Un constat s’impose : plus l’entreprise est grande, plus elle est structurée et plus les procédures "anti-fraude" auront des chances d’exister et de fonctionner. Ce qui parait évident, voire indispensable pour un grand groupe ou une grosse ETI, le sera moins pour une PME ou une TPE. Pourtant au fil des années, on voit que l’exposition au risque de fraude est la même.
Une bonne stratégie de lutte contre la fraude documentaire se base sur trois piliers : les nouvelles technologies, l’organisation, et le comportement.
Les nouvelles technologies anti-fraude
Commençons par les nouvelles technologies pour 3 raisons :
- c’est par elles que s’amorcent la modernisation et la digitalisation des entreprises,
- elles aident les directions financières à systématiser la détection des fraudes,
- elles permettent de lutter efficacement contre ces dernières grâce à une plus grande "puissance de feu" et à une facilité d’adaptation dont ne disposent pas les méthodes plus traditionnelles.
Le Big Data et le Machine Learning
La première permet de gérer d’énormes volumes de données, souvent en temps réel et la seconde, composante de l’Intelligence Artificielle au sens large, vise à la création et l’utilisation d’algorithmes qui permettront d’obtenir une analyse prédictive à partir de ces données. Elles permettent aussi à l’entreprise d’aller plus loin en déterminant par exemple un score de risque lié à ses clients et ses fournisseurs.
Les technologies de dématérialisation
Les technologies de dématérialisation s’appuyant sur l’Intelligence Artificielle sont l’autre outil indispensable. La dématérialisation compte beaucoup dans une démarche de maîtrise des risques, en plus d’apporter de la rapidité, une baisse des coûts et de l’agilité. Le fait de créer et structurer un processus rigoureux permettant une traçabilité et une sécurité totales rend la vérification de l'information plus simple. Ces solutions sont extrêmement efficaces dans la lutte contre la fraude.
On peut également évoquer :
Le RPA (Robotic Process Automation) qui est une technologie, basée également sur le machine learning, permettant d’automatiser les tâches fastidieuses et répétitives ; le "robot logiciel" pourra par exemple effectuer des interrogations de bases de données, maintenir des enregistrements, établir des reportings comptables ou encore traiter des transactions peu complexes.
Il ne faut pas perdre de vue que les nouvelles technologies profitent également aux fraudeurs qui déploient souvent des trésors d’imagination et d’ingéniosité pour parvenir à leurs fins. L’enjeu est donc pour les entreprises et pour leurs directions financières, à raisons toujours plus exigeantes, de conserver un coup d’avance pour gagner cette course contre l'usurpation, le détournement et les escroqueries diverses.
L'organisation
Le contrôle interne n’est pas une notion nouvelle et, depuis 1992 avec la création du référentiel COSO, puis sa suite avec COSO 2, les entreprises ont un cadre sur lequel s’appuyer. La plupart des rapports de contrôle interne y font d’ailleurs référence. Même si les composantes de ce référentiel sont de plus en plus challengées par les nouvelles technologies, elles restent, sur le fond, un bon fil conducteur qui se déroule comme suit :
Les comportements
La sensibilisation des collaborateurs est d’une importance capitale, car, on l’a vu plus haut, la plupart des fraudes s’appuient sur un manque de vigilance ou une certaine naïveté des collaborateurs voire sur une complicité interne à l’entreprise ou de partenaires proches.
Un état des lieux s'impose pour l'entreprise, et deux points sont à mettre en avant :
- Cette démarche de sensibilisation / formation s’adresse à tous les services et à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise, y compris le top management, autant pour la prise de conscience que pour l’exemplarité.
- Il faut aussi mettre en place une communication adaptée aux différentes strates de l’entreprise et aux différents publics ; celle-ci doit véhiculer le message que le sujet est vital et que les retombées sont positives et concrètes pour l’entreprise.
Quels bénéfices l’entreprise retire-t-elle d’une lutte active contre la fraude ?
Fidélisation des clients
La conformité à des procédures rigoureuses et l’application sans faille des diverses réglementations sont souvent matérialisées par des normes ou des labels qui vont rassurer les partenaires de l’entreprise. Ce sera souvent un élément de choix déterminant pour un fournisseur ou un client.
Réduction des coûts d’exploitation
En ne s’exposant plus à des risques financiers, en évitant un blocage de la production ou encore en maintenant son activité commerciale car elle aura investi à court terme en moyens et en hommes pour des résultats sur la durée.
Amélioration de l’image de marque
Grâce à une réputation d’entreprise solide, à l’abri des menaces et respectant les diverses réglementations de conformité. On l’a vu plus haut, le risque de réputation, surtout pour les entreprises qui basent une partie de leur communication sur leur valeur de marque, est un élément déterminant.
Valorisation de la marque employeur
En combinant solidité et sécurité, l’entreprise renforce son attractivité auprès des collaborateurs qui deviennent plus engagés, et des candidats qui souhaitent appartenir à l’entreprise.
