La transformation numérique s'est accompagnée d'une multiplication des flux d'informations et d'une hausse considérable du volume de documents détenus par les entreprises. Un phénomène qui a bouleversé les habitudes des organisations, habituées au traitement manuel des documents au format papier.
Face à ce nouveau défi, le logiciel de gestion électronique des documents (GED) s'est rapidement imposé comme un outil incontournable pour augmenter l'efficacité documentaire. Cependant, les fonctionnalités de cette solution sont parfois mal connues, et peuvent être confondues avec une solution de dématérialisation des factures et d'automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P).
Qu'est-ce que la GED ?
La gestion électronique de documents (GED) désigne un processus de gestion des documents numériques, par opposition à la gestion manuelle des documents au format papier. Elle s'appuie sur un logiciel capable de créer, classer et partager des fichiers sécurisés, tout en simplifiant et en dématérialisant certaines tâches liées aux documents électroniques.
Ses principaux objectifs sont les suivants :
- Collecter, centraliser et classer les documents
- Stocker ces documents au bon endroit, tout en facilitant leur recherche
- Partager l'accès aux documents et optimiser leur diffusion
Comment fonctionne un logiciel de gestion électronique des documents ?
La gestion électronique de documents (GED) englobe toutes les étapes de la gestion documentaire, de l'acquisition à l'archivage, en passant par l'indexation.
1) La collecte des documents
Comme son nom l'indique, cette première étape consiste à intégrer les documents au sein du logiciel de gestion électronique des documents. Pour ce faire, plusieurs moyens existent :
- L'importation de documents papier numérisés par scanner, grâce à des technologies de reconnaissance automatique de documents (RAD) ou de reconnaissance optique des caractères (OCR).
- L'intégration de fichiers électroniques natifs (au format PDF, par exemple).
- L'acquisition de documents par le biais d'un système d'échange de données informatisées (EDI).
2) L'indexation des documents
La phase d'indexation a pour objectif de classer les documents de manière optimale, afin de simplifier et de fluidifier leur recherche, et donc de gagner du temps. Plusieurs types de classements sont envisageables et peuvent être combinés, notamment :
- L'indexation par mot-clé, qui permet de retrouver rapidement un document à partir d’une requête.
- L’indexation par type, qui classe chaque document dans une catégorie spécifique.
3) L'hébergement des documents
Le stockage des documents électroniques est une étape cruciale, car elle a pour objectif de protéger et de sécuriser les fichiers, mais aussi les données qu'ils contiennent. L'hébergement doit tenir compte de nombreux aspects, par exemple :
- Le volume de données à stocker
- La confidentialité des informations
- La fréquence à laquelle les fichiers sont consultés
- La durée de conservation des documents
4) La diffusion des documents
Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) permet une diffusion des documents plus fluide et plus intuitive pour les utilisateurs. Il peut, par exemple, être couplé avec une plateforme collaborative dotée d'un système de droits d'accès : chacun peut donc accéder facilement aux documents qui le concerne. La centralisation des informations dans un espace commun apporte un réel gain de temps et de productivité.
5) L’archivage des documents
Si une solution de gestion électronique de documents est capable d'héberger des documents, elle n'est pas forcément conçue pour garantir leur archivage dans le respect de la norme NF Z 42-013. Néanmoins, certaines solutions sont dotées d'un système d'archivage électronique à valeur probante, répondant à certaines exigences légales.
6) Le suivi des documents
Un logiciel de gestion électronique des documents peut aussi contenir des outils de monitoring permettant de visualiser les flux de documents en temps réel, de générer des rapports ou encore d'effectuer des analyses poussées.
Quelles sont les limites d’un logiciel de gestion électronique des documents ?
L’objectif premier d’un logiciel de gestion électronique des documents est le stockage de documents. Ainsi, les GED sont des logiciels généralistes, dans le sens où ils visent à traiter tous les types de documents. Cela peut être un avantage, mais constitue aussi une limite.
En effet, en général, un logiciel de gestion électronique des documents ne prend pas en compte les besoins métiers spécifiques. La fonction de la GED sera principalement d’archiver le document et non de prendre en compte des caractéristiques particulières (par exemple des retenues de garanties, des acomptes…). Chaque métier ayant des besoins distincts, une solution de gestion électronique des documents ne pourra pas répondre aux demandes d’un comptable et d’un employé des ressources humaines en même temps, même si elle peut tout de même stocker les documents des uns aussi bien que ceux des autres. Il sera donc impossible de gérer, par exemple, des demandes d’achat, des commandes ou des règlements avec une GED.
