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Pour rappel, la directive européenne de 2010 impose aux entreprises la mise en place des « contrôles permanents et documentés », avec une piste d’audit fiable, qui concerne à la fois les factures électroniques et celles en format papier. Cette piste d’audit fiable se concrétise par la description précise des processus qui concourt à la gestion du cycle de vie d’une facture, depuis son émission jusqu’à son archivage. Comme pour toute disposition réglementaire qui s’applique à toutes les entreprises, une approche méthodique s’impose, de manière à se conformer scrupuleusement aux principes édictés par les pouvoirs publics. Rappelons que l’administration fiscale n’impose aucun format pour mettre en œuvre la piste d’audit fiable. Ce point légitime encore plus le besoin d’adopter une approche rigoureuse, robuste, auditable et pérenne, afin d’éviter toute déconvenue lors d’un contrôle.
Comment faire ? La démarche s’articule autour de cinq étapes.
Cartographier tous les flux de facturation
La piste d’audit fiable consiste à décrire de façon précise le processus de traitement des factures. Cette première étape d’audit abouti à identifier tous les flux d’émission, de réception et de traitement des factures, à lister toutes les différentes étapes du processus, à recenser tous les contrôles qui sont effectués au cours du cycle de vie de la facture et à identifier toutes les parties prenantes qui interviennent. Cela permet de savoir qui intervient à quel moment pour faire quoi avec quel document. La traçabilité est en effet très importante pour s’assurer de l’intégrité d’une facture, c’est-à-dire la garantie qu’aucun élément n’a été modifié et, si c’est le cas, de pouvoir en retrouver l’origine.
Associer les obligations réglementaires à chaque flux
Une fois que tous les flux de facturation sont recensés, il faut associer à chacun d’entre eux les obligations qui les concernent (EDI, factures papier, PDF…). Il peut y avoir des spécificités sectorielles, selon les types de factures, voire selon les pays, pour les flux internationaux. On peut suggérer l’élaboration d’une matrice à deux dimensions permettant de croiser les flux et les obligations, de manière à disposer d’une vision globale de la situation.
Recenser tous les contrôles de sécurité mis en œuvre
Le traitement des factures est associé à un contexte historique propre à chaque entreprise, en fonction de ses activités, de sa culture, de ses pratiques, de ses outils… Cela détermine notamment l’organisation (de la direction financière, des services comptables), les modes d’archivage, les relations avec les clients ou les fournisseurs, les pratiques quotidiennes (procédures, usages, habitudes, bonnes ou mauvaises…), ainsi que les typologies et la solidité des contrôles mis en place. En complément de la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et à quels niveaux des processus ils agissent.
Evaluer la solidité des contrôles au regard des exigences de l’administration fiscale
Une fois que la totalité des contrôles existants est connue, de façon exhaustive, il faut en évaluer leur efficacité. En effet, il ne sert à rien de disposer de contrôles qui s’avéreraient obsolètes, incomplets, voire contre-productifs ou non conformes à une législation ou à une doctrine fiscales qui évoluent en permanence.
Rédiger la documentation
Une entreprise doit démontrer à l’administration fiscale que la piste d’audit satisfait aux exigences de la réglementation. Elle est libre de déterminer l’ampleur et les moyens de contrôle pour s’assurer que les factures sont authentiques, intègres et lisibles. Tous les contrôles mis en place doivent donc être documentés. Selon l’administration fiscale, "l'objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l'entreprise sont effectifs et réels, et de permettre à l'administration de les appréhender facilement lors d'un contrôle". Les contrôles doivent donc être précisément décrits et expliqués, avec toutes leurs modalités, avec toutes les étapes des processus, dans les deux sens du circuit de traitement et de validation des factures. Une documentation à jour, exhaustive et facilement accessible présente trois avantages.
D’abord, et c’est un point fondamental, démontrer la robustesse de la piste d’audit. Ensuite, dans une perspective à moyen ou long terme, une documentation permet de s’affranchir de l’indisponibilité de ceux qui ont la connaissance des contrôles (départ en retraite, mobilité…). Enfin, une documentation facilite l’évolution future des contrôles. La mise en œuvre, par exemple, d’une piste d’audit fiable et pérenne s’apparente à n’importe quel projet, et se résume à une logique de bon sens : cartographier les flux, les relier, recenser les contrôles, les tester et documenter les processus.
