La révolution silencieuse des logiciels de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation de la comptabilité est passée historiquement par plusieurs phases : la première, à l’origine, a vu l’informatisation, via de simples outils de calcul. Les logiciels sont alors avant tout considérés comme des boîtes noires basiques pour ranger les données dans les bonnes nomenclatures comptables et les consolider afin de produire des états comptables avec un minimum d’interventions manuelles.


La deuxième phase a été celle de l’enrichissement fonctionnel, avec, entre autres, une extension progressive des périmètres couverts (comptabilité fournisseurs, clients, gestion des demandes d'achat, rapprochements bancaires, approche analytique…) et des outils de pilotage (tableau de bord, reporting, pilotage extra-financier…).

La troisième phase a été celle de l’intégration, avec l’émergence des ERP, qu’ils soient généralistes ou verticaux (par métiers), avec une diffusion vers les PME, ainsi qu’avec une approche plus horizontale du traitement des documents (dématérialisation des factures) dans le cadre d’une automatisation des workflows.


La quatrième, celle que nous vivons aujourd’hui, est marquée par un changement majeur : le passage aux logiciels comptables cloud alors le mode On Premise a été, pendant des années, majoritairement privilégié par les entreprises pour leurs applications comptables. La plupart des organisations se focalisent désormais, pour leurs investissements en solutions (y compris comptables), vers une approche Cloud First, en ligne…


Le cloud révolutionne l’approche dans ce domaine, parce qu’il permet de créer des ruptures vertueuses. D’abord, les entreprises ont enfin la possibilité de s’affranchir des contraintes techniques d’administration, de mises à jour, de sécurité, etc… Ensuite, le cloud introduit un changement de modèle de coûts, beaucoup plus avantageux et prédictible pour les entreprises et leurs DAF. Enfin, le cloud transforme les usages, par exemple pour l’utilisation en mobilité ou sur tous supports, l’accessibilité permanente, la centralisation, les analyses en temps réel, le circuit de validation, le classement.. Le cloud agit ainsi comme un véritable levier de création de valeur, surtout pour les ETI, petites et moyennes entreprises engagées dans leur transformation digitale.


Cette ambition est alignée sur les priorités des directions financières, surtout en contexte de crise : selon une étude du cabinet PWC publiée mi-décembre 2020, 78 % des directions financières françaises envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance et estiment que l’amélioration de l'efficacité opérationnelle est un levier incontournable pour surmonter la crise. « Les activités de clôture des comptes en fin de mois impliquent une utilisation plus intensive des outils (de facturation, d’achat, de comptabilité générale…) sur un temps limité, ce que le cloud permet », rappelle l’étude PWC.

Logiciels de gestion des factures fournisseurs pour les hôtels : service compris !

A mesure que les entreprises progressent dans leur transformation digitale et dans la dématérialisation de leurs processus se pose, pour les managers et les dirigeants, un dilemme qu’il faut résoudre : comment à la fois intégrer et gérer au quotidien les technologies sans sacrifier les efforts sur le cœur de métier ? Autrement dit, comment optimiser le temps consacré aux exigences comptables sans empiéter sur le cœur de l’activité, en l’occurrence rester au plus proche des clients ?

C’est d’autant plus crucial dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration, peuplé de nombreuses petites et moyennes entreprises et, pour les plus grosses (les chaînes d’hôtels par exemple, ou les activités décentralisées souvent gérées par des entités juridiques indépendantes). Et lorsque les volumes augmentent, l’arbitrage devient encore plus difficile… A moins, bien sûr, de s’équiper de la bonne solution logicielle de comptabilité pour l'hôtellerie.

La bonne plateforme de traitement des factures fournisseurs apporte plusieurs avantages, tels que la vision en temps réel des engagements de dépenses facturés des fournisseurs, un raccourcissement des temps de clôtures comptables (particulièrement stressantes pour les équipes qui en ont la charge), la vision globale des flux de trésorerie et la disparition des erreurs de caisse. Ainsi qu’une consolidation lorsque de multiples établissements coexistent. Sans oublier la réduction des coûts, talon d’Achille pour des secteurs très éprouvés par la crise sanitaire.