Le logiciel de gestion électronique des documents correspond donc à une simple saisie électronique, parfois avancée. Par exemple, Sharepoint va permettre de faire des recherches par mot clé, de classer les documents d’une certaine manière, mais ne permettera pas le traitement des données au sein des documents. La GED peut dans certains cas avoir des fonctionnalités de gestion et d’archivage, voire des approbations de documents, mais ne pourra pas proposer une automatisation des processus de validation, ou uniquement sur des approbations relativement simple, qui ne nécessitent pas la prise en compte de spécificités. Cependant, pour automatiser la comptabilité exact, il est nécessaire de recourir à des solutions plus avancées, capables de gérer des processus complexes tout en garantissant la précision.
Les solutions GED représentent aussi des difficultés de mise en œuvre. En effet, la mise en place de la solution et la formation des personnes sont fastidieuses. Les GED ne sont pas toujours intuitives et demandent une période de prise en main relativement importante.
En termes de fonction financière, le logiciel de gestion électronique des documents ne permet pas non plus d’obtenir une Piste d’Audit Fiable puisque les étapes depuis la demande d’achat jusqu’au paiement ne peuvent pas être retracées, avec l’action de chaque acteur sur chaque cellule, ce que l’outil a géré et ce que l’utilisateur a effectué.
Certaines GED font exception à la règle et proposent plus de fonctionnalités, toutefois ces solutions sont très onéreuses. C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à se tourner vers des logiciels de gestion des factures fournisseurs tels que Yooz, qui vont répondre aux exigences métiers de collaborateurs des services comptabilité et financier, en restant moins onéreux.
Quelles sont les différences entre une GED classique et un logiciel de dématérialisation des factures ?
Dans un logiciel de gestion électronique des documents, les collaborateurs pourront déposer tous types de documents (fiches de paie, courriers, cartes de visite, factures, notes de frais…), du scan papier aux documents sous format numérique, archiver les documents, avoir des workflows standards, faire des approbations. Toutefois, certains types de documents tels que les factures fournisseurs, les contrats, les devis, ou encore les bons de commande, n’ont pas d’intérêt à être archivés dans une GED car ils ne peuvent être traités.
Un logiciel de dématérialisation va permettre la capture des documents par de multiples canaux, d’avoir des processus de validation complets et des passerelles comptables vers des ERP pour générer des écritures automatiques et les pousser vers l’outil de manière à permettre aux collaborateurs de pouvoir réviser sur cet outil et générer les paiements. Pour ceux qui se demandent comment dématérialiser les documents, cette solution offre une approche intégrée et efficace.
Les spécificités de Yooz
Yooz propose des fonctionnalités plus avancées que la plupart des logiciels de dématérialisation :
- La capture multi-canal : Yooz est capable d’adresser tous les canaux de la facture (scan papier, photo prise par un téléphone portable, récupérée depuis les espaces fournisseurs, scannée depuis un scanner autonome, déposée par sFTP, par email, et à terme sur le Portail Public de Facturation). Ainsi, où que soit l’information, quels que soient son support et son format (jpg, Word, Excel, pdf, pdf signé, Factur-X, EDI, CII, drag & drop…), Yooz va pouvoir les gérer, qu’il s’agisse de formats standards ou avancés.
- Une performance d’automatisation supérieure à 80% : Yooz va lire l’intégralité de la facture, va indexer tout le document, et va également pouvoir déduire les informations dont il a besoin pour créer des automatisations, notamment d’enregistrement comptable ou de rapprochement facture commande. Dès lors, Yooz va plus loin qu’un logiciel de gestion électronique des documents avec la gestion d’un processus d’achat complet : demande d’achat, validation par un valideur, gestion des budgets, possibilité de générer le bon de commande, de l’envoyer au fournisseur correspondant, puis de faire le rapprochement ensuite, facture sur commande.
- Un dynamic workflow : Yooz propose un circuit de validation avancé qui va permettre de mettre plusieurs critères ensemble (par exemple en fonction du montant), détection des fraudes (Yooz détecte si une facture a été falsifiée, modifiée).
- La gestion des paiements : Yooz permet l'édition d’un BAP vers l’ERP. Dans le cas où l’ERP utilisé par l’entreprise n’est pas en mesure de faire les paiements, Yooz est capable de générer un fichier SEPA. Ainsi, les collaborateurs n’ont plus besoin de saisir ni de déclencher les paiements manuellement.
