Automatisation des workflows de factures fournisseurs : que faut-il savoir ?

« Quel est, selon vous, la part des entreprises qui émettent des factures sous format électronique en France ? » : si l’on posait cette question aux professionnels de la finance, parions que le nombre de bonnes réponses ne serait pas très élevé, entre les plus optimistes, qui considèrent que c’est proche de 100 %, les pessimistes, qui ne jurent que par le papier et ceux qui répondraient au hasard. Quelle est la réalité ? Moins d’un quart des entreprises émettent des factures sous format électronique, selon les données d’Eurostat[1] pour 2020. Pourtant, tous les pays de l'Union Européenne convergent vers la généralisation de l'automatisation de la comptabilité.

Nouvelle règlementation : l’échéance se rapproche

Certes, la nouvelle législation qui va entrer en vigueur prochainement va donner un coup d’accélérateur à la facturation électronique et, de fait, au traitement automatique de tous les workflows permettant de les traiter dans les entreprises. Rappelons que l’obligation de facturation électronique inter-entreprises entrera progressivement en vigueur selon la taille des entreprises. Pour l'administration, son rôle est de : 

• renforcer la compétitivité des entreprises,
• lutter contre la fraude fiscale,
• permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises,
• faciliter, à terme, les déclarations de TVA par le pré-remplissage. 

Cette obligation réglementaire revient, de facto, à une obligation d’automatisation des workflows de documents comptables. Elle consiste à gérer de manière électronique toutes les étapes du processus, de bout en bout, c’est-à-dire depuis l’amont (la réception des factures et la capture des informations qui y figurent) jusqu’à l’archivage, une fois que la transaction est finalisée, en passant par l’analyse, le reporting, l'approbation, la validation et le traitement.

Avec les nouvelles obligations en prévision, on voit mal les entreprises, recevant la totalité de leurs factures fournisseurs en format électronique, continuer à les gérer en interne selon des processus manuels et utiliser le papier ! Même si, encore aujourd’hui, beaucoup d’entreprises le font. D’autant que c’est une double peine : pour le fournisseur qui fait des efforts pour rien, mais aussi pour les entreprises, qui se privent, en n’automatisant pas leurs workflows financiers et la gestion de leurs dépenses, d’un formidable gisement de valeur.

Automatisation des workflows de facturation : un réel gisement de valeur

C’est d’abord un gisement de réductions de coûts. Même s’il est difficile de connaître de façon précise les coûts de traitement des factures, un rapport officiel de la DGFiP[2] estime le coût de traitement d’une facture sortante entre 5 € et 10 € et le coût de traitement d’une facture entrante entre 14 € et 20 €. Alors que le coût de traitement d’une facture électronique était, pour sa part, évalué à 0,40-0,45 €. La dématérialisation des factures représenterait une économie de coûts par rapport à un traitement papier de 70-80 % sur l’ensemble de la chaîne de la facturation, soit, au total environ 4,5 milliards d’euros d’économies pour les entreprises, selon le ministère des Finances. Même pour de faibles volumes de factures fournisseurs, l’économie est appréciable… et durable !

Ensuite, mettre en place une solution d'automatisation des workflows financiers améliore la productivité, à la fois individuelle, en réduisant les tâches chronophages des collaborateurs (validation, classement, recherche d’informations…) et en rendant ainsi possible d'exécuter des tâches rapidement, en valorisant le travail des équipes en charge de la gestion des factures, mais aussi collective, par l’optimisation, le raccourcissement et la meilleure fluidité des workflows de facturation, le pilotage des postes clients et fournisseurs, la valorisation des données (avec, par exemple, l'opportunité de créer des tableaux de bord automatisés pour améliorer la prise de décision).

Enfin, l’automatisation réduit considérablement les risques : de fraude, de pertes, de litiges, de non-conformités réglementaire et fiscale, d’erreurs dans les lignes d’écritures comptables, d'éléments suspects, d’archivage non sécurisé… Et prévient d'éventuels litiges, liés au risque d'encourir des pénalité à cause de retards de paiement. En gérant les processus de la demande d'achat jusqu'au paiement, et en alliant ainsi visibilité et contrôle, le traitement des factures fournisseurs est accéléré, limitant le dépassement des délais de paiement. Sans oublier la transformation digitale, dont l’automatisation est l’un des leviers majeurs, et les exigences de responsabilité sociale et environnementale.

Oubliez les idées reçues !

Une réglementation, incontournable, et des avantages évidents et reconnus devraient donc être suffisants pour convaincre toutes les entreprises, quelle que soit la taille, d’engager, sans plus tarder, une stratégie d’automatisation de leurs workflows de facturation fournisseurs. Mais… Car il y a un Mais ! Il reste en effet des freins, des idées reçues et le poids des habitudes. Retenons les cinq idées les plus communes qui freinent l’automatisation des workflows :

« Nous n’avons pas assez de volumes de factures pour amortir une solution d’automatisation » 

Mais qu’en sera-t-il dans l’avenir ? Et le calcul du retour sur investissement doit se faire à long terme. Les écarts de coûts entre le papier et le numérique sont tels qu’il sera nécessairement positif. 

« Il faut investir » 

Effectivement, il faut investir, mais c’est le propre d’une entreprise que de le faire pour gagner en productivité, en performance… et en conformité réglementaire. En outre, la majorité des entreprises constate que c'est investissement génère des gains sans précédent, le retour sur investissement est facile à évaluer. 

« Nos formats de factures, nos lignes budgétaires et nos workflows sont trop hétérogènes et complexes pour justifier des actions d’automatisation » 

Justement ! C’est le bon moment de remettre à plat les workflows et les règles de gestion, pour les simplifier, les homogénéiser et les sécuriser Une solution performante est facile à paramétrer : chaque étape peut être personnalisée, chaque tâche peut être affectée, validée ou encore exécutée par un ou plusieurs intervenants... Il est possible de définir autant d'actions que nécessaire. La dématérialisation des factures en entreprise s'intègre parfaitement dans ce processus, facilitant ainsi la gestion des flux et la réduction des erreurs.

« Nos processus manuels fonctionnent très bien et nous ne souhaitons pas réduire les effectifs de la direction financière » 

Il ne faut pas confondre efficacité et efficience. Un processus est efficace lorsque qu’il produit le résultat attendu, même si c’est très long, très coûteux et nécessite beaucoup de procédures. Un processus efficient produit les résultats attendus, mais avec des ressources optimisées et beaucoup plus rapidement. Quant à la question des effectifs, l’enrichissement des tâches, la formation, le développement des compétences sont généralement plébiscitées par ceux qui en bénéficient…

« On a toujours fait comme ça » :

Certes, mais la nouvelle réglementation change la donne, les entreprises ne pourront plus « faire comme avant ». C’est ce que l’on appelle l’amélioration continue ! Cette approche, que l’on trouve dans de nombreux domaines (production, gestion de projet, organisation, marketing, relation client…) s’applique parfaitement à la révision et à l’automatisation des workflows de facturation fournisseurs dans toutes leurs dimensions…