Pour l’entreprise et son service comptable, la dématérialisation des factures constitue une avancée majeure en termes de commodité d’utilisation, de productivité, de maîtrise des risques et des données, et de capacité d’analyse. En particulier, la dématérialisation des factures fournisseurs permet de simplifier les processus tout en garantissant une meilleure traçabilité et un suivi plus efficace des transactions.
Mais cela reste un changement important à mettre en place, qui bouscule souvent des habitudes bien établies. Il est donc naturel que le sujet suscite des craintes et des préjugés qui, pour infondés qu’ils soient, ont parfois la vie dure. Voici quelques-unes des idées reçues les plus courantes qui circulent sur la dématérialisation des factures.
La dématérialisation des factures, c'est superflu
"Nous nous en sommes passés jusqu’à présent, nous pouvons très bien continuer. Notre façon de faire est bien rôdée et nous n’avons aucune raison d’en changer". C’est faux car toutes les entreprises ont en réalité une très bonne raison d’adopter la dématérialisation des factures : la loi. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation d’accepter les factures qui leur sont adressées sous format électronique. Et les imprimer ne suffit pas puisque la législation impose par ailleurs de conserver la facture dans son format (numérique) d’origine et ce, dans un système qui en garantisse durablement l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité. Puisqu’il est impératif de s’équiper pour traiter le flux grandissant des factures dématérialisées, autant le faire pour en tirer tous les avantages. Il est donc essentiel de se poser la question de comment dématérialiser les documents afin de respecter ces exigences légales tout en optimisant les processus internes.
Les bénéfices eux aussi sont virtuels
"On ne peut pas vraiment mesurer les gains de productivité de la dématérialisation des factures en entreprise. Et d’ailleurs, ils ne peuvent pas être si importants que cela". Double erreur ! Le coût du traitement manuel des factures a fait l’objet de nombreuses études qui le chiffrent de 9 € à 20 € par facture, auxquels il faut ajouter les coûts propres aux archives papier (stockage, recherche, perte…), que l’on estime à plus de 3 € par document. Ces chiffres ont permis à Capgemini Consulting d’évaluer que dématérialiser les factures permettait des gains de 71 % sur l’ensemble du processus. Et cela, sans compter les bénéfices en termes de productivité, grâce à l’automatisation des tâches subalternes (saisie, classement…) et à la fluidité des échanges, et les gains liés à la réduction des litiges et des fraudes.
La dématérialisation des factures, c’est un luxe réservé aux grandes entreprises
"La dématérialisation, c’est trop cher, trop compliqué. Il faut des consultants pour examiner les processus, des compétences informatiques pour installer le système, des heures de formation pour les comptables…" Faux ! Les outils actuels, en mode SaaS, sont beaucoup plus simples à paramétrer, à mettre en œuvre et à utiliser que les anciens systèmes comptables. Flexibles et facturés à l’usage, ils s’adaptent à l’organisation, apportant aux PME la même richesse fonctionnelle et la même qualité de services qu’aux grands comptes. Intuitive et aussitôt opérationnelle, la solution se prend instantanément en main, sans formation, et le retour sur investissement commence dès le premier jour.
La dématérialisation, encore un stratagème pour virer du personnel
"La numérisation, l’automatisation, l’intelligence artificielle, ce sont surtout des moyens pour se passer des comptables". Non, ce surtout des moyens pour leur épargner des tâches ingrates : ressaisies fastidieuses et sources d’erreurs, recherches d’informations et de documents… On estime par exemple qu’un comptable passe 31 % de son temps à gérer les retards de paiement. Si le système l’alerte et lui fournit tous les éléments nécessaires, il peut gagner un temps précieux et le consacrer à d’autres missions plus enrichissantes d’un point de vue personnel et plus créatrices de valeur pour l’entreprise : relation fournisseur, achats, contrôle de gestion…
Ça marche peut-être chez les autres, mais chez nous, c’est impossible
"Notre secteur ne ressemble à aucun autre, notre organisation est vraiment spécifique, et nos processus sont irréconciliables avec ceux d’un outil standard". C’est ce que tout le monde pense. Pourtant, chacun manipule les mêmes factures, suit peu ou prou les mêmes étapes de la commande à son règlement, et passe les mêmes écritures comptables. En réalité, la souplesse des outils permet de prendre en compte tous les besoins, mêmes les plus spécifiques. Bien que certains cherchent à tout prix à se persuader du contraire, personne n’est exclu des bénéfices de la dématérialisation des factures !