- La gestion du format Factur-X : format important dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique.
- L’obtention d’une Piste d’Audit Fiable, copie conforme.
- Yooz a l’ambition de devenir PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) à l’horizon 2024.
- La capacité de s’interfacer avec plus de 250 connecteurs : Yooz peut s'interconnecter avec les ERP standards mais aussi avec la majorité des ERP développés spécifiquement.
- Une tarification à l’usage : l’utilisateur paye sa solution pour ce qu’il consomme à la volumétrie.
En somme, Yooz va plus loin qu’un logiciel de gestion électronique des documents classique de par :
- L’expertise et la connaissance métier : Yooz travaille avec tous types d’entreprises, et de cabinets d’expertise-comptable (dont 9 des 10 plus grands cabinets d’expertise-comptable en France).
- L’intuitivité de l’interface : Yooz propose un tableau de bord très facile à prendre en main et très compréhensible.
- L’automatisation : avec des circuits de validation dynamiques avancés.
- La performance : Yooz est une technologie que ne cesse d’évoluer depuis plus de 12 ans, issue d’un groupe qui a plus de 35 ans d’expérience dans ce domaine. Aujourd’hui, Yooz dispose d’un algorithme très efficace et optimisé pour la gestion en mode Cloud.
- Les experts Yooz sont spécialistes du P2P, c’est-à-dire du processus complet, de la demande d’achat au paiement.
- La simplicité : Yooz est une application facile à prendre en main et nécessite donc des cycles de formation très courts. Les utilisateurs peuvent se former en live ou à la demande autant de fois qu’ils le veulent et quand ils le veulent.
- L'intégration avec une GED : Les experts Yooz intègrent eux-mêmes une GED dans Yooz, ce qui permet aux utilisateurs d’archiver tous types de documents.
Yooz est donc en mesure d’apporter tout ce qu’apporte un logiciel de gestion électronique des documents, en addition de multiples éléments complémentaires. Un véritable atout pour les collaborateurs des services comptabilité et financier dans leur travail.
L'interopérabilité GED et logiciel de dématérialisation et d'automatisation de la gestion des factures fournisseurs
Un logiciel de dématérialisation et d'automatisation de la gestion des factures fournisseurs peut remplacer un logiciel de gestion électronique des documents, en proposant d'intéressantes et bientôt cruciales fonctionnalités supplémentaires. Toutefois, pour les entreprises qui souhaitent obtenir ses fonctionnalités supplémentaires tout en conservant leur GED, l'intégration de ces deux logiciels est la meilleure option.
En effet, l'interopérabilité entre les deux systèmes permet un traitement fiable et performant des factures, à tous les niveaux :
- La collecte et l'indexation automatique des factures, quel que soit leur format : papier, e-mail, EDI, etc.
- La recherche de documents, plus simple et plus efficace.
- La consultation et le téléchargement rapides des documents grâce au partage collaboratif.
- Le rapprochement et la réconciliation des factures avec les bons de livraison et les bons de commande.
- La gestion des litiges et du circuit de bons à payer.
- La traçabilité de la facturation et la visibilité totale sur les opérations.
- L'intégration immédiate des factures dans le logiciel comptable.
- L'affichage instantané des factures et de leurs éventuelles pièces jointes.
- L’archivage sécurisé des factures, dans le respect des normes en vigueur.
- Les tableaux de bord de pilotage mis à jour en temps réel.
- L'intégration des fournisseurs dans le processus de facturation, via la création d'un portail dédié.
- Des circuits de validation des factures automatisés et personnalisés.
Conçue pour fluidifier, simplifier et rationaliser le stockage et l'archivage informatique des documents de l'entreprise, llogiciel de gestion électronique des documents constitue un véritable atout pour la facturation. Toutefois, pour une efficacité optimisée et pour un contrôle du circuit de validation des factures, un logiciel de dématérialisation des factures est indispensable : automatisation, simplicité, sécurité, conformité, interopérabilité avec tous types d'ERP et de GED...
A propos de Yooz
Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.
Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 4 000 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures. Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en oeuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 250 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables.
Yooz est une entreprise innovante de croissance, certifiée Great Place To Work® et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider » par Industry Era, « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook...Yooz propose deux éditions Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations et Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Yooz est basée en Europe et aux USA.
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de Yooz pour votre entreprise, votre service comptabilité et finances et vos collaborateurs ? Demandez une démo personnalisée avec l'un de nos experts !
