Alors que la réforme de la Facturation Electronique approche, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront prochainement se tourner vers des plateformes spécifiques pour assurer la réception et l’émission de leurs factures dans le respect de la loi. Qui sont ces nouveaux acteurs de la Facture Electronique ? Comment fonctionnent-ils ? Comment faire le bon choix ? Voici les réponses à toutes vos interrogations.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Basé sur la plateforme Chorus Pro, exploitée depuis 2017 par les fournisseurs du secteur public, le Portail Public de Facturation permettra aux entreprises assujetties à la TVA de déposer et de transmettre leurs factures à leurs clients. Il permettra également d’en extraire les informations utiles attendues par l’administration fiscale.
Entièrement gratuit, le PPF sera au cœur du dispositif de la réforme: réceptacle de toutes les données rattachées aux échanges de factures entre entreprises assujetties, il fera office de lien avec la DGFiP.
Toutefois, il octroiera uniquement l'émission de factures vers des entreprises assujetties établies en France et se limitera aux fonctionnalités essentielles. Ainsi, il remplira trois missions principales.
L'émission des factures
Depuis le Portail Public de Facturation, l'entreprise émettrice pourra créer directement une facture au format électronique et, si besoin, la télécharger au format PDF. Autre option : le système d'information de l’émetteur pourra communiquer immédiatement avec le PPF pour le dépôt des factures dans les formats acceptés. Dans tous les cas, le portail permettra de suivre le cycle de vie de chaque facture envoyée.
La réception des factures
Les entreprises pourront consulter et télécharger les factures qui leur ont été adressées sur le portail. Elles pourront également être intégrées directement dans leur système d'information.
La transmission des données
Enfin, le PPF permettra aux entreprises de transmettre l'ensemble des données obligatoires à l’administration fiscale.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP seront des partenaires privés, immatriculés par l’État, auxquels sera confiée une mission de gestion et de traitement des factures électroniques. Véritables intermédiaires entre les entreprises, le PPF et l'administration fiscale, elles joueront un rôle central dans le cadre de la réforme.
Les fonctionnalités des Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Les PDP prendront en charge les deux nouvelles procédures déclaratives introduites par la réforme :
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L'e-invoicing, qui concerne les opérations réalisées entre deux entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
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L’e-reporting, qui vise les transactions B2B à l’international, les ventes aux particuliers (B2C) et les encaissements.
E-invoicing
Les Plateformes devront réceptionner les factures électroniques et offrir un lisible aux utilisateurs, après avoir effectué des contrôles de conformité. Des contrôles similaires s'appliqueront également avant la transmission des factures à leurs destinataires.
Pour remplir cette mission, les PDP devront gérer les formats socles de la réforme (Factur-X, UBL, CII) et être capables de les convertir si nécessaire. Dans une optique de transparence, le fournisseur et le client pourront suivre le statut de chaque facture tout au long du processus.
E-reporting
Concernant l’e-reporting, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires auront pour rôle d'agréger les flux B2C et B2B international des entreprises, y compris les encaissements.
Ainsi, elles pourront transmettre à l'administration fiscale, par le biais du PPF, une information complète et rigoureusement mise en forme. Si nécessaire, elles extrairont les éléments déclaratifs requis depuis les flux de facturation ou les données de vente.
Services supplémentaires
En plus de ces fonctionnalités obligatoires, les PDP auront la possibilité de proposer des services supplémentaires afin de fluidifier les processus et de faciliter l’intégration technique de la Facture Electronique. Elles pourront, par exemple, prendre en charge des formats en dehors du socle de la réforme, l’émission et la réception des factures hors périmètre du e-invoicing, automatiser certains flux, simplifier les échanges et la collaboration, générer des écritures comptables, fournir des statistiques…
Enfin, certaines PDP seront capables de se connecter directement avec les logiciels de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un ERP, d'un outil de comptabilité, d'un CRM ou encore d'une application de gestion commerciale.
Comment devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?
Pour prétendre au statut de PDP, un prestataire de service devra préalablement être immatriculé par l’administration fiscale. Cette immatriculation sera délivrée à partir d’un dossier de candidature déposé par l'opérateur, qui devra apporter des garanties suffisantes et démontrer sa capacité à fournir les services attendus d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
À l'occasion d'un audit indépendant, le prestataire devra prouver qu'il est en conformité avec le cahier des charges précisé dans le décret 2022-1299 du 7 octobre 2022. Particulièrement strict en matière de sécurité, il impose notamment une certification ISO 27001, un hébergement en SecNumCloud, le maintien des données dans l’Union européenne, la sécurisation de l’accès des utilisateurs ou encore la traçabilité des actions.
Le service compétent au sein de la DGFiP pour délivrer cette immatriculation est ouvert depuis le 2 mai 2023. Outre la procédure d'immatriculation en elle-même, il est chargé de la surveillance des obligations pesant sur les PDP, mais aussi de la mise en œuvre de sanctions pécuniaires en cas de non-respect. Il pourra également retirer le numéro d’immatriculation des PDP ayant commis des manquements répétés à leurs obligations.
Après la validation de leur candidature, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires seront immatriculées par l’État pour trois ans renouvelables.
A noter : à ce jour, aucune organisation n’est encore immatriculée PDP.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Les « Opérateurs de Dématérialisation » englobent tous les acteurs qui proposeront un service de facturation électronique, mais qui ne seront pas immatriculés par la DGFiP. Concrètement, les OD pourront accompagner les entreprises pour la gestion de leur facturation, mais ne seront pas habilités à envoyer directement des factures aux plateformes des destinataires.
Ils pourront régir l'émission des factures, mais devront obligatoirement passer par le Portail Public de Facturation ou par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Quel acteur de la Facturation Electronique choisir ?
Le Portail Public de Facturation proposera aux organisations un service minimal pour la transmission des factures et des données de transaction, tout cela gratuitement. Néanmoins, les structures générant de grandes quantités de factures auront tout intérêt à utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, qui présente de nombreux avantages, notamment :
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La prise en charge de flux de facturation variés
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La gestion de formats de factures multiples
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Des contrôles spécifiques adaptés aux besoins de l'entreprise
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Un archivage conforme et sécurisé
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Un e-reporting simplifié
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Des services à forte valeur ajoutée pour la dématérialisation des factures comme par exemple l’intégration comptable, la validation, le paiement.
La Facture Electronique obligatoire en France a-t-elle été reportée ?
L’entrée en vigueur du dispositif Facturation Electronique initialement prévue le 1er juillet 2024 a été reportée par la DGFiP pour « donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie »[1].
Ainsi, le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires entreront en scène à une nouvelle date qui devrait être communiquée prochainement.
PPF, PDP, OD… Les nouveaux acteurs de la Facture Electronique deviendront bientôt des interlocuteurs privilégiés pour l'ensemble des entreprises assujetties à la TVA, d'où l'importance de connaître leurs fonctionnalités, leurs atouts et leurs limites. Ayant pour objectif de devenir PDP immatriculée, Yooz proposera un portail collaboratif inédit pour garantir la conformité des organisations et les accompagner dans leur transition vers la Facturation Electronique.
À l'approche de l'extension de la nouvelle norme Facturation Electronique, vous souhaitez mettre en place une stratégie adaptée à votre entreprise ?
