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Face à de nouvelles exigences d'efficacité, de rapidité et de fiabilité, la fonction comptable est aujourd'hui dans l'obligation de se mettre à jour avec de nouveaux outils performants. C'est là qu'interviennent les solutions de dématérialisation des factures qui jouent un rôle crucial dans l'optimisation de l'encodage des factures.
Encodage des factures : de quoi s'agit-il ?
Tous les flux qui ont un impact sur l'activité ou le patrimoine d'une entreprise doivent être comptabilisés, ce qui se traduit par une série d'écritures comptables. Ainsi, lorsqu'une société émet ou reçoit une facture, elle a pour obligation de l'enregistrer dans ses comptes : c'est ce que l'on appelle l'encodage des factures.
Cette opération va plus loin que la simple saisie du document : elle consiste notamment à distinguer le montant hors taxes (HT), le montant toutes taxes comprises (TTC) et le montant de la TVA. Ainsi, dans le cas d'une facture fournisseur, l'entreprise doit :
- Débiter le compte de charges concerné avec le montant hors taxes.
- Débiter le compte de TVA déductible.
- Créditer le compte fournisseur avec le montant TTC.
Pour une facture client, le processus est similaire :
- Créditer le compte de produits concerné avec le montant hors taxes.
- Créditer le compte de TVA collectée.
- Débiter le compte client avec le montant toutes taxes comprises.
Pour ce qui est de la saisie des factures, on retient généralement les données suivantes :
- La description de l'opération.
- La date de création de la facture (qui ne correspond pas forcément à la date d'expédition de la commande ou à la date de livraison).
- Le numéro de la pièce comptable : pour les factures de vente, il peut par exemple s'agir du numéro de facture, établi dans un ordre chronologique et séquentiel. Pour les factures d'achat, l'entreprise peut attribuer un code spécifique à chacune d'entre elles.
- Le numéro du compte général concerné par l'opération, ainsi que le compte auxiliaire, désignant un client ou un fournisseur.
Encoder les factures : une tâche fastidieuse ?
L'encodage des factures a pour but d'aider l'entreprise à retrouver facilement et rapidement l'ensemble de ses justificatifs, sur la base de sa comptabilité, mais son processus peut se révéler fastidieux.
Pour y parvenir, il est nécessaire d'attribuer un numéro à chaque pièce comptable, mais aussi et surtout de les classer correctement. Un processus qui s'avère particulièrement lourd si l’organisation utilise des factures au format papier : en effet, il convient de ranger les documents comptables dans des classeurs numérotés, en veillant à séparer les factures clients et les factures fournisseurs.
Chaque pièce est ensuite triée par ordre croissant : cela permet de gagner du temps lorsqu'une facture est consultée ultérieurement. Le collaborateur doit alors consulter le compte du client ou du fournisseur concerné, identifier le numéro de pièce comptable qui lui a été attribué, puis consulter le classeur correspondant pour retrouver la facture en question.
Heureusement, l'automatisation de l'encodage comptable permet d’ouvrir le champ des possibles en accélérant et en simplifiant ces opérations fastidieuses.
Pourquoi automatiser l'encodage des factures ?
L'automatisation permet de remédier au côté fastidieux de cette tâche essentielle et de réaliser un certain nombre des étapes de l'encodage des factures sans aucune intervention manuelle, avec à la clé de nombreux avantages.
Des économies non négligeables
En dématérialisant le traitement des factures, l'entreprise peut réaliser un total d’économies conséquent. En effet, les collaborateurs n'ont plus à encoder manuellement les informations, ce qui leur libère du temps pour réaliser des tâches à forte valeur ajoutée.
Mais l'utilisation d'une plateforme basée sur le cloud permet aussi de diminuer les coûts liés à l'impression papier et aux services informatiques : de la correction de bugs à la maintenance, tout est pris en charge par le fournisseur (ce qui n'est pas le cas si l'entreprise gère tout sur ses propres serveurs).
Enfin, ce type de logiciel de traitement des factures peut facilement être étendu et enrichi en fonction des besoins de l'organisation, tout cela à moindre coût. En effet, il ne nécessite pas d'investissements massifs en serveurs et autres infrastructures.
Un gain de temps important
La mise en place d'un système d'encodage des factures automatisé est extrêmement simple et rapide, car il s'agit d'un environnement 100 % dématérialisé. De plus, les bénéfices de l’automatisation sont immédiats : dès lors que la solution est déployée au sein du cabinet ou de l'entreprise, il est aussitôt possible de profiter d’avantages sans précédent.
En effet, les flux de documents sont clairement identifiés et les collaborateurs peuvent se consacrer à d'autres missions. De plus, l'encodage automatique évite les risques d'oubli ou de perte de documents : une autre manière efficace de gagner du temps.
À noter : les factures clients sont des documents structurés, qui suivent un schéma récurrent pour l'imputation des comptes. Leur encodage est donc facilement automatisable. Toutefois, les choses se compliquent avec les factures d'achat, qui peuvent prendre des formes beaucoup plus variables.
Une meilleure relation fournisseur
Encoder les factures avec un outil dématérialisé permet de contrôler en temps réel chaque document, d'identifier la personne chargée de son traitement ou encore la durée écoulée jusqu'à son approbation. Ainsi, on peut dire qu’une solution d’automatisation de l’encodage des factures est un outil puissant pour améliorer la traçabilité des factures.
En réduisant le temps consacré au contrôle, rapprochement et éventuelles corrections des factures, les retards sont beaucoup plus rares qu’avec la facturation classique, et améliorent ainsi la relation fournisseurs.
Un meilleur échange de l'information
De par sa flexibilité et son extensibilité, un logiciel de dématérialisation s'adapte tant aux PME qu'aux ETI, et qu'aux grandes entreprises. En effet, ces dernières ont tout à gagner à centraliser leurs processus de facturation (et notamment l'encodage) grâce au cloud, en mettant fin aux systèmes comptables distincts pour chaque département.
Ainsi, les factures de vente peuvent être facilement transmises sur une plateforme d'échange, puis automatiquement intégrées dans le dossier du comptable, sans aucune action supplémentaire de la part de l'entreprise. Quant aux fichiers de paiement des clients, ils seront également transmis dans ce dossier de manière automatisée. La société bénéficie donc d'une vue d'ensemble sur son processus de facturation, actualisée en temps réel.
L'automatisation de l'encodage des factures représente un véritable gain de temps et d'argent, mais aussi un levier pour améliorer la relation fournisseur et donner du crédit à l'entreprise, tout en fluidifiant la transmission de l'information. Et ce n'est qu'un des nombreux bénéfices de la dématérialisation des factures.
