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La comptabilité suit des cycles immuables : mensuel pour la TVA, la paye, le règlement des factures ; trimestriel pour le reporting financier ; annuel pour les clôtures fiscales et budgétaires. Ces échéances rythment invariablement l’année des cabinets d’expertise comptable : les points réguliers avec les clients, les périodes d’intense activité, celles où l’on peut poser ses congés… Pourtant, au sens propre comme au figuré, les temps changent !
Dans une période où tout s’accélère et où les crises se succèdent, violentes et imprévisibles, ces horizons traditionnels apparaissent de moins en moins adaptés au pilotage de l’entreprise. Comment peut-on encore attendre un mois pour avoir de la visibilité sur ses comptes quand tout peut être pratiquement remis en question du jour au lendemain ? Pour faire face aux soubresauts de l’activité, il devient indispensable de passer à une comptabilité en temps réel. Un défi qui s'intègre parfaitement dans le panel des évolutions de la profession comptable.
La dématérialisation, l’intelligence artificielle et l’automatisation, les clés du temps réel
La comptabilité en temps réel n’est pas une chimère mais bien une réalité, rendue possible par la combinaison de trois innovations technologiques majeures : la dématérialisation, l’intelligence artificielle et l’automatisation. Grâce à la dématérialisation, les pièces comptables et justificatives (factures, bons de commandes, reçus, notes de frais…) sont converties au fil de l’eau en données, sans qu’aucune ressaisie ne soit nécessaire. Dans un deuxième temps, l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine identifient la nature des données issues de la dématérialisation (ou des opérations bancaires) : une référence client, un numéro de bon de commande, un montant hors taxe ou TTC…
Enfin, sur la base de ces données qualifiées, l’automatisation permet d’effectuer une pré-comptabilité en appliquant à la volée des règles d’imputation prédéfinies. Ne reste alors à réaliser à la main que quelques vérifications ou des imputations complexes laissées en suspens par la machine. Grâce à ces avancées technologiques, et à l’intégration de plus en plus étroite des différents outils tout au long de la chaîne, les experts-comptables ont ainsi désormais la capacité d’offrir à leurs clients une visibilité sans précédent sur leur situation financière.
Les entreprises peuvent suivre leurs encaissements et leurs décaissements, pointer leurs impayés, et piloter leur trésorerie au jour le jour. Alors qu’il avait toujours fallu naviguer à vue, la comptabilité temps réel permet d’être à la fois plus réactif face aux évènements soudains, et plus proactif à l’approche d’une échéance importante, comme les impôts, ou quand les données laissent transparaître des tendances persistantes. On peut par exemple voir poindre une dégradation de la trésorerie, et prendre au plus tôt les mesures nécessaires.
L’opportunité de développer de nouveaux services
Pour les cabinets d’expertise-comptable, la comptabilité temps réel est avant tout de chose un formidable gain de temps. En effet, le processus automatisé de dématérialisation et de pré-comptabilité élimine toute une série d’opérations manuelles et chronophages. La dématérialisation pour les experts-comptables permet également d'améliorer la précision des données, tout en facilitant l'accès et le partage des documents entre les différentes parties prenantes. S’ajoute à cela tout le temps gagné à ne plus courir après une pièce manquante, à ne plus traquer l’erreur de saisie responsable d’une incohérence incompréhensible, ou à ne plus éplucher les dossiers du cabinet à la recherche d’un chiffre. Au total, les gains de productivité sont considérables et le temps dégagé peut être réinvesti dans des tâches plus enrichissantes pour les collaborateurs, le cabinet et ses clients.
Dans un paysage de plus en plus concurrentiel, les cabinets peuvent mettre à profit ces nouvelles marges de manœuvre pour développer de nouveaux services qui leur permettront de se démarquer et de diversifier leurs sources de revenus. La loi Pacte (Plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises) de mai 2019 autorise par exemple les experts-comptables à procéder au paiement des fournisseurs et au recouvrement amiable de créances pour le compte de tiers. Grâce à la comptabilité temps réel, ils pourront d’autant mieux proposer ce service de mandat de paiement (et en endosser sereinement la responsabilité) qu’ils auront une vision claire et à jour des finances de leurs clients.
Surtout, beaucoup de cabinets souhaitent s’orienter davantage vers des prestations de conseil et d’expertise, ce que la loi Pacte leur permet également. Le suivi de comptabilité en temps réel pourrait notamment leur permettre de proposer des services d’accompagnement aux TPE et aux PME, qui sont particulièrement vulnérables aux fluctuations de l’activité et aux aléas de trésorerie, et qui n’ont pas toujours le temps et/ou les compétences pour y faire face correctement. Une partie au moins de ces services peut être automatisée, avec l’envoi d’alertes et de notifications en cas de brusque variation, de mouvement inhabituel ou de tendance inquiétante, tandis qu’un comptable conseiller pourra apporter, si besoin, ses éclairages et ses recommandations. Par ailleurs, l’audit des processus comptables peut être intégré pour identifier et corriger les inefficacités, garantissant ainsi une gestion plus rigoureuse et transparente.
La gestion de la donnée, un nouvel enjeu pour les experts-comptables
Grâce à l’automatisation des flux de données comptables, les experts-comptables ont donc, d’une part, plus de données et, d’autre part, plus de temps pour les analyser. Mais pour tirer parti de cette opportunité manifeste, il est nécessaire de mettre de l’ordre dans ces données, de les sécuriser, de les fiabiliser, de les rendre aisément accessibles… Il faut aussi s’assurer que l’on respecte toutes les réglementations les concernant, notamment le RGPD, et qu’on a bien le droit de les exploiter comme on l’envisage.
Enfin, des compétences en algorithmique, en analyse et en science de la donnée sont indispensables pour créer des seuils d’alerte, des ratios, des tableaux de bord, des modèles prévisionnels qui fassent sens pour le pilotage de l’entreprise. La gestion des données constitue donc un nouvel enjeu clé pour les cabinets d’expertise comptable. Toutefois, pour y répondre, embaucher une personne dédiée ne suffira pas, car elle n’aura jamais, à elle seule, toutes les expertises techniques, juridiques et métier nécessaires. Ce n’est qu’en se réorganisant, depuis la collecte des données jusqu’à leur utilisation au service du client, et en favorisant la collaboration interne, que les cabinets seront en mesure d’exploiter pleinement le potentiel que leur offrent la comptabilité temps réel et les données qu’elle génère.
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