La fonction finance en première ligne dans cette lutte contre la fraude
Le directeur financier a toujours eu un rôle stratégique dans la gestion des risques, à la fois par "son rôle de conseil et de partie prenante, par sa capacité à éclairer et faciliter les prises de décisions, et par sa connaissance approfondie des organisations via l’analyse des données financières". Il doit aujourd’hui adapter ces atouts à une nouvelle forme de fraude, plus agressive qui va au-delà de ses formes traditionnelles qu’ont été les détournements de fonds internes et l’espionnage industriel.
L'automatisation des processus
L’opportunité de la fraude peut naître d’une défaillance des processus. Dans de nombreux cas, ces défaillances peuvent être " facilement " corrigées en automatisant les tâches chronophages et répétitives, sources d’erreurs.
Les Directeurs Financiers ayant adopté l’automatisation y voient d’ailleurs une opportunité supplémentaire pour permettre à leur équipe de se concentrer sur l’analyse statistique, la prévention des risques et le conseil stratégique. De plus, l'optimisation de la procédure de traitement des factures fournisseurs permet de réduire les erreurs et de gagner en efficacité, libérant ainsi du temps pour ces tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le dialogue avec ses pairs techniques
Dans un contexte de transformation digitale, face à des failles de sécurité qui augmentent, certaines données sensibles sont à risque : fichiers clients, coordonnées bancaires, brevets, etc. DAF et DSI doivent donc apprendre à collaborer : si le DAF demeure le garde-fou en matière de coûts, le rôle du DSI est primordial pour accompagner les directions financières dans la gestion des outils technologiques et des données.
S'entourer de nouveau talents
Les données, source de valeur pour l’entreprise dans ses décisions stratégiques de croissance est devenue le nerf de la guerre pour les directions financières, induisant également des risques liés à leur intégrité et leur sécurité. Les DAF ont besoin d’experts pour maîtriser cette science des données et ainsi monter en puissance dans la lutte contre la fraude et l’amélioration du reporting.
Travailler sur l'implication des équipes
Les projets de transformation des organisations, quels qu’ils soient, délivrent leur plein potentiel lorsque l’implication des équipes est pleinement assurée. Et cela s’applique d’autant plus aux problématiques de fraude car le facteur humain constitue souvent la source numéro un du risque. La formation et la sensibilisation des collaborateurs doivent donc figurer parmi les priorités du DAF.
Prioriser la dématérialisation des documents dans le cloud
Pour 83 % des DAF (contre 31 % en 2016), le cloud est devenu incontournable dans tous les domaines : dématérialisation de documents, dossiers de clôture, gestion de trésorerie. Les prestataires sont aujourd’hui en mesure de proposer des environnements techniques robustes et sécurisés, certifiés ISO et désormais accessibles à toutes les entreprises et organisations.
Choisir les bons outils technologiques
Il existe maintenant des outils technologiques efficaces pour accompagner les directions financières dans leur lutte contre les fraudeurs. Mais lesquels faut-il choisir ?
Les solutions de dématérialisation se sont imposées auprès des décideurs financiers et sont plus opérationnelles que jamais. En plus de garantir une traçabilité totale des interventions sur les documents, les plus avancées d’entre elles intègrent des algorithmes capables d’extraire toutes les données présentes sur les documents, de détecter et prévenir tout type de fraude documentaire et d’alerter en cas de détection de données anormales, et éventuellement de révéler l'identité du fraudeur. Un exemple concret de piste d'audit fiable est l'utilisation de ces algorithmes pour retracer chaque étape du traitement d'une facture, assurant ainsi la conformité et la sécurité des processus.
Au-delà de la compréhensible tranquillité d’esprit qu’apporte la garantie que l’entreprise ne sera pas (ou plus) victime de tentatives de fraudes ou de fraudes avérées, la sécurité des processus représente un avantage concurrentiel (réputation de fiabilité, réassurance des partenaires commerciaux, etc.). Les durcissements réglementaires successifs (loi Sapin 2, RGPD) pour ne citer que les plus récents et les plus contraignants) ont été perçus dans un premier temps par les managers comme un obstacle à la bonne marche de leur entreprise, voire même un frein à leur croissance.
Certes, les fraudes et les malversations diverses ont toujours existé dans les entreprises mais le sujet a toujours été plus ou moins secondaire ou alors… ça n’arrivait qu’aux autres. Le point de bascule est arrivé il y a une (bonne) décennie quand les autorités ont été catégoriques sur le fait que le produit des fraudes pouvait aussi servir au financement du terrorisme ou être un moyen de blanchir de l’argent. Progressivement, les entreprises ont donc intégré cette démarche. Les plus réactives et les mieux organisées n’ont pas tardé à en retirer un certain nombre de bénéfices.
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