture Electronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, à des fins notamment, de lutte contre la fraude, de modernisation de la collecte de la TVA, tel qu’annoncé par la Direction Générale des Finances publiques, dans son rapport « La TVA à l’ère du digital en France », publié en octobre 2020.
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